Automatische Terminerinnerungen per E-Mail und SMS
In hektischen Gesellschaft sind Zeitmanagement und Organisation immer wichtiger. Vor allem für Unternehmen, die Termine mit Kunden haben, sind automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS hilfreich. Damit kann man nicht nur No-Shows verhindern, sondern auch die Kunden glücklich machen und die Effizienz steigern. Win-win!
Was sind automatische Terminerinnerungen?
Automatische Terminerinnerungen sind kleine Helfer, die Kunden daran erinnern, wichtige Termine nicht zu verpassen. Diese Erinnerungen können per E-Mail oder SMS verschickt werden – ganz automatisch, ohne dass wir uns einmischen müssen. So kannst du sicher sein, dass deine Kundschaft immer rechtzeitig Bescheid weiß!
Übrigens: Falls du auf der Suche nach Textvorlagen für deine Terminerinnerung bist, dann schau in unseren speziellen Artikel dafür.
Warum sind automatische Terminerinnerungen wichtig?
In ganz erster Linie gehören automatische Terminerinnerungen inzwischen einfach zum Standard bei einem gut organisierten Unternehmen in der Dienstleistung. Die alltäglichen Abläufe von uns und unseren Mitmenschen sind in den letzten Jahren enorm flexibel geworden. Schnell werden deshalb Sachen vergessen. Deshalb ist es wichtig, Menschen an die Hand zu nehmen und ggf. auch mal an einen Termin zu erinnern.
Für das Unternehmen, das automatische Terminerinnerungen einsetzt, bedeuten automatische Terminerinnerungen mehr Umsatz. Denn wenn ein Termin ausfällt, kann dieser nur bedingt dem Kunden in Rechnung gestellt werden. In der Regel bedeutet ein sogenannter No-Show den kompletten Umsatzverlust! Eine Terminerinnerung kann die Wahrscheinlich für einen No-Show wesentlich senken.
Außerdem können automatische Terminerinnerungen zur Kundenzufriedenheit beitragen. Kunden schätzen es, wenn sie an ihre Termine erinnert werden, da dies zeigt, dass das Unternehmen ihren Bedürfnissen Aufmerksamkeit schenkt.
Nicht zu vernachlässigen ist zudem, dass Terminerinnerungen auch nochmal an inhaltliche Punkte erinnern können. Patienten sollen vor dem Termin ihre Daten hochladen oder aktuelle Blutwerte mitbringen? Eine automatische Terminerinnerung kann manuellen Zusatzaufwand vor Ort verhindern.
Mehr Umsatz mit Terminerinnerungen!?
Glaubst du nicht? Mit unserem Rechner kannst du in knapp 2–3 Minuten herausfinden, wie viel Umsatz dir aktuell entgeht und den du mit automatischen Terminerinnerungen einholen könntest.
Was bedeutet Termintreue in diesem Zusammenhang?
Termintreue beschreibt die Wahrscheinlichkeit, dass sich Kundschaft an die vereinbarten Termine hält. Diese Termintreue variiert stark und ist oftmals abhängig von der Branche sowie dem individuellen Kundenverhalten.
In einigen Bereichen, wie beispielsweise im Gesundheitswesen, ist die Termintreue meist sehr hoch, da die Kunden die Wichtigkeit ihrer Termine erkennen und sie selten versäumen. In anderen Branchen, wie beispielsweise der Schönheits- und Friseurbranche, kann die Termintreue jedoch variieren.
Einige Kunden halten ihre Termine strikt ein, während andere tendenziell kurzfristige Änderungen vornehmen oder ihre Termine versäumen. Dies kann zu Herausforderungen in der Terminplanung und im Betriebsablauf führen.
Wie funktionieren automatische Terminerinnerungen?
Die Einrichtung von automatischen Terminerinnerungen kann je nach den spezifischen Anforderungen und Fähigkeiten deines Unternehmens variieren.
Aber, da automatische Terminerinnerungen inzwischen einfach extrem wichtig sind, gilt, dass du dich bei der Auswahl deiner Terminverwaltungssoftware unbedingt nach der Möglichkeit von Erinnerungen via SMS oder E-Mail informieren solltest.
In der Shore Software zum Beispiel kannst du Terminerinnerungen sehr einfach einrichten. Du erstellst eine passende Nachricht und gibst an, wie viele Tage, Stunden oder Minuten vor dem Termin die Nachricht entweder per E-Mail oder SMS versendet werden soll.
Vergleich: SMS oder E-Mail als automatische Terminerinnerung?
Die Wahl zwischen SMS und E-Mail für automatische Terminerinnerungen hängt von verschiedenen Faktoren ab. SMS-Erinnerungen bieten den Vorteil, dass sie oft sofort gelesen werden. Sie sind kurz, prägnant und erfordern keine Internetverbindung, was sie besonders nützlich macht, wenn Ihre Kunden unterwegs sind. In unserem spezifischen Artikel über Terminerinnerungen per SMS kannst du mehr herausfinden.
Im Vergleich dazu können E-Mail-Erinnerungen mehr Informationen enthalten und sind besser geeignet für detaillierte Anweisungen oder wenn eine schriftliche Bestätigung des Termins benötigt wird. Sie bieten auch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, wie z. B. Wegbeschreibungen oder zusätzliche Dokumente.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Wirksamkeit von SMS und E-Mail stark davon abhängt, wie deine Kunden mit diesen Kommunikationskanälen interagieren. Einige Kunden bevorzugen vielleicht SMS, während andere E-Mails bevorzugen.
Und was ist mit WhatsApp?
Eigentlich logisch, oder? WhatsApp wird zur Kommunikation viel öfter genutzt als SMS. Doch hier gilt es, preisliche Aspekte zu berücksichtigen. WhatsApp berechnet seine Preise nicht per Nachricht, sondern per Zeitfenster, in dem man mit einer Kundin in Kontakt ist.
Dadurch entstehen für übliche Dienstleister wie Friseursalons, Kosmetikstudios oder Heilpraxen schnell wesentlich höhere Kosten als beim Versand via SMS. Kosteneffizient sind automatische Terminerinnerungen per WhatsApp erst dann, wenn man viele Nachrichten innerhalb von zum Beispiel 24 Stunden verschicken möchte – und das ist meistens nicht der typische Anwendungsfall.
Besonderheiten der Branchen: Friseure, Kosmetiker und Gesundheit
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Herausforderungen in Bezug auf Terminmanagement.
Friseure, zum Beispiel, haben oft einen engen Terminplan und eine hohe Kundenrotation. Daher können automatische Terminerinnerungen dazu beitragen, ungeplante Terminausfälle zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
Kosmetikstudios bieten häufig eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die unterschiedliche Zeitfenster erfordern. Eine effektive Terminerinnerung kann dabei helfen, die Zeitplanung zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Im Gesundheitssektor, wo die Einhaltung von Terminen oft von entscheidender Bedeutung ist, können solche Erinnerungen dazu beitragen, die Patientenversorgung zu verbessern und den Betrieb reibungslos zu gestalten. Trotz dieser Unterschiede können alle drei Branchen von den Vorteilen der automatischen Terminerinnerungen durch die Shore Software profitieren.
Online-Kalender zur Terminverwaltung
Um automatische Terminerinnerungen versenden zu können, muss in der ein oder anderen Art ein Online-Kalender zum Einsatz kommen, in dem die aktuellen Termine verwaltet werden. Richtig eingesetzt macht der Online-Kalender die Arbeit eines ganzen Mitarbeitenden: Termine buchen lassen, ändern oder stornieren. Zudem werden Verfügbarkeiten angezeigt und Doppelbuchungen verhindert.
Terminverschiebungen
Beim Thema Online-Kalender spielen auch Terminverschiebungen auch eine wichtige Rolle. In vielen Branchen sind Terminstornierungen oder Verschiebungen eine unvermeidbare Realität. Kommen aber Terminerinnerungen zum richtigen Zeitpunkt, können Kunden und Patienten sich flexibel umbuchen. Das ist nicht immer ideal, aber dafür immerhin besser als ein kompletter No-Show.
Fazit
Die Implementierung von automatischen Terminerinnerungen kann einen bemerkenswerten Einfluss auf jedes dienstleistende Unternehmen haben. Sie können dazu beitragen, No-Shows zu reduzieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Umsatz des Unternehmens steigern. Mit den richtigen Tools und der richtigen Planung kann auch dein Unternehmen diese Technologie nutzen und von den Vorteilen profitieren. Berechne gerne, was automatische Terminerinnerungen für dich bedeuten würden.
