Kundendaten sammeln und nutzen – so glänzt du auch als kleines Unternehmen

Inzwischen sammelt jedes Unternehmen fleißig Kundendaten. Auch kleine Unternehmen wie Kosmetikstudios, Friseursalons oder Praxen haben große Datenbanken, in denen sie Kundendaten zusammentragen. Das hat gute Gründe, denn der richtige Umgang mit diesen Daten ist sehr viel wert. Egal ob es um eine bessere Kundenzufriedenheit, Kundenbindung oder Marketing-Aktivitäten geht – Kundendaten sind ein absoluter Erfolgsfaktor. In diesem Blogpost wollen wir dir zeigen, wie du auch als kleineres Unternehmen geschickt Kundendaten sammeln und gewinnbringend auswerten kannst.

Warum ist die Ermittlung und Nutzung von Kundendaten ein Wettbewerbsvorteil?

Stell dir für einen Moment eine typische Straße in einer Großstadt vor. Am Anfang und am Ende der Straße findet sich jeweils ein Heilpraktiker.

Heilpraktiker A sammelt seine Kundendaten so, wie es gerade passt. In einer Kundenkartei liegen ein paar Infos herum, wie zum Beispiel die Beschwerden der einzelnen Patienten, deren Alter oder Geschlecht. Heilpraktikerin B hingegen sammelt systematisch Daten: Geschlecht, Alter, E-Mail-Adresse, Vorlieben, Wünsche, gesundheitliche Beschwerden und Feedback.

Heilpraktikerin B zieht daraus ihre Schlüsse. Sie weiß, dass viele ihrer Patienten sich eine 10er-Karte wünschen würden, führt diese ein und kommuniziert das ganze per Newsletter. Die Patienten sind glücklich und kommen gerne wieder. Und Heilpraktiker A wundert sich, warum er immer weniger neue Patienten begrüßt.

Grundsätzlich gesagt: Durch die richtige Verwendung von Kundendaten können Unternehmen nicht nur ihr Marketing und ihre Leistungen verbessern, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz erlangen.

Wenn Unternehmen die richtigen Kundendaten sammeln und sie korrekt nutzen, können sie bessere Entscheidungen treffen, ihren Kundenservice verbessern und mehr Umsatz erzielen. Durch die Ermittlung wichtiger Kundendaten wie dem Alter, Geschlecht, Kaufverhalten und anderen Persönlichkeitsmerkmalen können Unternehmen einige ihrer größten Herausforderungen meistern!

Welche Arten von Kundendaten gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Kundendaten, die du sammeln kannst, um bessere Entscheidungen zu treffen und deinen Kundenservice zu verbessern. Zu den wichtigsten Daten gehören Basics wie das Alter, das Geschlecht oder Kontaktdaten.

Demografische Daten wie Alter und Geschlecht geben deinem Unternehmen Aufschluss darüber, wie du deine Produkte oder Dienstleistungen am besten an deine Kundschaft anpassen kannst und welche Zielgruppe du ansprechen solltest.

Darüber hinaus kannst du die Kaufverhaltenstrends deiner Kundschaft analysieren und herausfinden, welche Produkte oder Dienstleistungen deine Kunden am meisten interessieren. Zu den Kaufverhaltenstrends gehören beispielsweise Produkte, die Kunden häufig gemeinsam kaufen, oder Produkte, die sie auf Empfehlung kaufen.

Auch die Sammlung persönlicher Daten kann sehr nützlich sein. Dazu gehören Vorlieben, Wünsche, Einkommen und Interessen, aber auch Meinungen, die wiederum helfen können, neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, die den Kundenwünschen entsprechen. Das ist ganz besonders entscheidend, wenn es lokal eine große Konkurrenzsituation gibt, also zum Beispiel für Kosmetikstudios, Friseursalons, Praxen oder Wellness-Einrichtungen. So kannst du dich von der Konkurrenz merklich abheben.

Auf einen Blick: Die vier Kundendaten-Kategorien

Es gibt vier Hauptkategorien von Kundendaten, die Unternehmen sammeln und nutzen können, um ihr Geschäft zu verbessern.

Demografische Daten

beinhalten Informationen über die Zielgruppe des Unternehmens, wie zum Beispiel das Alter und das Geschlecht der Kunden.

Kaufverhalten

schließt Trends und die Produkte ein, die Kunden häufig gemeinsam kaufen und die Produkte, die aufgrund von Empfehlungen gekauft werden.

Persönliche Daten

beinhalten Vorlieben, Wünsche, Einkommen und Interessen.

Feedback

enthält die Meinung und das Feedback der Kunden.

Zusammengefasst: Welche Informationen liefern Kundendaten?

• Kundendaten helfen Unternehmen, ihr Geschäft besser zu verstehen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie Informationen über das Alter, das Geschlecht, die Vorlieben, die Wünsche, die gesundheitlichen Beschwerden und das Feedback der Kunden erhalten.
• Kundendaten können Unternehmen bei der Analyse von Kaufverhaltenstrends unterstützen. Sie können beispielsweise Produkte ermitteln, die häufig gemeinsam gekauft werden, oder nach Produkten suchen, die auf Empfehlungen gekauft werden.
• Kundendaten können Unternehmen dabei helfen, neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die den Kundenwünschen entsprechen.
• Kundendaten können Unternehmen bei der Erstellung von personalisierten E-Mail-Kampagnen oder anderen Kundeninteraktionen helfen, um im Marketing erfolgreicher zu sein.
• Kundendaten können Unternehmen auch dabei helfen, die Kundenbindung zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz zu erhalten.

Wie kann ich Kundendaten sammeln und speichern?

Insbesondere kleine Unternehmen sind oft skeptisch, wenn es um das Sammeln und Speichern von Kundendaten geht. Da kommt es schonmal vor, dass eine Kundenkartei noch aus Papier besteht und einen festen Platz an der Rezeption hat oder dass irgendwo eine unübersichtliche Excel-Tabelle gepflegt wird.

Inzwischen gibt es aber auch wesentlich bessere – und bezahlbare – Lösungen für kleinere Unternehmen, die Daten ihrer Kunden mit geringem Aufwand zu sammeln und auszuwerten. Bei Shore bieten wir zum Beispiel ein umfangreiches Kundenmanagement-System an.

Für jeden Kunden und jede Kundin lassen sich in modernen Kundenmanagement-Systemen Profil erstellen, die die gesammelten Daten enthalten. Ein schneller Blick vor einem Termin verrät Dienstleistenden die wichtigsten Punkte und hebt die Interaktion auf ein ganz neues Level.

Kundensegmentierung zur Kundenanalyse

Gleichzeitig ermöglichen moderne Kundendatenbanken das Erstellen von Kundengruppen anhand von Merkmalen. Du willst eine E-Mail an alle Männer schicken? Kein Problem!

Die große Frage, die immer bleibt: Ist das Sammeln und Speichern der Daten in einer digitalen Lösung, ganz besonders in der Cloud, nicht ein großes Sicherheitsrisiko? Nein! Gute Anbieter haben alle aktuellen technischen und rechtlichen Sicherheitsstandards umgesetzt, um die Kundendaten zu schützen. Dann sind die Daten wesentlich besser in der Cloud aufgehoben als in einem Aktenschrank, den jeder mit etwas Wille öffnen kann.

Ein weiteres großes Plus: Kundenstammdaten sind gerade für kleine Unternehmen von großem Wert. In der Cloud sind sie sicher und vor Verlust geschützt. Sie lassen sich besser organisieren, austauschen und bereinigen.

Wie viele Daten sollte ich zu meinen Kunden sammeln?

Nicht nur aus rechtlichen Gründen ist die Datenminimierung eine gute Idee, sondern auch aus Gründen der Organisation. Die Sammlung und Bearbeitung von Kundendaten kann sehr zeitaufwändig sein. Je mehr Daten du hast, desto schwieriger wird es, sie zu verwalten und zu nutzen. Wenn du also Kundendaten sammelst, solltest du nur die wichtigsten Daten sammeln, die für dein Unternehmen tatsächlich relevant sind.

Natürlich musst du die relevanten rechtlichen Bestimmungen einhalten. Das bedeutet, dass du nur die Informationen speichern darfst, die du wirklich benötigst. Wenn du mehr Kundendaten als nötig sammelst, schaffst du nur unnötige Verwirrung und Arbeit, die du dann einzuordnen versuchen musst. Anstatt Zeit in die Sammlung von Daten zu investieren, die du eigentlich nicht brauchst, kannst du die Zeit lieber nutzen, um die Daten, die du hast, zu analysieren und deine Kunden besser kennenzulernen.

Welche Plattform eignet sich am besten zum Sammeln von Kundendaten?

Shore ist die perfekte Lösung für kleinere Dienstleistende oder Einzelhändler, die nach einer einfachen, zuverlässigen und sicheren Möglichkeit suchen, Kundendaten zu sammeln. Shore bietet ein modernes, intuitives Kundenmanagement-System mit vielen wertvollen Funktionen.

Natürlich gibt es die großen Konkurrenten wie Hubspot oder Salesforce. Diese bieten einen wesentlich größeren Funktionsumfang, sind aber auch entsprechend teuer. Zudem stammen beide Unternehmen aus den USA und sind zum Beispiel bei Themen wie der GDPR oder DSGVO zwar bemüht, aber in der Praxis nicht immer perfekt.

Nutzung von Kundendaten

Kundenzufriedenheit erhöhen

Personalisierung ist das Stichwort! Viele Unternehmen vermitteln ihren Kunden heutzutage das Gefühl, dass sie nur eine Nummer sind, die viel Geld auszugeben hat. Wenn du deine gesammelten Daten richtig einsetzt, kannst du wunderbare personalisierte Erfahrungen für deine Kunden oder Patienten schaffen und sie genau dort abholen, wo sie aktuell stehen.

Die richtigen Informationen vor einem Termin zu haben, macht jede Interaktion einfacher und wertvoller. Du weißt dank deiner Kundendatenbank, dass Fatima immer gerne einen schwarzen Kaffee trinkt oder dass Herbert eine sehr empfindliche T-Zone hat? So sehen echte und geschätzte Kundenbeziehungen aus!

Optimierung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten

Kundendaten können auch dafür genutzt werden, um dein E-Mail-Marketing und deine Social-Media-Aktivitäten zu optimieren. Wenn du viele Daten über deine Kunden hast, kannst du deine Informationen und deinen Content genau auf deine Zielgruppe abstimmen. Die Möglichkeiten sind hier enorm.

Durch die Kundendatenanalyse kannst du zum Beispiel feststellen, welche Social-Media-Kanäle für deine Kundschaft am attraktivsten ist. Oder du versendest automatische E-Mails zum Geburtstag deiner Stammkunden mit einem Gutschein für den nächsten Besuch. Solche Marketingpotenziale verdankst du deiner Datenerhebung und steigerst am Ende dein Umsatzpotenzial.

Kundendaten im Kundenservice

Kundendaten spielen im täglichen Kundenservice eine entscheidende Rolle. Indem man die Kundendaten im Blick hat, können kleine Dienstleister wie zum Beispiel Friseure, Kosmetiker oder Ärzte die Kunden besser kennenlernen und ihnen mehr zielgerichtete Dienstleistungen anbieten.

Stell dir nur mal vor, dass deine Friseurin dir ein Angebot vorschlägt, dass genau auf die Eigenschaften deiner Haare abzielt: „Deine Haare werden oben etwas dünn, wir haben da aktuell eine Styling-Beratung und einige Produkte im Bundle. Wenn du möchtest, zeige ich dir das später. Das könnte sehr gut passen.“ Solche Rückschlüsse sind Bestandteil eines guten Kundenservices!

Kundendaten und Datenschutz

Kleine Unternehmen in Deutschland müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten, wenn sie Kundendaten sammeln. Zu den wichtigsten Grundsätzen der DSGVO gehören das Recht auf Datenportabilität, das allgemeine Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, eine Informationspflicht und die Grundlage für die Zustimmung zur Verarbeitung sensibler Daten.

Kleine Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass ihre Kundendaten sicher gespeichert und über eine sichere Verbindung aufgerufen werden können. Ein professioneller Anbieter wie Shore erfüllt alle aktuellen technischen und rechtlichen Sicherheitsstandards, um die Kundendaten zu schützen. So können kleine Unternehmen sicher sein, dass ihre Kundendaten in der Cloud sicher und vor Verlust geschützt sind.

Vorsicht bei Verwendung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen über eine bestimmte oder identifizierbare natürliche Person. Dazu gehören Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Fotos und andere. Die Verwendung solcher Daten erfordert besondere Sorgfalt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur die Daten erheben, die sie wirklich benötigen, und dass sie die Daten nur zu den Zwecken verwenden, für die sie bestimmt sind.

Personenbezogene Daten sollten auch so geschützt werden, dass nur diejenigen, die Zugriff auf die Daten haben müssen, diesen auch haben. Dies bedeutet, dass die Daten auf einem sicheren Server gespeichert werden müssen, der nur von autorisierten Personen erreicht werden kann, und dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden verschlüsselt werden muss. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie ihre Kunden über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informieren und sicherstellen, dass die Kunden ihr Einverständnis geben.

Wie kann so ein Einverständnis in der Praxis aussehen? Du kannst deine Kundschaft zum Beispiel direkt beim ersten Besuch bitten, dir diese Zustimmung zu geben. Oder du gibst ein Formular aus, das die wichtigsten Daten erhebt und klärst auf einem Beilageblatt über die Speicherung und Verarbeitung der Daten auf.

Fazit: Kundendaten sammeln als kleines Unternehmen

Kleine Unternehmen können von der Erhebung von Kundendaten profitieren, um ihr Kundenerlebnis zu verbessern und ihr Marketing- und Vertriebspotenzial zu erhöhen. Shore ist eine gute Option, um Kundendaten zu sammeln, da die Plattform einfach zu bedienen ist und umfassende Funktionen bietet, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Personenbezogene Daten müssen jedoch sorgfältig verarbeitet werden, und Unternehmen müssen ihre Kunden über die Verarbeitung von Kundendaten informieren und um Zustimmung bitten. Insgesamt ist die Erhebung von Kundendaten ein wertvoller Schritt, um das Kundenerlebnis zu verbessern, die Kundenbeziehungen zu stärken und das Geschäftspotenzial zu steigern.