Datenschutz für deinen Newsletter – So landest du nicht im Spam-Ordner!
Newsletter sind in der Zeit von Social Media immer noch wahre Marketingtalente. Deshalb ist es besonders wichtig, dass du sie erfolgreich gestaltest und dabei trotzdem den Datenschutz deiner Kunden beachtest. Wir zeigen dir, wie du rechtlich auf der sicheren Seite bleibst!
Mit der Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einige Vorschriften in Kraft getreten, die auch deinen Newsletter betreffen. Generell geht es bei dieser Verordnung darum, den Schutz von personenbezogenen Daten zu vereinheitlichen. Damit du die Privatsphäre deiner Kunden rechtssicher gewähren kannst, solltest du folgende Punkte beachten:
Ein formgerechtes Anmeldeformular
Als ersten Schritt musst du beachten, dass du nicht einfach an jede Person in deiner E-Mail-Kontaktliste Newsletter verschicken darfst. Deine Kunden müssen sich selbst für den Newsletter anmelden und diesen, wenn der Wunsch besteht, auch anonym nutzen können. Wichtig ist dabei natürlich, dass du über ihre E-Mail-Adresse verfügst. Die restlichen Daten, wie Name, Adresse, etc. sollten aber nur freiwillig anzugeben sein. Zusätzlich musst du außerdem kenntlich machen:
- Wofür du die Daten deiner Kunden nutzt
- Wie oft dein Kunde Mails von dir erwarten kann
- Ob du eine Newsletter-Software verwendest, die die Nutzerdaten speichert
- Wo deine ausführliche Datenschutzerklärung zu finden ist
Die Einwilligung über das Double-Opt-In Verfahren (DOI)
In Deutschland muss das sogenannte Opt-In Verfahren durchgeführt werden. Dabei muss laut der DSGVO eine aktive Einwilligung deines Kunden stattfinden, die bestätigt, dass dieser mit der Verarbeitung seiner Daten einverstanden ist. Das kann zum Beispiel durch das Setzen eines Hakens gewährleistet werden.
Über das sogenannte Double-Opt-In Verfahren, hast du übrigens auch einen deutlich verbesserten Spam-Schutz. Hier würde sich dein Kunde dann zum Beispiel auf deiner Website für deinen Newsletter anmelden und muss dies dann im zweiten Schritt in einer Mail bestätigen. So kannst du tatsächlich gewährleisten, dass das Single-Opt-In nicht durch Dritte durchgeführt wurde.
Eine Abmeldemöglichkeit über das Opt-Out Verfahren
Genauso wie sich dein Kunde für den Newsletter anmelden können muss, sollte er auch ein Widerrufsrecht besitzen, um den Newsletter abbestellen zu können. Es geht bei dem Opt-Out also um das Gegenteil vom Opt-In – der gesetzte Haken muss auch wieder entfernbar sein. Generell ist es dafür ausreichend, wenn du am Ende deiner Mail einen Link setzt, der es ermöglicht sich vom Newsletter abzumelden. Die Möglichkeit sich auch über andere Wege aus deinem Verteiler auszutragen, erhöht zusätzlich deine Kundenzufriedenheit. Überlege also, ob du eventuell auch eine Telefonnummer und Adresse für die Abmeldung zur Verfügung stellen willst.
Die Nutzungsrechte der Inhalte
Ähnlich, wie auf deiner Website, musst du auch in deinem Newsletter darauf achten, dass du etwa Bilder – insbesondere auch mit einer Creative Commons Lizenz – gewerblich nutzen darfst. Wenn du Fotos oder Grafiken erworben hast, musst du dich genau informieren, ob du trotzdem in kurzer Form eine Copyrightangabe des Urhebers machen. Das lässt sich zum Beispiel in Form von „© Name bzw. Alias des Fotografen“ integrieren.
Der Wahrheitsgehalt deiner Inhalte
Viele Newsletter fungieren in gewisser Weise auch als Werbung. In diesem Fall ist es wichtig, dass du, genauso wie auf deiner Website, klar kennzeichnest, welcher Preis inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer für dein Produkt gilt und mit wie viel Versand- beziehungsweise Lieferkosten dein Kunde zusätzlich rechnen kann. Auch Werbeaktionen, die etwa Kundenrabatte versprechen, müssen eingehalten werden.
Die Impressumspflicht
Dein Newsletter gilt als Telemediendienst. Gemäß § 5 TMG besteht deshalb die Pflicht, wie auch auf deiner Website, ein vollständiges Impressum im Newsletter anzugeben. Du solltest am besten in einem Klick elektronisch erreichbar sein. Laut dem Urteil des OLG München ist es jedoch auch zulässig, wenn dein Kunde über zwei Klicks zum Impressum gelangt. Das heißt eine Verlinkung deines Homepage-Impressums ist ebenfalls zulässig.
