Terminvereinbarung per E-Mail – Besser als der Griff zum Telefon?

Termin vereinbaren E-Mail

Termine vereinbaren kann schnell stressig werden: Man hofft, am Telefon nicht in der Warteschlange zu landen, dann kommt es zum Hin und Her mit den passenden Zeiten und am Ende muss man sich auf die mündliche Vereinbarung verlassen. Da scheint eine Terminvereinbarung per E-Mail gleich viel attraktiver. Aber gibt es wirklich mehr Vorteile? Das haben wir für dich gecheckt!

Wie funktioniert die Terminvereinbarung per Mail überhaupt?

Wenn du mit deinen Kunden Termine über den E-Mail-Weg vereinbaren willst, musst du ihnen im ersten Schritt Zugriff auf deine E-Mail-Adresse gewähren. In deinem Google-Profil kannst du zum Beispiel deine Kontaktdaten hinterlegen. Zusätzlich ist es auch sinnvoll diese auf deiner eigenen Website bereitzustellen. Hier könntest du auch über ein Kontaktformular nachdenken, in das deine Kunden ihre erste Nachricht an dich ausformulieren können. Im Dialog kann dann geklärt werden, wann der passende Termin stattfinden kann. Denke daran, dabei immer freundlich zu bleiben.

Das sind die Vorteile, wenn du Termine per E-Mail vereinbarst

  • Flexible Bearbeitung: Du hast die Möglichkeit Terminanfragen dann zu bearbeiten, wenn du die Zeit dazu hast. Du musst deine Aufmerksamkeit also nicht mehr teilen.
  • Verbindlichkeit: Dadurch, dass der Termin schriftlich festgehalten wurde, wird dieser weniger schnell vergessen. Außerdem kannst du mit einer Einwilligung zusätzliche Terminerinnerungen per Mail verschicken.
  • Weiterleitung: Du kannst die E-Mail mit den wichtigen Details zum Termin ganz einfach an Kollegen weiterleiten, wenn die Informationen für sie ebenfalls relevant sind.
  • Rund um die Uhr: Deine Kunden müssen nicht mehr auf Öffnungszeiten warten und können dich direkt kontaktieren.

Diese Nachteile könnten auf dich zukommen

  • E-Mail-Pingpong: Das Hin und Her passiert leider nicht nur am Telefon. Die Kommunikation per E-Mail kann tatsächlich auch deutlich länger benötigen, weil du die Mails immer wieder beantworten musst.
  • Funkstille: Wenn ein Termin noch nicht ausgemacht wurde, kann die Verbindlichkeit auch schnell entfallen und dein Kunde fühlt sich nicht mehr dazu verpflichtet, dir eine Rückmeldung zu geben.
  • Spagat: Der Grad zwischen zu vielen und zu wenigen Terminangeboten kann sehr schmal sein. Zusätzlich kommt die Schwierigkeit hinzu, dass du nicht mehreren Kunden gleichzeitig denselben Termin anbieten kannst.

Gibt es eine Alternative?

Terminvereinbarungen per E-Mail sind also keine schlechte Alternative zu einem Telefongespräch. Trotzdem kann es auch hier schnell zu einem digitalen Chaos kommen. Tatsächlich gibt es aber eine Alternative: Die Online-Terminbuchung. Deine Kunden können freie Termine rund um die Uhr auswählen und über deine Website, Instagram, Facebook oder sogar direkt über die Googlesuche buchen. Die Termine synchronisieren sich dann automatisch mit deinem Kalender. Damit bietest du einen zeitgemäßen Service, den deine Kunden schätzen werden. Das beste: Wir bei Shore bieten dir die perfekte Software dazu!

Diese Artikel zum Thema Termine könnten dich auch interessieren