Kassensicherungsverordnung: TSE, Kassenmeldepflicht, Belegausgabepflicht und Co.
Die meisten Dienstleistenden haben sich vom Schrecken der DSGVO erholt und schon steht auch schon die nächste Verordnung auf dem Programm. Den 01. Januar 2020 hast du dir hoffentlich rot im Kalender markiert, denn an diesem Tag trat die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV) in Kraft. Betroffen sind alle, die mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet. Wenn dieser Punkt auf dich zutrifft, solltest du unbedingt weiterlesen, denn anderenfalls erwarten dich saftige Geldstrafen bis 250.000 Euro. Was genau hat es mit der KassenSichV auf sich? Was ist die TSE? Und was ist die Belegausgabepflicht und die Kassenmeldepflicht? Hier warten die Antworten auf dich!
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Das Schreckgespenst der Dienstleisterbranche heißt „Kassensicherungsverordnung“. Wieder so ein herrlich langer Begriff, mit dem man erst einmal nichts anfangen kann. Den Gesetzestext findest du hier auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen. Nach dem Lesen hast du vermutlich noch mehr Fragen als vorher. Gesetzestexte gehören ja selten zur Sorte „einfach und verständlich“. Deshalb erklären wir dir hier Schritt für Schritt, was du zur Kassensicherungsverordnung wissen musst.
Die KassenSichV basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und ist eine verpflichtende, gesetzliche Verordnung des Finanzministeriums. Die Kassensicherungsverordnung legt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungsgeräte fest, um diese möglichst manipulationssicher zu machen. Für dich sind vor allem drei Punkte ganz wichtig: die Pflicht zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) mit einer einheitlichen Schnittstelle zur Übermittlung der Daten ans Finanzamt, die Belegausgabepflicht sowie die Kassenmeldepflicht. Und genau auf diese Dinge gehen wir jetzt noch einmal näher ein.
Punkt 1: Was ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Um das Ganze möglichst verständlich darzustellen: Bei der technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) handelt es sich um eine Hardware bzw. eine Cloud-Lösung, die zusätzlich zu deiner Kasse erworben werden muss. Entscheidest du dich für die Hardware-Variante könnte die TSE z.B. wie ein USB-Stick aussehen, den du in deinen PC oder Drucker steckst. Alle TSE-Lösungen müssen vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Sie bestehen aus drei Komponenten: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Das sagt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) dazu:
Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:
- Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
- Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Einheitliche digitale Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.
Aber was genau macht die TSE?
Jeder Kassiervorgang wird an die TSE weitergegeben, die daraufhin einen Code an die Kasse zurückgibt und der dann auf den Beleg gedruckt wird. Alle Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss. Dieser Vorgang macht eine nachträgliche Manipulation der Umsatzdaten unmöglich. Die digitale Signatur – also der Code, der von der TSE erzeugt wird – basiert auf Bestandteilen des aktuellen, aber auch des vorherigen Verkaufsbelegs. Wird etwas verändert, ist die Kette der Signaturen nicht mehr konstant und die Prüfsoftware des Finanzamts entlarvt dies auf Knopfdruck.
Woher bekomme ich eine TSE?
Leider gibt es keine finanzielle Unterstützung vom Staat. Du musst die Kosten für die technische Sicherheitseinrichtung selbst tragen. Alle Kassenanbietenden werden eine eigene oder eine Drittanbieter-Lösung anbieten – ggf. kannst du sogar zwischen einer Hardware und einer Cloud-Variante wählen. Wende dich einfach an den Anbietenden deines Kassensystems.
Punkt 2: Was ist die Belegausgabepflicht?
Mit der Kassensicherungsverordnung erübrigt sich die Frage: „Brauchen Sie einen Beleg?“ Für jeden Verkaufsvorgang muss ein Beleg in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Damit sollen nachträgliche Stornierungen vermieden werden. Eine Ausnahme stellen Personen im Einzelhandel dar, die viele Produkte pro Tag an eine Vielzahl von Kundschaft verkaufen. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität können diese einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen.
Was muss der Beleg enthalten?
Folgende Angaben müssen sich auf dem Beleg befinden:
- Seriennummer der Kasse oder der TSE
- Signaturzähler
- Prüfwert
Punkt 3: Was ist die Kassenmeldepflicht?
Ab dem 01. Januar 2020 müssen alle Unternehmen ihre „elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen“ sowie die dazugehörigen technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt melden. Für alle Kassen, die bis Ende 2019 angeschafft wurden, gilt eine Frist bis zum 31. Januar 2020. Wer ab 2020 eine Kasse kauft, muss eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung beachten. Die Meldung ist ausschließlich mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks möglich.
Welche Frist gilt für die KassenSichV?
Prinzipiell musst du die Verordnung zum 01. Januar 2020 erfüllen – anderenfalls drohen Strafen von bis zu 250.000 Euro. Es gibt allerdings Ausnahmen: Nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 gekaufte Registrierkassen, welche die GoDB erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen bis zum 21. Dezember 2022 verwendet werden. Allerdings müssen die Voraussetzungen nachgewiesen werden, z.B. durch eine Bestätigung des Herstellers, und der Systemdokumentation beigefügt werden. Alle nicht umrüstbaren Kassen, die vor dem 25. November 2010 gekauft wurden, müssen bis zum 01. Januar 2020 ausgetauscht werden.
Und dann gibt es noch die Nichtbeanstandungsregelung, die besagt, dass die erforderlichen technischen Aufrüstungen und Anpassungen zwar umgehend umzusetzen sind, es aber nicht beanstandet wird, wenn die Kasse noch nicht über die TSE verfügt. In einem Schreiben des Bundesfinanzamtes tauchte dann der 30. September 2020 als Frist hierfür auf. Weil in der Zwischenzeit viele Betriebe mit den Auswirkungen der Corona-Krise zu kämpfen hatten, wurde eine Fristverlängerung beantragt – aber vom Bundesfinanzministerium abgelehnt. Dagegen wehrten sich wiederum die Länder und die Kassenfrist wurde schließlich doch in fast jedem Bundesland unter bestimmten Bedingungen bis zum 31. März 2021 verlängert (mit Ausnahme von Bremen). Die Belegausgabepflicht gilt allerdings ab dem 01. Januar 2020.
Was ist der Hintergrund?
Und zu guter Letzt noch die Frage: Wozu der ganze Wahnsinn? Viele Kassensysteme sind nicht gegen die Löschung von Buchungen gesichert. Die Kassensicherungsverordnung sorgt nun dafür, dass Steuerbetrug besser aufgedeckt werden kann. Wusstest du schon, dass in Deutschland jährlich schätzungsweise 125 Milliarden Euro Steuern unterschlagen werden?!
Den Prozess der sogenannten Fiskalisierung haben bereits die meisten EU-Staaten eingeführt, um Transaktionen mit elektronischen Kassensystemen sicherer zu gestalten. Zu den Grundprinzipien gehören die nahtlose Aufzeichnung aller Umsatzdaten sowie deren geschützte Aufbewahrung.
Wie geht Shore mit der KassenSichV um?
Wenn du Shore Kunde bist und unser Kassensystem verwendest, musst du dir um die Kassensicherungsverordnung keine Sorgen machen. Du kannst über uns die erforderliche TSE erwerben, die selbstverständlich perfekt auf dein Kassensystem zugeschnitten ist. Die Kosten müssen leider selbst getragen werden, es gibt keinen staatlichen Zuschuss.
Deine Kasse ist zu alt und erfüllt nicht mehr die Anforderungen der KassenSichV? Du bist auf der Suche nach einem (neuen) Kassensystem, das dir das Leben leichter macht und alle Anforderungen erfüllt? Mit unserem Kassensystem bist du für alles bestens gewappnet. Überzeuge dich am besten selbst von den Vorteilen.
