E-Rechnungspflicht ab 2025: Was du jetzt wissen und tun musst

Hey du! Ja, genau du mit deinem Friseursalon, Kosmetikstudio oder kleinem Unternehmen. Hast du schon von der E-Rechnungspflicht gehört, die ab 2025 auf uns zukommt? Keine Panik, wenn nicht – wir sind hier, um dir alles zu erklären und dich Schritt für Schritt durch dieses Thema zu führen. Also, schnapp dir einen Kaffee (oder was auch immer dich bei Laune hält) und lass uns gemeinsam in die Welt der E-Rechnungen eintauchen!

Warum du dich jetzt mit E-Rechnungen beschäftigen solltest

Stell dir vor, du könntest all den Papierkram in deinem Büro loswerden. Keine Stapel von Rechnungen mehr, die sich auf deinem Schreibtisch türmen. Keine verzweifelten Suchaktionen nach dieser einen wichtigen Rechnung, die du gerade dringend brauchst. Klingt gut, oder?

Genau das verspricht die Zukunft mit E-Rechnungen. Aber es geht nicht nur um aufgeräumte Schreibtische. Ab dem 1. Januar 2025 wird es ernst: Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Das bedeutet, dass du als Inhaber oder Inhaberin eines kleinen Unternehmens in der Lage sein musst, elektronische Rechnungen zu empfangen und später auch zu versenden.

Jetzt denkst du vielleicht: „Oh nein, noch mehr Bürokratie!“ Und das stimmt auch so halb. Aber du wirst auch schnell merken: Am Ende wird alles einfacher, schneller und effizienter. In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du über die E-Rechnungspflicht wissen musst und wie du dich optimal darauf vorbereitest. Also, lass uns loslegen!

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Bevor wir in die Details eintauchen, lass uns erst einmal klären, was eine E-Rechnung überhaupt ist. Denn Achtung: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die du als PDF per E-Mail verschickst!

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem speziellen elektronischen Format. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einer strukturierten Form, die von Computersystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Stell dir das wie eine Art digitales Formular vor, bei dem jede Information ihren festen Platz hat.

Der große Unterschied zu einer PDF-Rechnung oder einer Papierrechnung ist, dass bei der E-Rechnung keine manuelle Eingabe der Daten mehr nötig ist. Dein Computersystem kann die Informationen direkt auslesen und weiterverarbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler, die beim manuellen Abtippen entstehen können.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick:

1. Zeitersparnis: Keine manuelle Dateneingabe mehr nötig
2. Weniger Fehler: Automatische Verarbeitung reduziert Übertragungsfehler
3. Schnellere Zahlungen: Durch automatisierte Prozesse werden Rechnungen schneller beglichen
4. Kosteneinsparung: Kein Papier, kein Porto, weniger Personalaufwand
5. Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch schont die Ressourcen
6. Bessere Übersicht: Alle Rechnungen digital an einem Ort
7. Einfachere Archivierung: Keine Papierordner mehr, alles digital und leicht durchsuchbar

Na, klingt das nicht schon viel besser als der Papierkrieg, den du bisher gewohnt warst?

Die wichtigsten Fakten zur E-Rechnungspflicht

Jetzt, wo du weißt, was eine E-Rechnung ist, lass uns über die Pflicht sprechen, die auf uns zukommt. Hier sind die wichtigsten Fakten, die du kennen solltest:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, Kleinunternehmer und Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Die Pflicht gilt für den B2B-Bereich, also für Geschäfte zwischen Unternehmen.
• In einem ersten Schritt geht es nur um den Empfang von E-Rechnungen. Das Versenden wird erst später verpflichtend.
• Es gibt Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, steuerfreie Leistungen und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

Wichtig: Die E-Rechnungspflicht betrifft wirklich jeden – vom Ein-Frau-Betrieb bis zum großen Mittelständler. Also auch dich und deinen Betrieb!

Zeitplan und Fristen: Wann wird’s ernst?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise. Hier ist der Fahrplan, den du dir merken solltest:

Aktuell (2024):

• Jetzt ist die Zeit, dich mit dem Thema vertraut zu machen.
• Sprich mit deinem Steuerberater oder IT-Dienstleister über die nötigen Vorbereitungen.
• Informiere dich über Beratungsangebote und Seminare zum Thema, zum Beispiel bei der jeweiligen Handwerkskammer.

Ab 1. Januar 2025:

• Du musst E-Rechnungen empfangen können.
• Du brauchst ein E-Mail-Postfach für den Empfang oder die Möglichkeit, E-Rechnungen aus Kundenportalen herunterzuladen.
• Du musst die E-Rechnungen lesen und archivieren können.
• Aber keine Sorge: Papierrechnungen bleiben vorerst noch erlaubt, wenn der Empfänger keine E-Rechnung fordert.

Ab 1. Januar 2027:

• Wenn dein Jahresumsatz über 800.000 Euro liegt, musst du ab jetzt E-Rechnungen im B2B-Bereich verschicken.
• Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen senden.

Ab 1. Januar 2028:

• Jetzt wird’s ernst für alle: Ab diesem Datum müssen ausnahmslos alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verschicken.
• Für Rechnungen an Privatkunden bleibt alles beim Alten – hier sind weiterhin Papierrechnungen oder PDFs erlaubt.

Puh, das ist eine Menge Infos auf einmal, oder? Aber keine Sorge, du hast noch Zeit, dich vorzubereiten. Wichtig ist, dass du jetzt schon anfängst, dich mit dem Thema zu beschäftigen.

Technische Grundlagen: XRechnung, ZUGFeRD und Co.

Okay, jetzt wird’s ein bisschen technisch – aber keine Angst, wir erklären es dir so einfach wie möglich!

Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate. In Deutschland sind vor allem zwei davon wichtig:

1. XRechnung: Das ist sozusagen der „Mercedes“ unter den E-Rechnungsformaten. Es wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Eine XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, also eine Art Computersprache, die Menschen nicht direkt lesen können.
2. ZUGFeRD: Das ist der „Volkswagen“ – praktisch und weit verbreitet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine normale PDF-Datei (die du lesen kannst) mit einem eingebetteten XML-Datensatz (den der Computer lesen kann).

Wie empfängst du nun eine E-Rechnung? Ganz einfach:

• Du bekommst die E-Rechnung per E-Mail oder lädst sie aus einem Kundenportal herunter.
• Um die Rechnung zu lesen, brauchst du eine spezielle Software. Es gibt kostenlose Tools wie den vom Bund geförderten „Quba-Viewer„, die dir dabei helfen.
• Die Software macht die strukturierten Daten für dich sichtbar und lesbar.

Und wie erstellst und versendest du eine E-Rechnung?

• Dafür brauchst du eine Software, die E-Rechnungen im richtigen Format erstellen kann.
• Viele gängige Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktion bereits an oder werden sie bis 2027 einführen.
• Die erstellte E-Rechnung kannst du dann per E-Mail versenden oder in ein Kundenportal hochladen.

Klingt kompliziert? Ist es am Anfang vielleicht auch ein bisschen. Aber keine Sorge, mit der Zeit wird das so selbstverständlich wie das Verschicken einer E-Mail.

Praktische Umsetzung für deinen Betrieb: So machst du dich fit für E-Rechnungen

Jetzt wird’s praktisch! Hier ist deine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Betrieb fit für E-Rechnungen machst:

1. Bestandsaufnahme:

• Wie stellst du bisher Rechnungen aus?
• Welche Software nutzt du für deine Buchhaltung?
• Wie viele Rechnungen stellst du pro Monat aus und wie viele empfängst du?

2. Informieren und Beraten lassen:

• Sprich mit deinem Steuerberater über die E-Rechnungspflicht.
• Kontaktiere deine Handwerkskammer – viele bieten spezielle Beratungen und Seminare an.
• Frag bei deinem IT-Dienstleister nach, welche Lösungen er empfiehlt.

3. Software-Lösung finden:

• Prüfe, ob deine aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt oder ein Update geplant ist.
• Falls nicht, informiere dich über spezielle E-Rechnungs-Software.
• Beliebte Lösungen sind zum Beispiel:
  • DATEV E-Rechnungsplattform
  • Lexware
  • Sage
  • sevDesk
• Achte darauf, dass die Software sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt.
• Kleine Info: Auch bei Shore arbeiten wir daran, dass du mit der Shore Kasse pünktlich mit E-Rechnungen loslegen kannst

4. Implementierung:

• Installiere die nötige Software oder aktiviere die E-Rechnungsfunktion in deinem bestehenden System.
• Teste ausgiebig den Empfang und das Auslesen von E-Rechnungen.
• Übe das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen.

5. Mitarbeiter schulen:

• Erkläre deinen Mitarbeitenden, was sich ändert und wie sie mit E-Rechnungen umgehen sollen.
• Biete bei Bedarf Schulungen an.

6. Kunden und Lieferanten informieren:

• Teile deinen Geschäftspartnern mit, dass du ab jetzt E-Rechnungen empfangen kannst.
• Frag nach, ob sie schon E-Rechnungen versenden können. Eventuell lässt sich hier eine kleine „Übungspartnerschaft“ einrichten

7. Archivierung einrichten:

• Stelle sicher, dass du E-Rechnungen GoBD-konform (das sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) für 10 Jahre archivieren kannst.
• Viele E-Rechnungs-Lösungen bieten eine integrierte Archivierungsfunktion.

Denk daran: Du musst das Rad nicht neu erfinden. Es gibt viele Lösungen und Experten, die dir helfen können. Scheue dich nicht, Unterstützung in Anspruch zu nehmen!

Häufige Fragen und Antworten

Hier sind einige der Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden – vielleicht ist deine ja auch dabei! Du hast eine Frage, die offen geblieben ist? Dann ab damit in den Kommentarbereich!