Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Terminerinnerung?
Regelmäßige Terminerinnerungen sind ganz schön nützlich! Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit der tatsächlichen Wahrnehmung eines Termins, führen zu besserer Kundenzufriedenheit, ermöglichen weniger Leerläufe und beugen letztendlich Umsatzeinbußen vor. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt für die Terminerinnerung?
Richtigen Zeitpunkt für die Erinnerung wählen oder einfach „Viel hilft viel“?
Einige Händler und Dienstleister benutzen Terminerinnerungen nach dem Motto „Viel hilft viel“. Aber das kommt beim Kunden oft gar nicht gut an! Es vermittelt zum einen das Gefühl, dass du von einer gewissen Vergesslichkeit deines Kunden ausgehst und ihnen dies vorwirfst. Zum anderen können diese Erinnerungen im falschen Format aber auch schnell als Werbung abgestempelt werden, die es sich nicht lohnt zu öffnen.
Schau doch mal bei unserem Artikel „Terminerinnerung ohne Vorwurf – So machst du’s richtig“ vorbei. Hier haben wir ein paar Tipps und Musteransätze, wie du eine erfolgreiche Terminerinnerung verfassen kannst.
Oh, stimmt – Da war ja was…
Es ist also eher ratsam, gezielt Reminder einzusetzen, um das Gedächtnis deiner Kunden wieder zu wecken – „Oh, stimmt – da war ja was!“. Die perfekte, magische Anzahl von Nachrichten gibt es dabei nicht und ist auch immer abhängig von deinem Anliegen. Generell kann man sich aber an drei bis fünf Erinnerungen orientieren, die immer die wichtigsten Informationen enthalten und sich im besten Fall trotzdem inhaltlich leicht unterscheiden.
1. Erinnerung direkt nach Vereinbarung des Termins
Diese Benachrichtigung kannst du direkt nach Vereinbarung des Termins verschicken. So werden deine Kunden dazu angehalten, den Termin selbst im Kalender festzuhalten und sich gegebenenfalls zu erinnern. Hier reicht es sich kurz zu halten und nur Datum, Uhrzeit und Ort zu nennen.
2. Erinnerung eine Woche vor dem Termin
Wenn die Vereinbarung sowieso erst kurzfristig eine Woche vor dem Termin gemacht wurde, wird dieser Reminder überflüssig. Wenn es allerdings schon eine Weile her ist, spricht nichts dagegen, sich bei deinem Kunden zu melden – à la: „Hallo, wir freuen uns, dich nächste Woche bei uns begrüßen zu dürfen!“ Vielleicht wurde der Termin bei der ersten Erinnerung nicht von deinem Kunden festgehalten und kann jetzt aber in der Wochenplanung integriert werden.
3. Erinnerung einen Tag vor dem Termin
Zusätzlich bietet es sich an, wenn du dich einen Tag, bevor du dich mit deinem Kunden triffst, noch einmal kurz meldest. Vielleicht hat dein Kunde eine stressige Woche und so gehst du auf Nummer Sicher, dass der Termin trotzdem noch wahrgenommen werden kann.
4. Erinnerung am Tag des Termins
Diese Erinnerung lohnt es sich zu nutzen, wenn du in der Benachrichtigung am Tag zuvor noch nicht den Anfahrtsweg erwähnt hast. Außerdem kannst du so vermitteln, dass du dich sehr auf deinen Kunden freust und gibst ihm auf diesem Weg eine gewisse Bedeutsamkeit. Schließlich ist der Kunde König!
5. Erinnerung nach dem Termin
In dieser Nachricht geht es dann tatsächlich weniger darum, dass ein Termin ansteht und vielmehr um eine Erinnerung für eine Bewertung. Du kannst diese Nachricht aber auch dafür nutzen, um – zum Beispiel im Fall eines Friseurbesuches – deinen Kunden daran zu erinnern, wann ein nächster Termin anstehen könnte.
Die Formel zum perfekten Erinnerungszeitpunkt – „Weniger ist mehr“
Sehe diese fünf Erinnerungstypen eher als Vorlagen an und versuche dich auf so wenig wie möglich festzulegen, denn „Weniger ist mehr!“ und als kleiner Tipp: Sammle Kundenfeedback und frag einfach mal nach, was denn ihr perfekter Erinnerungszeitpunkt ist. Ermögliche für deine Kunden auch die Option, Erinnerungen ganz abzulehnen. Die beste Erinnerung verfehlt ihren Sinn, wenn sie nicht gewünscht ist!
Sende automatische Terminerinnerungen an deine Kunden!
Ganz schön viel organisatorischer Aufwand, diese Terminerinnerungen? Pustekuchen! Mit unserer automatischen Terminerinnerungen von Shore kannst du deine Terminerinnerungen frei gestalten und den Versandzeitpunkt individuell festlegen. Beides lässt sich natürlich jederzeit ändern. Die Erfahrung zeigt, dass bis zu 50 Prozent der Terminausfälle vermieden werden können! Du hast Fragen zum idealen Versandzeitpunkt? Wir beraten dich natürlich gerne!
