Kostenlose Dienstplan Excel-Vorlage 2022

von | 12. Mai 2022

Einleitung

In diesem Artikel erfährst du:

  • Wie du einen Dienstplan einfach erstellst
  • Welche Dinge du bei der Erstellung eines Schichtplans beachten solltest
  • Wo du eine praktische Excel-Vorlage für deinen Dienstplan findest

Ein übersichtlicher Dienstplan ist unbedingt erforderlich, wenn dein Unternehmen mehrere Mitarbeitende hat.

Die Erstellung eines Schichtplans ist aber oft alles andere als einfach. Mit unserem Guide übersiehst du nichts und sorgst für einen geordneten Wochenablauf!

Mit unserer kostenlosen Dienstplan Excel-Vorlage erstellst du im Handumdrehen einen übersichtlichen Dienstplan für deine Mitarbeiter.

Du kannst die Arbeitszeiten entweder direkt am Computer mit Excel in die Tabelle eintragen, oder ausdrucken und per Hand ausfüllen.

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Einfacher Start mit der Schichtplan-Vorlage für Excel

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, deine Angestellten und Arbeiter:innen für Schichten zu organisieren, ist unsere Dienstplan-Excel-Vorlage genau das Richtige für dich.

Dieser Dienstplan wurde entwickelt, um dir bei der Verwaltung der Zeitpläne deiner Angestellten und Arbeiter:innen im Schichtbetrieb zu helfen. Er kann als Excel-Datei heruntergeladen und als PDF exportiert werden. Der Dienstplan ist auch mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets kompatibel, sodass du und deine Mitarbeiter:innen ihn überallhin mitnehmen könnt – auch für den Versand per E-Mails oder WhatsApp unterwegs!

Was muss alles in einem Dienstplan stehen?

  • Mitarbeiter:innen
  • Tag und Uhrzeit
  • Aufgabe
  • Abwesenheiten
  • Einfache Erklärung zum besseren Verständnis

Spalten und Zeilen in der Vorlage ausfüllen

Wie funktioniert die Dienstplan-Excel-Vorlage?

Häufige Fragen zum Erstellen eines Dienstplans:

Wie weit im Voraus muss ein Dienstplan erstellt werden?

Grundsätzlich gilt: Der Dienstplan sollte so früh wie möglich bekannt sein. Eine direkte rechtliche Verpflichtung gibt es nicht. Eine praktische Hilfe ist es, die Gültigkeitsdauer des Dienstplans durch zwei zu teilen. Gilt der Dienstplan für einen Monat, sollte er also mindestens zwei Wochen im Voraus fertig erstellt sein.

Wie schreibe ich am besten einen Dienstplan?

 Idealerweise benutzt du dafür eine Excel-Vorlage. Das spart dir Zeit und Ärger. Du kannst natürlich auch auf Papier und Stift zurückgreifen, aber ein digitaler Dienstplan hat viele Vorteile. Du kannst ihn leichter per E-Mail oder WhatsApp teilen und du kannst leichter Änderungen vornehmen. Statt Excel kannst du auch kostenlose Alternativen wie Google Sheets, OpenOffice oder LibreOffice verwenden. 

Was ist der Ablauf beim Erstellen eines Dienstplans?

Wir können dir diesen Ablauf empfehlen: 

  • Infos sammeln: Frage deine Mitarbeiter:innen nach ihren Vorlieben, Wünschen und Abwesenheiten
  • Notiere die Minimalanforderungen: Wie viele Mitarbeiter:innen brauchst du am Tag für welche Aufgaben?
  • Bringe beides zusammen. Achte dabei auf Wünsche, aber auch auf die Minimalanforderungen!
  • Lass den Dienstplan für 1-2 Tage liegen und checke ihn danach nochmal gründlich auf Fehler.
  • Veröffentliche den Dienstplan und richte eine kurze Periode ein, in der Mitarbeiter:innen Schichten tauschen können.

Wie funktioniert dieser Dienstplan? Ganz einfach: Oben trägst du einfach den ersten und letzten Tag der Woche ein. Wenn du möchtest, kannst du auch die Kalenderwoche (KW) eintragen. Viele machen das aus Gewohnheit oder für die eigene Ordnung.

In der Liste findest du alle Tage, von Montag bis Samstag. Die linke Spalte bietet Platz für die Namen der Mitarbeiter:innen. In der Zeile daneben kannst du nun markieren, von wann bis wann die Kollegin oder der Kollege an dem entsprechenden Tag arbeitet. Die Uhrzeit siehst du in der obersten Zeile. Du kannst die Vorlage aber natürlich auch leer ausdrucken und die Informationen mit dem Stift eintragen. Ganz, wie du möchtest.

Übersichtlichkeit schlägt alles

Erstelle einen schönen, übersichtlichen Dienstplan

Der große Vorteil unserer Dienstplan Excel-Vorlage ist die Übersichtlichkeit. Die Struktur ist einfach und leicht verständlich, Missverständnisse sind damit hoffentlich ausgeschlossen.

Jeder weiß mit nur einem Blick, wann wer arbeitet. Dadurch, dass du die ganze Woche auf der Liste hast und nicht nur einzelne Tage, kann man sich direkt einen Überblick über die gesamte Arbeitswoche verschaffen.

Wenn du einen längeren Zeitraum darstellen möchtest, kannst du auch direkt die Listen für den gesamten Monat erstellen. Dafür erstellst du mit der Vorlage einfach direkt die Listen für die kommenden Wochen.

Dienstplan Vorlage in Excel

Dienstplan erstellt – was jetzt? 

Du kannst den Dienstplan ganz einfach verschicken!

Vier Schritte bis zum Versand deines Dienstplans:

  • Öffne den Dienstplan in Excel.
  • Klicke auf „Datei“ und dann auf „Drucken“.
  • Wähle im nächsten Fenster „PDF„, „Als PDF speichern„.
  • Klicke auf „Drucken“ und speichere deinen PDF-Dienstplan ab!

Wenn du die Arbeitszeiten direkt in die Excel-Vorlage einträgst, kannst du den Dienstplan (per E-Mail, WhatsApp oder Facebook) direkt an alle deine Mitarbeiter versenden. Damit weiß jeder sofort Bescheid, wann er arbeiten muss, mit wem er zusammenarbeitet und so weiter. Unstimmigkeiten können damit sofort geklärt werden.

Excel-Vorlage für deinen Dienstplan

Lade dir kostenlos unsere Excel-Vorlage herunter und baue in kürzester Zeit einen übersichtlichen und simplen Dienst- oder Schichtplan für dein Unternehmen.

Ferdi

Ferdi

Ferdi ist unser Suchmaschinen-Spezialist im Team und informiert über Themen rund um Google und Online-Werbung. Wie werde ich auf Google gefunden? Was muss ich dabei beachten? Und wie schalte ich am besten Werbung? Bei diesen und vielen weitern Fragen ist er gerne mit nützlichen Tipps & Tricks zur Stelle.