12 Tipps, wie du endlich effizient arbeiten kannst
Schnell noch einen Kaffee geholt, mit den Lieblingskollegen in der Küche verquatscht oder ein paar lustige Katzen GIFs angeschaut. Es gibt vermeintlich kleine Dinge, die unterm Strich ganz schön viel Arbeitszeit rauben. Du möchtest gerne effizienter arbeiten? Dann kommen hier 10 Tipps für dich!
#1 Ausreichend schlafen
Wenn du erst um vier ins Bett gefallen bist, um sieben aber schon wieder aufstehen musstest, kannst du von deinem Gehirn keine Höchstleistungen erwarten. Erwachsene benötigen durchschnittlich sieben bis neun Stunden Schlaf. Um effizient zu arbeiten, solltest du diese deinem Körper auch gönnen.
#2 Die perfekte Arbeitsatmosphäre schaffen
Wenn du dich jetzt fragst: Soll ich die Wände im Büro pink streichen? Oder meine Blumen von zu Hause mitbringen? Nein, darum geht es nicht! Vielmehr ist damit gemeint, dass du an deinem Arbeitsplatz die optimalen Voraussetzungen schaffst: Regelmäßig lüften, viel Licht, wenig Lärmquellen und Ordnung. Wer erstmal zwei Stunden nach den benötigten Arbeitsutensilien sucht, arbeitet definitiv nicht effizient.
#3 Den eigenen Biorhythmus kennen
Jeder Mensch tickt anders! Der eine ist morgens um sechs topfit, der andere kann vor zehn keinen klaren Gedanken fassen. Wichtige Aufgaben solltest du daher auf die Zeit legen, wenn du am produktivsten bist.
#4 Entspannt in den Tag starten
Snooze. Snooze. Snooze. Mist, ich muss in fünf Minuten los! Sieht so dein Morgen aus? Dann wird es Zeit, etwas zu ändern. Wer schon gestresst in den Tag startet, bleibt das auch den restlichen Tag. Steh lieber etwas früher auf, gönn dir in Ruhe einen Kaffee, nimm eine lange Dusche oder geh noch eine Runde laufen.
#5 Dir helfen lassen
Gehörst du auch zu den Menschen, die gerne alles selbst machen möchten? Dann verabschiede dich ganz schnell von diesem Gedanken! Wer versucht, nichts aus den Händen zu geben, mutet sich schnell zu viel zu und kommt in Zeitnöte. Das Ergebnis: Flüchtigkeitsfehler! Nimmst du Hilfe an, arbeitest du schneller, einfacher, besser und professioneller. Außerdem erspart dir Unterstützung unnötige Fehler. Wenn du keine Zeit und kein Geld für eine langwierige Mitarbeitersuche hast, kannst du auch über einen digitalen Helfer nachdenken. Unsere Shore Software kann dich beispielsweise bei der Terminbuchung oder deinem Marketing unterstützen.
#6 Eine feste Feierabendzeit setzen
Oft denkt man sich: Ach, zur Not bleibe ich eine halbe Stunde länger! Am Ende werden es dann zwei Stunden. Setze dir daher einen festen Endpunkt und gehe alle Aufgaben durch, die bis dahin erledigt sein müssen. Entwerfe dir einen Zeitplan, wann du was bearbeitest. Die benötigten Zeiten für die einzelnen Aufgaben solltest du großzügig bemessen – du willst ja endlich pünktlich Feierabend machen!
#7 Eine To-do-Liste schreiben
Ein Teil deiner To-dos befinden sich auf bunten Post-its. Den anderen Teil hast du dir als Erinnerungen oder Notizen in deinem Handy gespeichert. Und dann schwirren dir einige Aufgaben im Kopf herum. Ist das für dich effizientes Arbeiten? Wohl eher nicht! Die gute alte To-do-Liste hilft dir beim Zeitmanagement. Schreib alles auf, was du zu erledigen hast – jede noch so kleine Aufgabe. Das kannst du ganz klassisch auf einem Blatt Papier tun oder du arbeitest mit einem digitalen Tool wie z.B. Trello. Der Vorteil hierbei ist, dass du von allen Geräten darauf zugreifen und Notizen ohne Durchstreichen ändern kannst.
#8 Regelmäßige Pausen einlegen
Schnell ein Fertiggericht in die Mikro geschoben, damit vor den PC gesetzt, fast über die Tastatur gekippt und dann ein paar E-Mails beantwortet. So sieht die optimale Pause nicht aus! Probiere es doch mal mit: Laptop zuklappen, Handy ausschalten, gesund essen und raus an die frische Luft. Danach hast du wieder neue Energie und kannst motiviert in den Nachmittag starten. Auch zwischendurch solltest du kleine Pausen einlegen, um den Kopf freizubekommen.
#9 Erfolgsbremsen lösen
„Ich bin nicht gut genug“, „Ich habe zu wenig Zeit“, „Andere können es besser als ich“ – all solche Gedanken überkommen jeden von uns von Zeit zu Zeit und sind leider echte Erfolgsbremsen. Der Begriff „Erfolgsbremsen“ steht für innere Muster und Glaubenssätze, die uns blockieren bzw. daran hindern, erfolgreich zu sein oder effizient zu arbeiten. Solche Erfolgsbremsen bei sich zu erkennen, ist schon der erste wichtige Schritt. Dann gilt es, den Fokus zu verschieben – nämlich auf die positiven Dinge. Natürlich geht mal etwas schief und natürlich gibt es schwierige Zeiten, aber da musst du durch. Wenn es dir schwerfällt, den negativen Aspekten wenig Raum zu geben und dich auf die positiven Dinge zu konzentrieren, dann hilft dir vielleicht folgende Aufgabe: Schreibe jeden Abend drei Dinge auf, die dir besonders gut gelungen sind, auf die du stolz bist oder die du an dem Tag erreicht hast. Du wirst überrascht sein, wie viel dir einfallen wird! Und du wirst sehen: Mit einem positiven Mindset arbeitet es sich gleich viel besser!
#10 Hunger und Durst lenken ab
Wenn du schon mal eine strikte Diät gemacht hast, kennst du das vermutlich zu gut: Isst man zu wenig, kann man sich einfach nicht konzentrieren. Das Gleiche gilt auch fürs Trinken. Das vergisst man viel zu schnell im Arbeitsstress. Stell dir also eine große Flasche Wasser an den Arbeitsplatz und speichere dir zur Not Trink-Erinnerungen in dein Handy ein. Und Essen nicht vergessen! Zu deftig sollte es aber auch nicht sein, dann lässt das Nachmittagstief nicht lang auf sich warten.
#11 Auf eine Sache fokussieren
Ich will nur schnell … Nein! Konzentriere dich auf eine Aufgabe und versuche nicht zwischendurch „kurz“ die E-Mails zu beantworten oder andere „kleine“ Aufgaben zu erledigen. Effizient arbeiten hat auch viel mit Prioritäten setzen und Fokussieren zu tun. Zieh also eine Sache durch und geh dann die nächste Aufgabe an.
#12 Keine Aufgaben mehr aufschieben
Die Unterlagen für den Steuerberater zusammensuchen? Das kann ich auch nächste Woche noch machen. Jeder hat diese ungeliebten Aufgaben, die er ständig vor sich herschiebt. Davon lösen sie sich aber auch nicht in Luft auf. Leider. Schreibe solche To-dos auch direkt auf deine Liste und erledige sie so schnell wie möglich.
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