Vorlage und Tipps für die Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage
In diesem Artikel erfährst du:
- Was eine gute Anrufbeantworter-Ansage ausmacht
- Wie du Missverständnisse durch gute Kommunikation vermeidest
- Welche Vorlagen du direkt verwenden kannst
Wenn du dir Gedanken über deine Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage machst, suchst du vermutlich nach einer Vorlage, damit dir keine Fehler unterlaufen.
Dafür bist du hier genau richtig. Zudem zeige ich dir 5 Tipps, mit der du die Anrufbeantworter Ansage an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
Vorlagen für deine Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage
Viele Patienten und Patientinnen nutzen noch immer den telefonischen Weg, um Termine zu vereinbaren oder Rückmeldung zu erhalten. Natürlich werden die Öffnungszeiten deiner Arztpraxis dabei nicht immer beachtet. Entsprechend wichtig ist die Ansage deines Anrufbeantworters. Eine gute Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage macht alle Anrufenden zufrieden und spart Zeit auf beiden Seiten.
Nutze gerne diese Vorlagen für deine Anrufbeantworter Ansage. Du findest hier verschiedene Varianten. Weiter unten erkläre ich, nach welchen Ideen die Ansagen erstellt wurden.
Variante 1: Kurz & knapp
Das ist der Anrufbeantworter der Praxis Meier & Müller. Sie erreichen uns Werktags zwischen 9 und 16 Uhr. Freitags ist die Praxis bis 12 Uhr geöffnet.
Variante 2: Sprechen Sie nach dem Pieps
Das ist der Anrufbeantworter der Praxis Meier & Müller. Sie erreichen uns Werktags zwischen 9 und 16 Uhr. Freitags ist die Praxis bis 12 Uhr geöffnet. Hinterlassen Sie uns Ihr Anliegen bitte nach dem Pieps. Geben Sie unbedingt Ihren Namen und Ihr Geburtsdatum an.
Variante 3: Die Vertretungspraxis
Das ist der Anrufbeantworter der Praxis Meier & Müller. Sie erreichen uns Werktags zwischen 9 und 16 Uhr. Freitags ist die Praxis bis 12 Uhr geöffnet. Bitte wenden Sie sich außerhalb unserer Sprechzeiten an die Praxis Huber & Herbert. Die Telefonnummer ist – PAUSE – 0123/456789. Ich wiederhole – PAUSE – 0123/456789!
Variante 4: Die Online-Terminbuchung
Das ist der Anrufbeantworter der Praxis Meier & Müller. Sie erreichen uns Werktags zwischen 9 und 16 Uhr. Freitags ist die Praxis bis 12 Uhr geöffnet. Nutzen Sie für die Terminvereinbarung bitte unsere Website – PAUSE – meier-und-mueller.de. Ich wiederhole meier-und-mueller.de!
Variante 5: Für den Betriebsurlaub
Das ist der Anrufbeantworter der Praxis Meier & Müller. Wir sind derzeit im Betriebsurlaub. Ab dem 1. Januar sind wir wieder zu den üblichen Sprechstundenzeiten verfügbar. Sie erreichen uns ab dem 1. Januar werktags zwischen 9 und 16 Uhr. Freitags ist die Praxis bis 12 Uhr geöffnet.
5 Tipps für deine individuelle Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage
Die Vorlagen sind für dich nicht ideal? Wenn du deine Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage individualisieren möchtest, kannst du die folgenden 5 Tipps beachten.
#1 Halte deine Ansage sehr kurz
Keine Anrufbeantworter Ansage dieser Welt macht den Anrufer glücklich. Wichtig ist aber, dass die zentralen Informationen vermittelt werden. Menschen sind allerdings nicht besonders gut darin, sich viele Informationen zu merken, die ihnen vorgesagt werden. Konzentriere dich deshalb auf die allerwichtigsten Punkte und werfe alles andere raus.
Schreibe dir den Text auf und streiche alle Wörter und Informationen, die nicht unbedingt enthalten sein müssen. Das betrifft auch Füllwörter wie „Leider“. Das ist zwar gut gemeint, macht die Ansage aber nur unnötig länger. Von einer Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage wird in der Regel keine besondere Höflichkeit erwartet.
#2 Wichtige Informationen gehören ans Ende
Du kennst das bestimmt auch: Man plappert munter los, wenn der Anrufbeantworter rangeht. Oder sucht hektisch nach einem Stift und Papier, wechselt nochmal das Ohr, an das man das Handy hält… Die Aufmerksamkeit ist oft erst nach ein paar Augenblicken voll da. Die Anrufenden warten dann, bis sie die für sie wichtige Information erhalten haben, um dann eine Nachricht zu hinterlassen oder aufzulegen.
Stelle wichtige Informationen deshalb ans Ende deiner kurzen Ansage! Beginne dafür mit einer Einleitung wie zum Beispiel „Guten Tag bei der Praxis XY. Sie rufen außerhalb der Sprechzeiten an“ oder „Das ist der Anrufbeantworter von XY“.
Wichtige Informationen wie Namen, Telefonnummern oder URL-Adressen solltest du ans Ende setzen und auf jeden Fall wiederholen. Denke zudem daran, dass die Anrufer vielleicht kurz Zeit brauchen, um sich auf das Mitschreiben vorzubereiten. Lege deshalb davor eine kleine Sprechpause ein.
#3 Spreche langsam und in kurzen Sätzen
Es gibt viele Gründe, warum Anrufende Probleme dabei haben könnten, deine Ansage zu verstehen. Vielleicht hören sie nicht gut, vielleicht ist die Verbindung schlecht oder sie sprechen nicht gut Deutsch. Spreche deshalb bewusst langsam und deutlich. Benutze kurze Sätze und nutze bewusste Atempausen zwischen den Sätzen, um dir und deinen Zuhörenden eine Verschnaufpause zu geben.
#4 Kläre wichtige Fragen
Du weißt selbst am besten, welche Informationen die Menschen haben möchten, die in der Praxis anrufen. Möchten Sie Termine vereinbaren? Folgerezepte anfragen? Oder rufen Sie für Screening-Ergebnisse an? Wenn es hier einen klaren Schwerpunkt gibt, nimm diesen in deine Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage auf. Zum Beispiel mit Sätzen wie „Folgerezepte können Sie auch außerhalb der Sprechzeiten unter der Nummer XY anfragen“ oder „Nutzen Sie für eine Terminvereinbarung unsere Website XY“.
#5 Lächele beim Einsprechen deiner Ansage
Klar, das klingt jetzt erstmal blöd. Aber tatsächlich wirkt sich gute Laune und ein Lächeln darauf aus, wie deine Ansage aufgenommen wird. Bonuspunkte gibt es, wenn du nicht nur lächelst, sondern beim Einsprechen deiner Ansage auch noch stehst. Das verleiht der Stimme noch etwas mehr Energie und Lebendigkeit und lässt die Ansage sympathischer erscheinen.
Zusammenfassung
Deine Arztpraxis Anrufbeantworter Ansage solltest du kurz, verständlich und deutlich einsprechen.
Es kommt weniger auf besondere Höflichkeit oder eine allumfassende Information an, sondern darum, die wichtigsten Punkte zu vermitteln.
Tipp: Idealerweise leitet dein Anrufbeantworter alle Anrufenden in Richtung deiner Website weiter. Richte eine Online-Terminbuchung ein, um dir manuellen Aufwand zu sparen.
Aus diesem Artikel solltest du mitnehmen:
- In der Kürze liegt die Würze, was deine Anrufbeantworter Ansage betrifft
- Streiche lieber Informationen, als deine Anrufer mit Details zu überfrachten
- Spreche klar und deutlich, achte auf deine Atmung und wiederhole wichtige Punkte
