Die perfekte Bestätigungsmail für Friseursalons und Kosmetikstudios

Bestätigungsmails sind Pflicht, wenn du eine Online-Terminbuchung anbietest. Aber auch wenn du vor Ort einen Termin vergeben hast, solltest du an deine Kunden anschließend eine Bestätigungsmail senden. Ich zeige dir hier, wie du selbst eine solche Mail erstellst und gebe dir eine 1A-Kopiervorlage zur Hand.

Bestätigungsmail-Vorlage zum Kopieren

Du bist ein echter Strg+C-Strg+V-Held? Ich auch! Deshalb habe ich dir hier eine einfache Vorlage erstellt, die du dir direkt kopieren kannst, um deine Bestätigungsmail schnell auf die Straße zusetzen.

Betreff
Dein Termin bei [DEIN UNTERNEHMENSNAME]

Text

Hallo [Vorname],

wir freuen uns schon auf deinen Termin!

Er findet am [TT.MM.YYYY] um [SS:MM] in der [Adresse] statt. 

Passt doch nicht? Kein Problem!

Bitte verschiebe [URL einfügen] oder storniere [URL einfügen] deinen Termin. 

Fragen? 

Melde dich gerne unter der [Telefon] bei uns. 

Viele Grüße!
Dein Team von [Unternehmensname]

[Social Media Icons]
[Link zu deiner Website]

Im Folgenden möchte ich dir noch gerne erklären, warum ich die E-Mail so erstellt habe, wie du sie jetzt hier siehst. Das macht es dir hoffentlich möglich die Hintergrunde zu verstehen und Anpassungen vorzunehmen.

Bestätigungsmail versenden: Das ist wichtig

Dein Betreff: Der Betreff sollte unbedingt das Wort „Termin“ und deinen Unternehmensnamen erhalten. Warum? Weil die Leute ein volles Postfach haben und vermutlich in ihrem Postfach irgendwann die Suchfunktion verwenden. Und wonach suchen sie dann? Nach dem Begriff „Termin“ oder deinem Unternehmen.

Die Anrede: Duzen ist der neue Standard, auch bei älterer Kundschaft. Ich kenne es eigentlich nicht mehr anders. Aber klar, wenn deine Zielgruppe 60+ ist, dann wechsle vielleicht lieber auf das Sie.

Der Text: Wir Menschen lesen nicht mehr. Stattdessen scannen unsere Augen das, was auf dem Handybildschirm zu sehen ist und lesen dann das, was wichtig ist. Spare dir deshalb die Mühe, großartige Sachen zu formulieren. Bleib minimalistisch, das macht deine Bestätigungsmail übersichtlich.

• Jeder siebte Erwachsene in Deutschland ist funktionaler Analphabet.
• 7,5 Millionen Menschen zwischen 18 und 64 Jahren können zwar einzelne Sätze lesen oder schreiben, haben aber Probleme, zusammenhängende kürzere Texte zu verstehen.

Aktion Mensch

Deine Signatur: Du möchtest deine Social Kanäle und Website aus zwei Gründen angeben. Erstens ist es hilfreich, um mit dir Kontakt aufzunehmen. Und zweitens stärkst du so deine Marke, wenn dir Kunden zum Beispiel nach dem Lesen der Mail auf Instagram folgen.

Bestätigungsmail: Was ist mit Schnickschnack?

Eigentlich musst du für deine Bestätigungsmail das Rad nicht neu erfinden. Aber du kannst ein paar Sachen schon machen, wenn du besonders fancy sein möchtest:

Zum Kalender hinzufügen: Du kannst eine iCalender-Einladung mit deiner Mail schicken. Dann können deine Kunden den Termin direkt in ihren App-Kalender eintragen. Dafür kannst du zum Beispiel Online-Tools verwenden, es ist aber relativ komplex und sollte eigentlich nur automatisiert über deine Software passieren.

Navigation direkt starten: Du kannst Links in Google Maps erstellen, um direkt die Navigation zu deinem Salon oder deinem Studio zu starten. Dafür rufst du dein Google Unternehmensprofil auf und drückst dort auf den Button „Teilen“ und kopierst dann die URL.

Rechtliche Voraussetzungen für eine Bestätigungsmail

Fast vergessen, wir sind ja in Deutschland. Es gibt also mindestens drei Gesetzbücher zum Versenden von E-Mails. Nice! Glücklicherweise lässt es sich aber leicht zusammenfassen. Diese Daten sollten im Footer deiner Mail enthalten sein:

• Vollständiger Firmenname: Der offizielle Name des Unternehmens, unter dem es registriert ist
• Rechtsform des Unternehmens: Zum Beispiel GmbH, AG, e.K., etc
• Registernummer: Die Handelsregisternummer, falls vorhanden
• Sitz des Unternehmens: Die vollständige Adresse des Unternehmens
• Vertretungsberechtigte Personen: Die Namen der Personen, die das Unternehmen vertreten dürfen, oft Geschäftsführer
• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Wenn vorhanden

Bestätigungsmail mit Shore versenden

Mit Shore bietest du nicht nur die einfache Terminbuchung via Google, Instagram oder deine Website an, sondern versendest auch ganz einfach und automatisch eine Bestätigungsmail, sobald du die Buchungen akzeptierst hast (oder auch sofort, wenn du es funky magst).