Warum das Faxgerät in Deutschlands Unternehmen noch immer rockt!

Wer hätte es gedacht? In einer Zeit, in der wir über 5G, künstliche Intelligenz und Cloud-Computing sprechen, hält sich ein Gerät hartnäckig: das Faxgerät. Laut einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom nutzen immer noch 77 Prozent der deutschen Unternehmen das gute alte Fax. Besonders erstaunlich ist, dass jedes vierte Unternehmen das Fax häufig oder sehr häufig verwendet. Warum ist das so, und was bedeutet das für kleine Unternehmen in der Friseur-, Beauty- und Health-Branche?

Warum faxen deutsche Unternehmen immer noch?

Die Gründe für die anhaltende Nutzung des Faxgeräts sind vielfältig:

1. Gewohnheit und etablierte Prozesse: Viele Unternehmen (35 Prozent) haben gut funktionierende Faxprozesse und bleiben aus Gewohnheit dabei (27 Prozent).
2. Sicherheit: Einige Unternehmen (43 Prozent) betrachten das Faxen als sicherer als den Postweg. Weitere sieben Prozent sehen es als sicherer als digitale Kommunikation an.
3. Behördenkommunikation: Über die Hälfte der Unternehmen (56 Prozent) gibt an, dass Faxen für die Kommunikation mit Behörden unumgänglich ist.
4. Kundenerwartungen: Manche Unternehmen (25 Prozent) faxen, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden.
5. Rechtliche Vorgaben und Zustellungsnachweis: 27 Prozent der Unternehmen faxen, weil sie einen Zustellungsnachweis benötigen. Zehn Prozent der Unternehmen faxen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Was bedeutet das für die Friseur-, Beauty- und Health-Branche?

Gerade in der Friseur-, Beauty- und Health-Branche ist die direkte Kommunikation mit Kunden und Behörden von entscheidender Bedeutung. Oftmals geht es um den schnellen Austausch von Dokumenten, Terminbestätigungen oder behördlichen Anweisungen. Das Faxgerät bietet hier einige Vorteile – nur weil es alt ist, muss es ja nicht gleich weg.

1. Zuverlässige Partnerkommunikation: Viele Partner in diesen Branchen schätzen schnelle und unkomplizierte Kommunikation. Ein Faxgerät kann hier als Ergänzung zu digitalen Kommunikationswegen dienen, insbesondere wenn ältere Geschäftspartner involviert sind, die die Technik gut kennen und ihr vertrauen.
2. Schnelle Übermittlung von behördlichen Dokumenten: Ob Gesundheitszeugnisse, Lizenzanträge oder andere behördliche Dokumente – ein Faxgerät ermöglicht es, wichtige Unterlagen schnell und rechtssicher zu versenden. Besonders, wenn Behörden auf traditionelle Kommunikationswege setzen, bleibt das Fax eine zuverlässige Option.

Tipps für deinen Arbeitsalltag: Effizienter arbeiten

1. Überprüfe deine Kommunikationswege: Schau genau hin, wie oft du tatsächlich faxen musst. Gibt es Alternativen, die sicherer und effizienter sind? Vielleicht lohnt sich der Umstieg auf digitale Lösungen, wie z.B. die Nutzung von E-Mail mit rechtssicherer digitaler Signatur.
2. Digitale Faxlösungen: Wenn du nicht auf das Fax verzichten kannst oder möchtest, ziehe moderne digitale Faxlösungen in Betracht. Diese bieten oft eine automatische Empfangsbestätigung und sind weniger fälschungsanfällig.
3. Effiziente Dokumentenverwaltung: Nutze digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), um deine Dokumente sicher und effizient zu verwalten. Dies kann auch die Zusammenarbeit mit Behörden und Kunden vereinfachen.
4. Weiterbildung und Schulung: Investiere in die Schulung deines Teams. Ein besseres Verständnis und Wissen über digitale Kommunikationsmöglichkeiten kann den Übergang erleichtern und die Akzeptanz erhöhen.
5. Shore als Digitalisierungspartner: Denke daran, dass Shore dir helfen kann, deine Prozesse zu digitalisieren. Mit Lösungen wie der direkten Anbindung an DATEV kannst du deine Buchhaltung vereinfachen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Fazit

Das Faxgerät hat sich als ein langlebiges Relikt erwiesen, das trotz aller Fortschritte in der digitalen Kommunikation seinen Platz in vielen deutschen Unternehmen behauptet. Für kleine Unternehmen in der Friseur-, Beauty- und Health-Branche bietet dies eine wertvolle Lektion: Nicht jede alte Methode ist schlecht, aber es lohnt sich, regelmäßig zu überprüfen, ob es nicht doch effizientere und sicherere Alternativen gibt. Nutze die Chancen der Digitalisierung, um deine Prozesse zu optimieren und dein Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Deine Meinung

Wie sieht es bei dir im Unternehmen aus? Faxt du noch oder mailst du schon? Schreib es in die Kommentare!