So sparst du als Unternehmer Zeit beim Steuerberater

Die Steuern – Ein Thema, mit dem sich die wenigsten von uns gerne beschäftigen. Trotzdem müssen wir uns nun einmal darum kümmern. Steuerberater sind da eine große Hilfe und für Unternehmer unumgänglich. Leider können sie dich aber auch ganz schön viel Geld kosten. Denn wie eigentlich in allen Lebenssituationen ist Zeit einfach Geld. Es gibt aber tatsächlich einige Tipps und Tricks, wie du als Unternehmer beim Steuerberater Zeit und somit auch Geld sparen kannst. Wir haben dir hier mal ein paar zusammengesucht.

Die Buchhaltung ist das A und O

Mit der richtigen Ordnung kannst du dein Papierchaos im Handumdrehen beseitigen und in Zukunft auch vermeiden. Ein weiterer ausschlaggebender Pluspunkt, ist die Zeitersparnis beim Steuerberater. Es sollte deine höchste Priorität sein, bei deiner Beratungsperson alle Buchhaltungsunterlagen vollständig und sortiert abzugeben. Das gilt übrigens nicht nur offline für das Papier, sondern auch, wenn du deine Daten online übermittelst.

Am besten kannst du zum Beispiel folgende Sortierung (sowohl online als auch offline) als Ausgangssituation verwenden:

Kasse

In deinem Ordner für die Kasse sammelst du alle Quittungen und Rechnungen über Bareinnahmen und Barausgaben. Ganz wichtig ist dabei, dass die Kasse auf gar keinen Fall ins Minus geraten darf, weil das sonst bedeuten würde, dass du deine Kasse nicht ordnungsgemäß führst. Eigentlich selbsterklärend ist dann noch, dass deine Belege natürlich nach Datum sortiert werden sollten. Am besten heftest du dafür deinen ersten Beleg nach vorne und alle darauffolgenden dahinter, sodass eine logische Reihenfolge beim Durchblättern entsteht. Oder du hast ein Kassensystem, das für dich ganz automatisch ein digitales Kassenbuch führt.

Bank

In den Bank-Ordner kommen all deine wichtigen Kontoauszüge, also die mit relevanten Einnahmen und Ausgaben. Auch hier ist es wieder wichtig, dass du diese nach Datum sortierst.

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die du deinen Kunden ausgestellt hast. In diesen Ordner kommen also all diese Rechnungen. Auch hier musst du wieder auf das Datum achten, aber dieses Mal auch auf die Rechnungsnummer. Die darf nämlich immer nur einmal vergeben werden und muss fortlaufen, also quasi immer größer werden.

Eingangsrechnungen

Wenn du Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern bekommen solltest, werden diese als Betriebsausgaben kategorisiert. Wichtig ist allerdings, dass du diese Kosten nur mit der Rechnung verbuchen kannst. Deshalb ist der Ordner der Eingangsrechnungen ebenfalls von Bedeutung für dich. Auch hier ist wieder wichtig, dass du nach Datum sortierst.

Ein kleiner Tipp: Onlinerechnungen, Rechnungen, die mit der EC-Karte oder per PayPal bezahlt wurden, dürfen hier nicht fehlen, werden aber gerne mal übersehen.

Übrigens ist das ganze „Rechnungen-Sammeln“ mit einer Buchhaltungssoftware natürlich noch einmal viel einfacher. So sparst du dir viel manuelle Arbeit.

Verträge und andere wichtige Dokumente

Auch neu aufgesetzte Verträge sind wichtig für deinen Steuerberater. Am besten schickst du direkt nach dem Abschluss eines neuen Vertrages eine Kopie an deine Beratungsperson damit Rückfragen und der damit zusammenhängende Aufwand reduziert beziehungsweise vermieden werden kann. Die Originale sammelst du dann trotzdem noch in chronologischer Reihenfolge für dich separat.

Für deinen Steuerberater bleibt dann im besten Fall nur noch der Jahresabschluss oder die UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) als Aufgabe übrig. Auch hier kannst du aber trotzdem noch den Arbeitsaufwand verringern und Zeit und Kosten beim Steuerberater sparen.

Umsatzsteuervoranmeldung einfach selbst erledigen

Die Umsatzsteuer, die du bei dem Verkauf deiner Produkte oder Dienstleistungen einziehst – in der Regel wird diese in der Höhe von 7 oder 19 Prozent zu deinem Nettopreis hinzugerechnet – darfst du natürlich nicht behalten. Diese Steuer muss nämlich an das Finanzamt weitergeleitet werden. Für dich ist dann außerdem wichtig zu wissen, dass du basierend auf der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) nicht jährlich einmal einen gesamten Betrag an das Finanzamt überweisen musst, sondern unter bestimmten Umständen entweder monatlich oder vierteljährlich eine Bezahlung tätigen musst.

Bei der UStVA kannst du tatsächlich Zeit und Geld beim Steuerberater sparen, wenn du sie einfach selbst erledigt. Das Ganze erfolgt einfach über die offizielle Software des Finanzministeriums – ELSTER. Hier ist es nur wichtig, dass du alle wichtigen Daten an der richtigen Stelle einträgst. Falls du allerdings komplett planlos bei der Bedienung der Software bist, müssen wir dich leider enttäuschen, es findet bei der Nutzung keine Beratung statt und aktive Hilfe findest du auch nicht. Wenn du also nur Bahnhof verstehst, solltest du dich lieber doch an einen Experten wenden, der im Endeffekt dann vielleicht doch mehr Zeit spart.

Kleiner Disclaimer: Sprich vorher mit deinem Steuerberater ab, ob er die Umsatzsteuervoranmeldung und die monatliche Buchhaltung selbst erledigen möchte. Manchmal ist es für sie viel zeitsparender, wenn sie durch ihre eigenen Ordner durchblättern können und nicht vorher dein System verstehen müssen. Bei einigen Steuerberatern ist dies auch die Voraussetzung, um Mandant zu werden.

Mit der DATEV-Schnittstelle Zeit beim Steuerberater sparen

Schon seit dem 01.01.2017 müssen Kassendaten in bargeldintensiven Geschäften revisionssicher archiviert sein und im Prüfungsfall jederzeit und unverzüglich lesbar sein. Das DATEV Kassenarchiv erfüllt diese Anforderung, indem alle Daten und Belege digital von der Kasse in die Finanzbuchführung übertragen werden. Mit dem DATEV Kassenarchiv online kann man täglich automatisch die Kassendaten GoBD-konform in der Cloud speichern. Mit der Schnittstelle zum DATEV Kassenbuch online findet eine tägliche, voll-automatische und ordnungsgemäße Führung deines Kassenbuchs statt und deine Kassenbuchungen werden direkt zu deinem Steuerberater bzw. zu den DATEV-Rechnungswesenprogrammen übertragen. Es findet also ein durchgängiger digitaler Workflow statt, der dir eine Menge Zeit ersparen kann und auch für deinen Steuerberater weniger Aufwand bedeutet.

Dein Steuerberater muss quasi nur noch einen Knopf drücken: Deine Kassendaten werden dann in Form von Buchungsvorschlägen in die DATEV Software übertragen und dein Steuerberater muss diese nur noch verbuchen. Das heißt:

• Der administrative Aufwand wird reduziert
• Es gibt eine geringere Fehlerquote

Um Zeit und Geld zu sparen, sollte also deine Kassensoftware über eine DATEV-Schnittstelle verfügen.

Das Beste: Neue Schnittstelle von Shore zu DATEV

Wir von Shore fokussieren uns auf die Digitalisierung von Dienstleistern und Einzelhändlern und haben in diesem Rahmen in die Zusammenarbeit mit DATEV investiert. Neben der Schnittstelle zum DATEV Kassenarchiv online besteht in unserer Kassensoftware nun auch eine Schnittstelle zum DATEV Kassenbuch online. So entstehen nicht nur Vorteile für dich, sondern auch für deinen Steuerberater.

Übrigens sind wir natürlich keine Steuerberater. Deshalb sind auch alle Angaben ohne Gewähr und sollten im Ernstfall noch einmal selbst überprüft werden.