Achtung, Rechtsfalle! Nur so darfst du 2023 noch eine Kassenbuch-Vorlage für Excel nutzen
Mit kostenlosen Kassenbuch-Vorlagen für Excel versprechen dir viele Websites eine einfachere Buchhaltung. Aber Vorsicht: Das Führen eines Kassenbuchs mit Excel ist nicht rechtskonform! Wer sein Kassenbuch ordnungsgemäß führen will, muss so einiges beachten. Wir erklären dir hier, warum das Kassenbuch nicht mehr mit Excel geführt werden kann. Zusätzlich findest du hier in diesem Artikel viele Infos zum Führen eines Kassenbuchs mit Excel. Rechtlich können wir dich aber natürlich nicht 100 Prozent absichern, denn vieles kommt auf den Einzelfall an. Das hier ist dementsprechend keine Rechtsberatung und im Zweifel solltest du einen Steuerberater konsultieren!
Kassenbuch per Excel nicht erlaubt – was tun?
Wenn du in diesem Artikel auf der Suche nach einer Kassenbuch-Vorlage für Excel gestoßen bist, bist du jetzt sicher enttäuscht. Es gibt allerdings noch eine Möglichkeit, eine Excel-Vorlage für dein Kassenbuch zu nutzen: Du druckst die Vorlage direkt aus und füllst sie handschriftlich aus. Anschließend archivierst du den Ausdruck. Dafür kannst du unsere kostenlose Excel-Vorlage natürlich weiterhin verwenden. Hier geht es direkt zum Download!
Wer muss ein Kassenbuch führen?
In Deutschland sind im Allgemeinen alle Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen, wenn sie Bargeschäfte tätigen. Das geht aus den Paragraphen 238-241 HGB hervor. Insbesondere betrifft dies Einzelhändler, Gaststätten, Handwerker und ähnliche Geschäfte, bei denen in der Regel in bar gezahlt wird. Auch Vereine müssen unter bestimmten Umständen ein Kassenbuch führen.
Allerdings gibt es Ausnahmen. Einzelkaufleute, “die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen” (§241a HGB) sind zum Beispiel von der Führung eines Kassenbuchs befreit.
Das bedeutet auch, dass Unternehmer, die nur eine Einnahmeüberschussrechung (EÜR) machen, keiner Kassenbuch-Pflicht unterliegen. Dennoch müssen auch sie Aufzeichnungen über ihre Kasse führen, hier sind die Anforderungen aber weniger streng.
Das muss in dein Kassenbuch
Grundsätzlich muss dein Kassenbuch folgende Angaben beinhalten:
- Datum der Einnahme oder Ausgabe
- Buchungstext
- Fortlaufende Belegnummer
- Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
- Aktueller Kassenbestand (Saldo)
Rechtliche Anforderungen an ein Kassenbuch
- Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch sollte im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein. Eine Buchführung mit Bleistift, Leerzeilen im Kassenbuch oder auch eine Excel-Tabelle, die immer wieder verändert werden kann, sind also nicht ordnungsgemäß.
- Zeitliche Reihenfolge: Du solltest dein Kassenbuch chronologisch führen, das heißt die Buchungen immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge vermerken.
- Einzelne Aufzeichnungen: Du musst alle Buchungen einzeln aufführen. Ausnahmen können nur in Betrieben gemacht werden, die täglich sehr viele einzelne Bargeschäfte haben.
- Zeitnahe Bearbeitung: Alle Buchungen sollten zeitnah in das Kassenbuch eingetragen werden – das heißt spätestens am nächsten Tag.
- Verständlichkeit: Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass es „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“ (§238 HGB). Außerdem sollte das Kassenbuch grundsätzlich auf Deutsch geführt werden.
Welche Form darf ein Kassenbuch haben?
“Moment!”, hast du dir jetzt mit Sicherheit gedacht: “Bedeutet Revisionssicherheit nicht automatisch, dass das Führen eines Kassenbuchs in Excel illegal ist?” Da sind wir beim springenden Punkt. Finger weg von Excel-Vorlagen!
Eigentlich kannst du ein Kassenbuch so führen, wie du willst. Es ist also dir überlassen, ob du ein gutes altes Papier-Kassenbuch führst oder deine Buchungen elektronisch (z. B. mit einer Software oder Kassenbuch-App) festhältst. Aber: Du musst die Revisionssicherheit gewährleisten.
Das solltest du beim Kassenbuch mit Excel beachten:
Der Haken an einem Excel-Kassenbuch heißt GoBD und ist eng mit der Kassensicherungsverordnung verknüpft. Das steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Was steckt dahinter? Im Grunde nichts anderes, als dass deine Buchungen und Aufzeichnungen unveränderbar bzw. Änderungen nachvollziehbar sein müssen. Und genau das ist ja eine Excel-Tabelle nicht. Theoretisch lassen sich hier alle Buchungen im Nachhinein noch ändern, ohne dass das irgendjemand bemerkt – und das ist nicht erlaubt.
Die Führung eines Kassenbuchs in Österreich
In Österreich gelten, wie auch in Deutschland, spezifische Rechtsvorschriften für das Führen eines Kassenbuchs. Die gesetzlichen Anforderungen sind in den §§ 131 bis 134 der Bundesabgabenordnung (BAO) festgelegt.
Grundsätzlich sind alle Unternehmer, die Bargeldgeschäfte tätigen, zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Das Kassenbuch muss dabei alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und lückenlos aufzeichnen. Es muss klar und verständlich geführt werden und sämtliche Geschäftsfälle müssen nachvollziehbar sein.
Ähnlich wie in Deutschland müssen Änderungen im Kassenbuch nachvollziehbar sein und das Kassenbuch muss revisionssicher sein. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Buchungen nicht erlaubt sind. Ein Kassenbuch kann sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt werden, solange die genannten Anforderungen erfüllt sind.
Diese Dinge musst du in Österreich in deinem Kassenbuch vermerken:
- Laufende Belegnummer
- Externe Belegnummer
- Datum
- Betrag
- Bruttobetrag
- Nettobetrag
- Steuerbeträge (nach Steuersätzen getrennt)
- Steuerfreie Beträge
Zudem kannst du pro Buchung in deinem Kassenbuch auch einen Zusatztext eintragen. Das können zum Beispiel Begriffe wie “Versicherungen”, “Wareneinkauf” oder “Erlöse” sein.
Die Führung eines Kassenbuchs in der Schweiz
In der Schweiz sind die Pflichten zur Führung eines Kassenbuchs im Obligationsrecht (OR) festgelegt. Grundsätzlich sind alle juristischen Personen, Einzelunternehmen und Personengesellschaften zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.
Einzige Ausnahme: Du bist ein Einzelunternehmer oder in einer Personengesellschaft, die weniger als 500.000 CHF Jahresumsatz hat und absolut keine Bargeschäfte tätigt. Unternehmen, die keine Bargeschäfte tätigen, sind natürlich auch nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.
Das Kassenbuch muss alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und lückenlos verzeichnen. Es muss klar und verständlich geführt werden und alle Geschäftsfälle müssen nachvollziehbar sein. Änderungen im Kassenbuch müssen nachvollziehbar sein und das Kassenbuch muss revisionsfähig sein.
Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Buchungen nicht erlaubt sind. Ein Kassenbuch kann sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt werden, solange die genannten Anforderungen erfüllt sind.
In der Schweiz sind folgende Angaben im Kassenbuch verpflichtend:
- Startbetrag in deiner Geschäftskasse
- Datum
- Belegnummer
- Buchungstext zur Erklärung der Buchung (z.B. “Werbekosten”)
- Netto-Betrag in der jeweiligen Währung
- Aktueller Kassenbestand
- Mehrwertsteuersatz
- Geschuldete Mehrwertsteuer
- Saldosteuersatz
Zusammenfassung
Grundsätzlich darfst du also ein Kassenbuch so führen, wie du möchtest. Du musst dich aber an die GOBD halten – das bedeutet, dass du Einträge nicht nachträglich ändern können darfst. Eine Excel-Tabelle solltest du also ausdrucken und erst dann handschriftlich ausfüllen. Langfristig solltest du dir aber Gedanken über eine Kassenbuch-Software machen. Wir legen dir hier die Shore Software nahe, die das Kassenbuch fast wie von alleine entstehen lässt.
Häufig gestellte Fragen zum Kassenbuch
Ein Kassenbuch ist ein Buchhaltungsinstrument, das dazu dient, alle Bargeldtransaktionen eines Unternehmens zu erfassen. Es dokumentiert detailliert alle Einnahmen und Ausgaben, die in bar erfolgen, und stellt somit eine wichtige Grundlage für die Steuererklärung dar. Ein korrekt geführtes Kassenbuch ermöglicht es, den Geldfluss eines Unternehmens nachzuvollziehen und kann dabei helfen, finanzielle Unregelmäßigkeiten zu identifizieren. Es ist gesetzlich vorgeschrieben für Unternehmen, die Bargeldtransaktionen durchführen, und muss bestimmten Anforderungen entsprechen, um als revisions- und prüfungssicher zu gelten.
Das Finanzamt erkennt grundsätzlich jedes Kassenbuch an, das den vorgeschriebenen Anforderungen der jeweiligen Länder entspricht. In Deutschland müssen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten werden. In Österreich und der Schweiz gelten ähnliche Bestimmungen. Dabei gilt, dass sowohl ein traditionelles Papier-Kassenbuch als auch eine elektronische Version anerkannt wird, solange alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und lückenlos aufgezeichnet, Änderungen nachvollziehbar sind und das Kassenbuch revisionsfähig ist. Es darf keine Möglichkeit zur nachträglichen Änderung oder Löschung von Buchungen bestehen.
Ein Kassenbuch muss auf eine Weise geführt werden, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und lückenlos aufgezeichnet werden müssen. Änderungen müssen nachvollziehbar sein und das Kassenbuch revisionsfähig, das heißt, nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Buchungen sind nicht erlaubt. Weiterhin müssen alle Geschäftsfälle eindeutig identifizierbar und nachvollziehbar sein, zum Beispiel durch eine laufende Belegnummer und einen Buchungstext. Das Kassenbuch kann in Papierform oder elektronisch geführt werden, solange es den vorgegebenen Anforderungen entspricht. Es ist wichtig, dass das Kassenbuch jederzeit ein korrektes und aktuelles Bild der finanziellen Situation des Unternehmens widerspiegelt.
Nein, das ist ein oft vorkommendes Missverständnis und kann zu einer Schätzung deines Umsatzes durch das Finanzamt führen. In Excel kannst du deine Buchungen jederzeit ändern, ohne dass das nachvollziehbar für den Gesetzgeber ist.
Welches Kassenbuch für Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, ein einfaches und effizientes Kassenbuch zu führen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Wahl der Methode hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmers ab. Einige Kleinunternehmer bevorzugen vielleicht das traditionelle Papier-Kassenbuch, während andere die Bequemlichkeit einer elektronischen Lösung schätzen. Es gibt viele Kassenbuch-Softwarelösungen auf dem Markt, die speziell für Kleinunternehmer entwickelt wurden und eine Vielzahl von Funktionen bieten, wie z.B. die automatische Berechnung von Steuern, die Erstellung von Berichten und die Integration mit anderen Buchhaltungssystemen. Eine dieser Lösungen kommt von Shore und wird schon in über 10.000 Kleinunternehmen eingesetzt.
