Kostenlose Kundendatenbank Excel-Vorlage

In diesem Artikel erfährst du:

• Welchen Nutzen eine Kundenkartei hat
• Welche Daten auf jeden Fall in eine Kundenkartei gehören
• Wo du Kundenkartei-Vorlagen herunterladen kannst

Deine Kundendaten sind mitunter dein wertvollstes Hab und Gut – dementsprechend sorgfältig solltest du sie auch behandeln. Oft herrscht aber Unklarheit, wie und wo Kundendaten abgelegt werden sollen. Und welche Daten sind eigentlich relevant – und welche nicht? Keine Sorge, wenn es schnell gehen muss. Dafür haben wir dir Kundendatenbank-Vorlagen erstellt. Du findest sie in den jeweiligen Starterpaketen für deine Branche:

Wofür überhaupt eine Kundendatenbank in Excel?

Viele Dienstleister setzen weiterhin auf die klassischen Kundenkarteikarten und verstauen sie in riesigen Aktenschränken. Aber ist das heute immer noch die Lösung? Wir kaufen unsere Möbel im Internet, verwalten unser Konto online und skypen mit unseren Freunden am anderen Ende der Welt – aber wir füllen Papierkarten mit wichtigen Kundendaten und verstauen sie in einem Schrank.

Come on! Dabei liegen die Vorteile einer digitalen Lösung auf der Hand: du kannst eine Excel-Kundendatenbank schnell durchsuchen, Informationen lassen sich ohne Probleme abändern oder ergänzen und du kannst deinen Kundenstamm mit wenigen Klicks nach Kundengruppe und Co. sortieren. Das alles verschafft dir nicht nur einen besseren Überblick, es macht auch eine individuellere Kundenkommunikation möglich und stärkt deine Kundenbindung.

Eine Kundendatenbank hat zwei Vorteile:

• (1) Du hast viele Kunden. Deshalb kannst du dir natürlich nicht alles merken. Deshalb schreibst du es dir auf und greifst in der richtigen Situation auf deine Notizen zurück.
• (2) Vielleicht bist du nicht alleine in deinem Unternehmen. Falls mal ein anderer Mitarbeiter sich um deinen Kunden kümmert, weiß er dank der Datenbank sofort Bescheid.

Welche Informationen gehören in deine Excel-Kundendatenbank?

Wichtige Daten in deiner Kundendatenbank im Überblick:

• Vorname
• Nachname
• Adresse
• E-Mail
• Geburtstag
• Newsletter-Opt-in
• ggf. weitere Informationen wie Kundengruppe, Kaffeevorliebe, Haarfarbe etc.

Was du am Ende alles in deine Kundendatenbank aufnimmst, entscheidest du selbst. Um einige Eckdaten wie Name, Geburtstag, Adresse oder E-Mail kommst du aber natürlich nicht herum. In vielen Branchen kann es sich lohnen, wenn du spezifische Informationen aufnimmst. Jemand hat eine Allergie? Notiere es besser, bevor es zu Unfällen kommt. Jemand trinkt gerne Kaffee schwarz mit Milch? Schreib es auf, damit du beim nächsten Termin mit einer Überraschung auftrumpfen kannst.

Wichtig ist aber eine gewisse Datensparsamkeit. Du willst ja nicht wie Google oder Facebook enden und Daten sammeln ohne Ende. Datenschutz ist hier das Stichwort. Und natürlich willst du auch den Überblick nicht übersehen. Eventuell möchtest du auch noch weiter gehen als eine Excel-Tabelle. Vielleicht ist eine Kundenkartei-App für dich interessant. Oder du nutzt die Kundenmanagement-Funktion unserer Shore Software!