Kundenverwaltung: Die größten Fehler, die besten Tipps.

Die Kundenverwaltung ist das Herzstück deines Unternehmens. Sie ist die Basis für guten Service und erfolgreiches Marketing. Doch wie kann man am besten von ihr profitieren? Was muss man beachten? Und was sind die häufigsten und größten Fehler beim Kundenmanagement?
Wir haben die Antworten auf all diese Fragen kurz und knapp zusammengefasst.

Fehler Nr. 1: Unordnung

Es gibt nichts Nervigeres und zeitraubenderes als etwas zu suchen. Kundenverwaltung braucht Ordnung. Wenn du eine bestimmte Kartei brauchst, um z.B. eine Adresse nachzuschlagen oder eine Telefonnummer zu ändern, muss das Ding mit einem Handgriff parat sein. Ordnung zu schaffen, braucht Zeit. Wenn du sie aber vernachlässigst, wirst du viel mehr Zeit verlieren. Im schlimmsten Falle gehen dir wichtige Daten und Informationen sogar ganz verloren. Es gibt Zeitfresser, gegen die man nichts tun kann, aber das unnötige Suchen von Kundendaten und den damit verbundenen Stress kannst du aktiv vermeiden.

Im digitalen Zeitalter erledigt sich die Kundenverwaltung fast von selbst. Mit einer Kundenmanagement-Software legst du das Kundenprofil mit wenigen Klicks an und es wird automatisch einsortiert. Wenn du die entsprechende Kartei brauchst, gibst du den Namen einfach im Suchfenster ein und innerhalb weniger Sekunden hast du, was du brauchst. Falsches Wieder-Einsortieren oder das Verlegen einer Kartei sind somit quasi unmöglich.

Gegen Unordnung hilft eine Software! Sie reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand und ordnet deine Daten und Karteien zuverlässig von selbst.

Fehler Nr. 2: Unvollständige Daten

Trage alles ein! So kannst du vermeiden, dass du z.B. einen Kunden anrufen möchtest und bemerkst, dass du die Telefonnummer nicht hast. Auch hier verlierst du wertvolle Zeit, die du dir mit einem ordentlichen Kundenmanagement sparen könntest.

Mach dir eine feste Checkliste, welche Kundendaten du brauchst. Die solltest du jedes Mal durchgehen und alle nötigen Informationen eintragen. Damit vermeidest du ärgerliche Lücken in deinen Kundenkarteien. Auch hier kann dir eine Kundenkartei-App helfen: Du füllst einfach konsequent alle Felder in der App aus und kannst die Kundendaten flexibel anpassen. Denn Adresse oder Telefonnummer können sich schnell einmal ändern.

Fehler Nr. 3: Hilfreiche Informationen nicht vermerken

Der beste Kunde ist der Stammkunde. Er kommt von selbst und bringt dir sicheren Umsatz. Ein Kunde muss aber erst zu Stammkunden gemacht werden. Das klappt in der Regel nur dann, wenn du nicht nur die grundlegenden Anforderungen deines Kunden erfüllst, sondern wenn der Kunde sich auch wohlfühlt. Das Wohlgefühl lässt sich mit unterbewussten, vermeintlichen Kleinigkeiten sehr schön fördern. Es geht um die kleinen Aufmerksamkeiten und darum, dass der Kunde das Gefühl hat, dass du ganz genau weiß, was sie oder er will. Du musst deine Kunden kennen und das geht über den Namen hinaus. So kannst du eine persönliche und vertraute Atmosphäre schaffen, in die sie immer wieder gerne zurückkehren.

Sammle Kundeninformationen! Vermerke dir in deinen Kundenkarteien z.B. welche Smalltalk-Themen Frau Fischer am liebsten mag oder wie Herr Meier seinen Kaffee trinkt. Eine gute Kundenbetreuung ist schließlich DER Schlüssel zum Erfolg! Nutze diese wertvollen Infos für dein Kundenmanagement und dein Kunde fühlt sich nicht nur wie ein Umsatzbringer.

Fehler Nr. 4: Potenziale nicht ausschöpfen!

Selbst, wenn man eine ordentliche und vollständige Kundenverwaltung pflegt, bleiben die wahren Potenziale oft liegen – denn mit Kundendaten lässt sich auch effektives Marketing betreiben! Während du mit bestimmten Kundeninformationen die Kundenbindung auf emotionaler Ebene steigern kannst und damit deine Kundenbeziehung qualitativ verbesserst, kannst du andere Daten dazu nutzen, die Kunden wieder anzulocken. Eine mittlerweile schon fast altbewährte, aber immer noch sehr effektive Methode ist der Email-Newsletter. Wir haben am Anfang bereits auf die Vorteile einer Kundenverwaltungssoftware hingewiesen. Manche Anbieter – wie z.B. Shore – bieten neben der Kundenverwaltung auch eine Newsletterfunktion.
Hier kannst du Kunden in von dir festgelegte Gruppen einordnen, z.B. „Stammkunden“. Mit nur einem Klick kannst du dann eine oder mehrere Kundengruppen auswählen, an die der Newsletter mit Neuigkeiten, Rabatten, Sonderaktionen oder Einladungen zu Kundenevents gesendet werden soll.
Hinweis: Natürlich musst du dabei die neue DSGVO der EU beachten, um nicht in die ein oder andere Datenschutzfalle zu tappen. Diese ist aber nicht so tragisch, wie man meinen möchte. Mehr dazu erfährst du hier.

Auch wenn man selbst oft genervt ist von den Dingern, aber der Newsletter ist – richtig eingesetzt – nach wie vor eine wahre Waffe. Wir empfehlen daher bei Wahl einer Kundenverwaltungssoftware darauf zu achten, dass diese eine Newsletterfunktion besitzt. Du wirst überrascht sein, wie einfach Kundenmanagement sein kann!

Fehler Nr. 5: Nicht in die Zukunft denken

Selbst wenn ein Jahrhunderte lang erprobtes Karteikartensystem heute noch gut funktioniert, heißt das nicht, dass es das in ein paar Jahren auch noch tut. Denn mit der Zeit werden die Aktenschränke voller, die Karteikarten unübersichtlicher und ehe du dich versiehst, platzt das Ganze aus allen Nähten. Deshalb solltest du dir jetzt schon Gedanken darüber machen, wie dein Unternehmen in Zukunft aussehen soll. Wer weiß, vielleicht eröffnest du ja einmal eine zweite Filiale und bist dann heilfroh über ein ordentliches Kundenmanagement-System. Oder es läuft so gut, dass du auf einmal sehr viele Kunden mehr hast – und du dankbar bist, dass du schon vor ein paar Jahren auf eine digitale Lösung für die Kundenverwaltung umgestiegen bist. Auch hier gilt: Mit einer intelligenten Kundenverwaltungssoftware bist du bestens für die Zukunft gerüstet und dein Unternehmen kann weiter wachsen, ohne dass du irgendwann nicht mehr hinterherkommst.

Fazit: Eine gute Kundenverwaltung ist das Fundament deines Erfolgs!

Die Verwaltung deiner Kunden ist keine lästige Arbeit, die eben gemacht werden muss. Von einer soliden Kundenverwaltung kannst du immens profitieren. Folgende Punkte solltest du bei deinem Kundenmanagement beachten:

• Vermeide Unordnung.
• Achte auf die Vollständigkeit deiner Daten.
• Vermerke dir wichtige Kundeninformationen.
• Nutze die Marketing-Potenziale.
• Denke in die Zukunft

Diese fünf Aspekte bilden die Säulen effektiver und erfolgreicher Kundenverwaltung. Am einfachsten umsetzen lassen sie sich mit einer Softwarelösung. Sie schafft die Ordnung von allein und unterstützt dich aktiv bei der Verwaltung und Nutzung deiner Daten. Sie hilft dir, Zeit zu sparen, reduziert deinen Arbeitsaufwand und entlastet deinen Arbeitsalltag.
Wenn du auf den Geschmack gekommen bist oder eine entsprechende Software unverbindlich und kostenlos testen willst, hast du hier die Möglichkeit dazu. Du musst keine Zahlungsdaten hinterlegen. Solltest du nicht begeistert sein (was ich nicht glaube), endet der Testzeitraum automatisch. Du kannst also ohne Bedenken direkt loslegen!