Ist deine Kasse GoBD-konform? Mach den Kassen-Check!

Hach ja, die GoBD… Was war das nochmal? Irgendwas mit der Kasse, oder? Wir wissen es ja: Dienstleister und Einzelhändler haben eigentlich schon genug zu tun. Dass man sich da nicht auch noch freudenschreiend auf die GoBD stürzt und seine komplette Buchhaltung und Kassenführung hinterfragt, ist verständlich. Wer allerdings gegen die Regelungen verstößt, kann Probleme vom Finanzamt bekommen – und muss unter Umständen mit erheblichen Hinzuschätzungen rechnen. Damit das nicht passiert, haben wir für dich alles, was du über die GoBD wissen musst, hier zusammengefasst.

GoBD – was ist das überhaupt?

Bei den GoBD, also den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ handelt es sich ganz grob gesagt um Kriterien und Richtlinien zur elektronischen Buchhaltung. Etwas genauer gesagt geht es darum, wie steuerrelevante Belege aufbewahrt werden müssen. Und dabei gilt es eine ganze Menge zu beachten.

Für wen gelten die GoBD?

Die einfache Antwort ist: für fast jeden. Denn die GoBD betreffen alle, die in irgendeiner Form Gewinn erzielen. Wenn du also Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständiger bist oder sonst irgendwie Gewinn erzielst, bist du zur ordnungsgemäßen Buchführung nach den GoBD verpflichtet. Die Verantwortung dafür, dass die GoBD eingehalten werden, trägt außerdem allein der Steuerpflichtige.

GoBD-Check: Buchhaltung

Die GoBD verpflichtet Unternehmer dazu, ihre Bücher gemäß gesetzlichen Vorgaben zu führen. Dabei müssen bestimmte Grundsätze erfüllt sein:

• Nachvollziehbarkeit: Aufzeichnungen und Buchungen müssen immer nachvollziehbar sein. Buchungen ohne Belege sind deshalb nicht erlaubt.
• Nachprüfbarkeit: Die Buchführung muss nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können muss.
• Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nicht im Nachhinein geändert werden. Wenn Korrekturen vorgenommen werden, muss der ursprüngliche Inhalt immer erkennbar bleiben.
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln und lückenlos aufgezeichnet werden. Grundlage hierfür ist die Einzelaufzeichnungspflicht.
• Richtigkeit: Eigentlich ein offensichtlicher Punkt. Alle Buchungen müssen ihre Richtigkeit haben.
• Zeitgerechte Buchungen: Bargeldbewegungen müssen täglich erfasst werden. Für bargeldlose Transaktionen gilt eine Frist von zehn Tagen.
• Aufbewahrung: Alle elektronisch eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht gilt zehn Jahre lang.
• Ordnung: Alle Buchungen müssen einzeln, sachlich und chronologisch geordnet, nach Konten dargestellt und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
• Sicherheit: Alle Daten müssen vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sein.

In unserer Infografik haben wir alle wichtigen Punkte noch einmal für dich zusammengefasst.

Das müssen elektronische GoBD-konforme Kassen können

Registrierung beim Finanzamt

Deine elektronische Kasse musst du beim Finanzamt anmelden und dabei auch den Einsatzort angeben.

Zertifizierte TSE-Vorrichtung

Ab Herbst 2020 benötigen elektronische Kassensysteme eine zertifizierte TSE-Vorrichtung. Diese Sicherheitseinrichtung verhindert, dass Manipulationen am Datenspeicher vorgenommen werden können. Die Pflicht zur TSE ergibt sich übrigens auch aus der Kassensicherungsverordnung.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den technischen und organisatorischen Ablauf zur jeweiligen Kasse. Dazu gehören die angelegten Artikel und Warengruppen, Stammdaten, Bedienungsanleitung, Programmdokumentation und Programmieranleitung. Die Verfahrensdokumentation musst du jederzeit vorlegen können.

Elektronische Einzelaufzeichnung

Deine elektronische Kasse muss alle Kassenvorgänge einzeln aufzeichnen können. Kassenabschlüsse sollen damit manipulationssicher werden. Ein Prüfer vom Finanzamt muss bei einer Kassennachschau zudem die elektronischen Speicher prüfen und auslesen können.

Auf der Suche nach der richtigen Kasse?

Wenn du noch auf der Suche nach der richtigen Kasse für dich bist, können wir dir gerne weiterhelfen: Die Shore Kasse ist ein App-Kassensystem, das dir eine intelligente All-In-One-Lösung bietet. Kassensoftware, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Online-Shop – alles unter einem Hut! Selbstverständlich ist unser System GoBD-konform und erfüllt die neuesten Regelungen der Kassensicherungsverordnung. Damit kannst du dich entspannt zurücklehnen und dich voll und ganz auf dein Business konzentrieren.

Bitte beachten: Mit dieser Website möchten wir unseren Lesern einen Überblick zu GoBD-Konformität bei Kassensystemen geben. Es handelt sich hierbei nicht um eine umfassende Anleitung oder eine rechtliche Empfehlung. Jedes Unternehmen sollte selbst die notwendigen Schritte unternehmen, um GoBD-Konformität zu gewährleisten.