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Terminerinnerung ohne Vorwurf formulieren – Muster und Vorlage

von | 16. August 2022

Immer wieder sieht man sich im Dienstleistungssektor dazu verpflichtet, seine Kund:innen an Termine zu erinnern. Und auch im Einzelhandel können Terminerinnerungen, wegen den unterschiedlichsten Aktionen und Angeboten nötig sein. Das ist ganz schön unangenehm! Schließlich will man seiner Kundschaft eigentlich nicht unterstellen, sie würden ihren Termin vergessen. Deshalb haben wir heute ein paar Tipps für gute, wirkungsvolle Terminerinnerungen, mit denen du gleichzeitig die Kundenbeziehung zu deinem Gegenüber pflegst. Außerdem liefern wir die Muster-Formulierungen und eine Vorlage für die Terminerinnerung.

  • Wie viele Termine fallen in Deutschland durchschnittlich aus? 15% 15%
  • Wie viele Terminausfälle kannst du mit Terminerinnerungen sparen? 50% 50%

Welches Sprachrohr ist für deine Terminerinnerung geeignet?

Du kannst deine Kundschaft in der heutigen Zeit der Digitalisierung über ganz unterschiedliche Wege erreichen. Wichtig sollte für dich an dieser Stelle aber sein, dass du die Funktion deiner unterschiedlichen Sprachrohre vorher klar definierst und sie gezielt einsetzt. Niemand will mit Remindern bombardiert werden!

Für vereinbarte Termine bietet sich zum Beispiel der Weg über eine SMS oder E-Mail an, um kurz noch einmal die Erinnerung an Tag, Uhrzeit und Anliegen zu wecken. Wenn es um generelle, unverbindliche Veranstaltungsaktionen in deinem Laden oder Salon geht, sind ein Newsletter oder auch ein Flyer eine gute Option, weil sie deine Kundschaft über etwas informieren, ohne verpflichtend zu wirken. Aber auch die sozialen Medien, wie Facebook, Instagram und Co. geben dir die Möglichkeit unverbindlich Reminder und Einladungen für Angebote zu veröffentlichen.

Kannst du einen Reminder schon zu Beginn verhindern?

Am besten wäre es natürlich, wenn du deine Kund:innen gar nicht mehr erinnern müsstest, um einen Terminausfall zu verhindern. Das kannst du tatsächlich auch fördern, indem du bei Vereinbarung des Termins…

  • klar benennst, wann und wo der Termin stattfindet,
  • das Anliegen des Termins klar kommunizierst,
  • und Verbindlichkeit durch Hinterlegen des Kontakts herstellst.

So deckst du erstmal alle potenziellen Fragen ab. Du reduzierst dann mit diesen Maßnahmen zwar zuerst die Wahrscheinlichkeit, dass du deinen Gegenüber noch einmal erinnern musst – aber manchmal kommt es natürlich trotzdem vor.

Dann gilt: Freundlich, aber bestimmt erinnern

Du bist dir nicht sicher, ob dein/e Kund:in an den vereinbarten Termin denkt? An dieser Stelle ist es hilfreich, dass du bereits die Kontaktdaten hast. Die Erinnerung per SMS oder Mail ist jetzt perfekt, um dich kurz bei deinem/r Kund:in zu melden. Um nicht vorwurfsvoll zu sein, ist es wichtig, dass du dein Anliegen klar darstellst, aber nicht unhöflich wirkst. Greife schnell noch einmal alle wichtigen Informationen in einem kurzen Text auf und mach die Nachricht persönlich. Mit der richtigen Betreffzeile sendest du gleich ein wichtiges Signal und dein Gegenüber fühlt sich weniger unter Druck gesetzt oder ertappt und beschämt.

Mögliche Option wären zum Beispiel:

  • „Freundliche Erinnerung: …“
  • „Ein kurzer Reminder: …“
  • „Wir freuen uns auf dich: …“

Wähle Ich- statt Du-Botschaften

Die Du-Botschaft wirkt schnell wie eine Anklage und Spekulation in einem. Du weist so deine Kundschaft direkt darauf hin, dass sie den Termin wahrscheinlich versäumt, obwohl du dir mit dieser Einschätzung überhaupt nicht sicher sein kannst. Durch diesen Vorwurf kannst du dann schnell die Kundenbeziehung schädigen.

Die Ich-Botschaft vermeidet diesen Vorwurf, weil du hier nur auf deine eigenen Wahrnehmung eingehst. Die Ich-Botschaft vermittelt die Tatsache, dass du dich auf die bevorstehende Interaktion mit deinem/r Kund:in freust. Du lässt so offen, ob deine Kundschaft überhaupt für einen Terminausfall verantwortlich sein könnte – und drückst sie so nicht in eine Verteidigungshaltung.

Als Beispiel:

  • Du-Botschaft: „Vergiss nicht deinen Termin morgen um 10 Uhr in unserem Salon.“
  • Ich-Botschaft: „Wir freuen uns, dich morgen um 10 Uhr bei uns im Salon begrüßen zu dürfen.“

Interessant, wie unterschiedlich die Versionen jeweils klingen, oder?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Erinnerung?

Generell solltest du darauf achten, dass du deine/n Kund:in nicht mit Erinnerungen bombardierst und ständig alles wiederholst. Der Zeitpunkt der Terminerinnerung ist entscheidend. Du solltest dich ungefähr auf drei Benachrichtigungen beschränken.

  1. Erinnerung: Diese Benachrichtigung kannst du direkt nach Vereinbarung des Termins verschicken. So werden deine Kund:innen dazu angehalten, den Termin selbst im Kalender festzuhalten.
  2. Erinnerung: Diese Nachricht solltest du kurz vor dem Termin verschicken. Meist bietet es sich an, wenn du dich einen Tag bevor du dich mit deiner Kundschaft triffst, noch einmal kurz meldest.
  3. Erinnerung: In diesem Text geht es weniger darum, dass ein tatsächlicher Termin ansteht und vielmehr um eine Erinnerung für eine Bewertung. Du kannst diese Nachricht aber auch dafür nutzen, um zum Beispiel im Fall eines Friseurbesuches deine/n Kund:in zu einem nächsten Termin einzuladen.

Eine Vorlage für deine persönliche Terminerinnerung

Freundliche Erinnerung

Hallo XY! Wir freuen uns, dich morgen um 10 Uhr bei uns im Salon begrüßen zu dürfen.

Wir freuen uns auf dich!

Hallo XY! Wir möchten dich an deinen Termin am Mi. 05.05. um 17 Uhr erinnern. Bei Fragen oder Verschiebung des Termins kannst du uns jederzeit telefonisch kontaktieren: 000-0000

Ein kurzer Reminder

Hallo XY!

Wir freuen uns sehr darauf, dir morgen um 14:30 Uhr deine Nägel bei uns im Studio aufzufrischen. Falls du noch offene Fragen hast, kannst du dich gerne bei uns melden!

Wir vermissen dich!

Hallo XY!

Dein letzter Termin ist mittlerweile 6 Monate her. Wie wäre es mit einem frischen Haarschnitt?

Termine verwalten bedeutet Organisation

Terminerinnerungen manuell zu verschicken, kann dir und deinen Mitarbeitenden wertvolle Zeit stehlen. Wie wäre es also mit einer automatisierten Lösung? Wir bei Shore haben die perfekte Lösung für dich. Mit unserer All-in-one-Software bietest du deiner Kundschaft eine Online-Terminbuchung über deine Website sowie Google, Instagram und Facebook. Die gebuchten Termine landen direkt in einem Online-Kalender. Außerdem kannst du mit wenigen Klicks automatische Terminerinnerungen erstellen und so signifikant deine No-Show-Rate senken. Das war aber noch nicht alles! Dazu gibt es noch eine digitale Kundendatenbank, ein digitales Kassensystem und zahlreiche Marketingfunktionen. Worauf wartest du noch?!

Unsere eigene kleine Erinnerung

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Leonie

Leonie

Leonie liefert regelmäßig ofenfrische Blogartikel. Außerdem sagt sie in unseren Newslettern auch immer mal wieder “Servus!”, obwohl sie eigentlich aus der Stadt kommt, die gar nicht existiert (Für alle, die den Witz nicht kennen – wir reden hier von Bielefeld). Als Morgenmuffel spricht man sie lieber nicht vor der ersten Tasse Kaffee an, aber ansonsten ist sie für jeden Spaß zu haben. Wenn du noch mehr über sie erfahren willst, besuche sie doch gerne mal bei LinkedIn.