Kassenbuch mit Excel: Wann ist das erlaubt? (+ kostenlose Vorlage)

von Anna | 9. September 2020

Einleitung

In diesem Artikel erfährst du:

Ob du dein Kassenbuch mit Excel führen darfst
Wo rechtliche Hürden beim Excel-Kassenbuch liegen
Wie du es richtig machst und wo du eine Vorlage findest

Würde man Unternehmer nach den Top 10 der nervigsten Aufgaben im Geschäftsalltag fragen, dürfte „Kassenbuch führen“ wohl recht weit oben auf der Liste erscheinen.

Verständlicherweise: Wer sein Kassenbuch ordnungsgemäß (!) führen will, muss so einiges beachten.

Wer muss ein Kassenbuch führen? Was sind die GoBD? Und wann reicht eine Excel-Tabelle aus? Hier bekommst du die Antworten auf die wichtigsten Fragen!

Als Bonus haben wir für dich eine Excel-Kassenbuch-Vorlage erstellt, die du dir kostenlos herunterladen kannst.

Klare Rahmenbedingungen beim Kassenbuch

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, ergibt sich unter anderem aus den Paragraphen 238-241 HGB. Eine solche Pflicht besteht allerdings nicht für „Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen“ (§241a HGB).

Das bedeutet auch, dass Unternehmer, die nur eine Einnahmeüberschussrechung (EÜR) machen, keiner Kassenbuch-Pflicht unterliegen. Dennoch müssen auch sie Aufzeichnungen über ihre Kasse führen, hier sind die Anforderungen aber weniger streng. Im Zweifelsfall gilt: Wende dich an deinen Steuerberater, dann bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Das muss in dein Kassenbuch

Grundsätzlich muss dein Kassenbuch folgende Angaben beinhalten:

Datum der Einnahme oder Ausgabe
Buchungstext
Fortlaufende Belegnummer
Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
Aktueller Kassenbestand (Saldo)

Wie muss ein Kassenbuch aussehen?

Rechtliche Anforderungen an ein Kassenbuch

Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch sollte im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein. Eine Buchführung mit Bleistift, Leerzeilen im Kassenbuch oder auch eine Excel-Tabelle, die immer wieder verändert werden kann, sind also nicht ordnungsgemäß.
Zeitliche Reihenfolge: Du solltest dein Kassenbuch chronologisch führen, das heißt die Buchungen immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge vermerken.
Einzelne Aufzeichnungen: Du musst alle Buchungen einzeln aufführen. Ausnahmen können nur in Betrieben gemacht werden, die täglich sehr viele einzelne Bargeschäfte haben.

Zeitnahe Bearbeitung: Alle Buchungen sollten zeitnah in das Kassenbuch eingetragen werden – das heißt spätestens am nächsten Tag.
Verständlichkeit: Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass es „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“ (§238 HGB). Außerdem sollte das Kassenbuch grundsätzlich auf Deutsch geführt werden.

Was ist der Nutzen einer Kundenkartei?

Welche Form darf ein Kassenbuch haben?

Eigentlich kannst du ein Kassenbuch so führen, wie du willst. Es ist also dir überlassen, ob du ein gutes altes Papier-Kassenbuch führst oder deine Buchungen elektronisch (z. B. mit einer Software oder Kassenbuch-App) festhältst. In jedem Fall muss dein Kassenbuch aber die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Mit einem ordnungsgemäß geführten Papier-Kassenbuch oder einer finanzamtkonformen Software bist du immer auf der sicheren Seite. Und wie sieht es mit einer Excel-Tabelle aus? Ist das nicht der goldene Mittelweg zwischen „einfacher Tabelle“ aber trotzdem „zeitgemäß-elektronisch“? Ja, allerdings nur, wenn du bestimmte Dinge beachtest.

Das solltest du beim Kassenbuch mit Excel beachten:

Der Haken an einem Excel-Kassenbuch heißt GoBD und ist eng mit der Kassensicherungsverordnung verknüpft. Das steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Was steckt dahinter? Im Grunde nichts anderes, als dass deine Buchungen und Aufzeichnungen unveränderbar bzw. Änderungen nachvollziehbar sein müssen. Und genau das ist ja eine Excel-Tabelle nicht. Theoretisch lassen sich hier alle Buchungen im Nachhinein noch ändern, ohne dass das irgendjemand bemerkt – und das ist nicht erlaubt.

Die Lösung dieses Problems ist aber einfach: Druckst du deine Übersicht regelmäßig aus und unterschreibst sie, sind die Daten unveränderbar gesichert.

Zusammenfassung

Grundsätzlich darfst du also ein Kassenbuch so führen, wie du möchtest. Du musst dich aber an die GOBD halten – das bedeutet, dass du Einträge nicht nachträglich ändern können darfst.

Eine Excel-Tabelle solltest du also regelmäßig ausdrucken und unterschreiben. Mit unserer Vorlage ist das kein Problem.

Langfristig solltest du dir aber Gedanken über eine Kassenbuch-Software machen. Wir legen dir hier die Shore Software nahe, die das Kassenbuch fast wie von alleine entstehen lässt.

Aus diesem Artikel solltest du mitnehmen:

Ein Kassenbuch kann per Excel geführt werden
Ein Kassenbuch muss die Grundsätz der GOBD einhalten
Früher oder später empfiehlt sich eine entsprechende Software

Kassenbuch-Vorlage für Excel

Mit unserer Excel-Vorlage erstellst du unkompliziert und schnell ein übersichtliches Kassenbuch. Achte nur darauf, dass du es regelmäßig ausdruckst und unterschreibst!

Kostenloser Download

Anna

Anna ist eine begeisterungsfähige Person, die viel und gerne über alle Themen schreibt, die sie interessieren und sich gerne in der Nähe von Gewässern, lieben Menschen und manchmal zu lange an der richtigen Wortwahl aufhält. Wird schnell ungeduldig, wenn etwas zu lange dauert, kann aber gleichzeitig etliche Stunden im richtigen Buchladen verbringen und sich dort vor allem schwer vom Wühltisch mit den Alpenkrimis losreißen. Ist darüber hinaus der festen Überzeugung, dass Obst besser schmeckt, wenn Mütter es aufschneiden oder man es auf einem Berggipfel isst.