Erfolgreiches Zeitmanagement: So hast du deine Zeit im Griff!

Du vertrödelst Zeit in deinem Salon? Deine Mitarbeiter sind mit zu vielen Kunden überfordert oder stehen nur in der Gegend herum? Ganz ehrlich: Da könntest du dein Geld auch einfach direkt aus dem Fenster schaufeln. Ooooooder du verbesserst dein Zeitmanagement – und machst dich, deine Mitarbeiter und deine Kunden glücklicher! Das hört sich doch schon besser an, oder?

Was macht Zeitmanagement so kompliziert?

Eigentlich müsste es doch ganz einfach sein: Der Kunde ruft an, man vereinbart einen Termin, plant dafür eine angemessene Zeit ein und voilà! Die Zeit ist gemanagt. Oder? Aber dann kommt ein Kunde ohne Termin, für den du dir aber bitte bitte und unbedingt noch Zeit nehmen sollst. Er würde auch warten, kein Problem. Der nächste Kunde hat seinen Termin vergessen, kann ja schon mal vorkommen. Dafür hat sich ein anderer Kunde dazu entschlossen, doch noch eine Zusatzleistung in Anspruch zu nehmen. Das war zwar nicht ausgemacht, wäre aber suuuper, wenn das noch schnell gemacht werden könnte. Schon ist dein eigentlich perfekter Zeitplan über den Haufen geworfen. Und du verbringst viel zu viel Zeit mit Herumorganisieren – obwohl du dich doch eigentlich nur auf deinen Job konzentrieren willst!

Zeitplanung an Mitarbeiter, Kunden und Leistungen anpassen

Wenn du deine Zeit im Salon wirklich sinnvoll organisieren willst, solltest du dir zunächst Gedanken darüber machen, an wen du deinen Zeitplan anpassen möchtest. Klar, das sind auf der einen Seite deine Kunden, auf der anderen Seite natürlich deine Mitarbeiter und du. Binde deine Mitarbeiter auf jeden Fall in deine Zeitplanung mit ein! Sie sollten sich nicht durch einen komplett durchgetakteten Plan gestresst fühlen. Andererseits kann es auch demotivieren, wenn man die Hälfte seiner Arbeitszeit einfach nur herumsteht. Eine angemessene Auslastung deiner Mitarbeiter ist also das A und O. Hinzu kommt, dass jeder Mitarbeiter bei seiner Arbeit unterschiedlich viel Zeit braucht oder sich mehr oder weniger schnell über- bzw. unterfordert fühlt. Das alles solltest du, wenn möglich, in deinem Zeitmanagement bedenken. Und dann sind da natürlich noch die individuellen Wünsche deiner Kunden. Der eine hat immer wenig Zeit und möchte so schnell wie möglich wieder weiter. Der andere freut sich, wenn er noch ein bisschen quatschen kann und du nimmst dir gerne mehr Zeit für ihn. Was du dabei auch nicht außer Acht lassen solltest: Natürlich bringt dir nicht jede Leistung den gleichen Gewinn. Du solltest dir also auch Gedanken darüber machen, was sich für dich lohnt und wie viel Zeit du entsprechend einplanen solltest. Du merkst schon: Das alles macht dein Zeitmanagement nicht unbedingt einfacher.

4 Fragen, die du dir zu deinem Zeitmanagement stellen solltest

Wie kannst du also deine Zeit besser und effektiver einteilen? Am besten orientierst du dich an diesen vier Fragen, damit du deine Aufgaben und die Zeit dazu optimal einteilen kannst.

1. Was ist wichtig?

Klingt nach einer einfachen Frage … was sie aber leider oft nicht ist. Irgendwie kommen uns doch alle Aufgaben gleich wichtig vor, oder? Trotzdem solltest du dich entscheiden, was am dringlichsten erledigt werden sollte, und was vielleicht noch etwas Zeit hat. Das Zauberwort lautet also “Priorisieren”! Im gleichen Zug solltest du dir auch Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben setzen. So stellst du sicher, dass du nicht ewig Zeit mit einer Aufgabe vertust und dabei andere auf der Strecke bleiben. Hier kannst du dir auch die 80-20-Regel in Erinnerung rufen: 80 % der Arbeit kann mit 20 % des Aufwands erledigt werden. Für die restlichen 20 % braucht es allerdings noch 80 % des Gesamtaufwandes, sie brauchen also die meiste Arbeit. Das bedeutet für dich: Natürlich müssen manchen Aufgaben perfekt und zu 100 % erledigt werden. Aber eben nicht alle. Für viele Aufgaben reichen 80 % definitiv aus! Auch das kommt ganz darauf an, wie wichtig etwas ist.

Keine Sorge, du kannst dir dabei helfen lassen: Es gibt massenhaft Apps, mit denen du priorisierte Listen erstellen, Notizen machen und dich an Aufgaben erinnern lassen kannst. Beispiele wären Any.do, Things oder ChaosControl.

2. Wer macht wann was?

Du musst aber nicht nur entscheiden, was als Erstes erledigt werden soll, sondern auch, wer etwas machen soll und bis wann. Hier solltest du dir die Frage stellen: Wer kann was am besten? Jeder hat seine Stärken und Schwächen. In einem Team muss genau das beachtet werden. Außerdem ist es wichtig, zu koordinieren, bis wann verschiedene Dinge fertig gestellt werden müssen. Um diese Kommunikation zu vereinfachen, gibt es natüüürlich auch wieder einige Apps: Du kannst zum Beispiel einmal Trello oder Asana ausprobieren.

3. Wie kann ich mich richtig konzentrieren?

Um eine Sache richtig und zügig erledigen zu können, braucht man Ruhe, Konzentration und Fokus. Vor allem sollte man sich immer nur auf eine Sache konzentrieren und nicht alles gleichzeitig machen wollen. Eine Studie der Universität Utah zeigt, dass sich viele Menschen in dieser Hinsicht einfach überschätzen. Auch wenn viele meinen, dass sie ganz gut im Multitasking sind, ist in Wirklichkeit das Gegenteil der Fall. Fakt ist: Wir sind einfach nicht gut darin, viele Dinge gleichzeitig zu tun! Und noch dazu macht es uns müde, unproduktiver und bedeutet Stress.

4. Plane ich richtig?

Planen bedeutet nicht, sich morgens die To-do-Liste bis zum Anschlag vollzupacken. Planen bedeutet, sich länger im Voraus Gedanken über das Zeitmanagement zu machen und vor allem nicht zu ehrgeizig zu planen. Dein Zeitplan sollte realistisch sein und auch Pausen und Puffer enthalten. Außerdem ist eine gewisse Routine gut, damit man sich nicht jeden Tag mental wieder auf etwas Neues einstellen muss.

Du suchst noch nach einer Möglichkeit, einen übersichtlichen und effektiven Zeitplan für deinen Salon zu erstellen? Du möchtest Termine flexibel eintragen, bei Bedarf löschen und Informationen zu deinen Kunden vermerken? Dein Traum wäre es, wenn Kunden ihre Termine sogar selbst online eintragen könnten und dir damit einen Haufen Zeit am Telefon ersparen? Dann haben wir da was für dich: Die Shore-Software bietet dir alles, was du für ein gelungenes Zeitmanagement brauchst! Von der Online-Terminbuchung über eine Kundenkartei bis hin zu einer automatischen Terminerinnerungsfunktion ist alles dabei!