Retail: Cómo optimizar la gestión de inventario en el sector minorista

Hacer inventario quizá no sea una de las actividades más divertidas en tu negocio, cierto. Pero dado que es un proceso inevitable, ¡saquémosle el máximo rendimiento! Te  proponemos cuatro claves para entender y optimizar la gestión de inventario en el sector retail. ¿Listos?

CONCEPTOS CLAVE

Definición de inventario

Para no empezar la casa por el tejado, lo primero de todo es aclarar un par de conceptos. ¿Qué significa inventario? Se trata de un documento en el que se detalla de manera ordenada y valorada todos los bienes, deudas y derechos de una empresa. El inventario tiene tres funciones principales. La primera de ellas es servir como base de las cuentas anuales. Además, sirve para identificar deterioros, robos o pérdidas, así como permite subsanar errores en la contabilidad de existencias.

¿Cuándo hay que hacer inventario?

Toda empresa debe hacer inventario al menos una vez por ejercicio contable, que a su vez tiene una duración de 12 meses. ¡Pero que esto no te confunda! No es obligatorio que el cierre del ejercicio coincida con el año natural, sino cuando más le convenga a cada compañía según su actividad económica. En España la legislación establece que los libros contables se deben elaborar hasta tres meses después del cierre del ejercicio contable y legalizarlos hasta cuatro meses después.

Sistemas de control de inventarios

A rasgos generales, hay dos sistemas para controlar el inventario. El inventario periódico supone el recuento físico de las existencias cada cierto tiempo. La principal desventaja es que la empresa no realiza un registro continuo del stock, por lo que no se conoce con exactitud ni en tiempo real los volúmenes de mercancías y demás existencias hasta que se hace dicho inventario.

En el inventario permanente las ventas (ingresos) y compras (gastos) se controlan y registran de manera automatizada gracias a medios informáticos como el software de Shore. Este sistema permite conocer en tiempo real el estado de las mercancías o ventas y el valor de todo ello, lo que resulta muy práctico para poder reaccionar a tiempo en caso de situaciones imprevistas (subidas o bajadas repentinas de ventas) o desfavorables (rotura de stocks o problemas de abastecimiento, por ejemplo).

OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE INVENTARIO

La teoría está muy bien, pero vamos a darle un enfoque práctico. Hemos establecido cuatro categorías, pero en realidad todo se resume en un concepto: cuanto más y mejor conozcas tu inventario, mejores decisiones podrás tomar… con Shore siempre de aliado.

Tienes que encontrar el equilibrio entre tener suficiente mercancía para satisfacer la demanda del cliente a corto plazo (el llamado stock de seguridad para poder operar con normalidad) y, a la vez, no inmovilizar demasiado flujo de efectivo que merme tu capacidad de actuación.

El software de Shore –concretamente sus funciones de estadísticas– te permite conocer en tiempo real un sinfín de datos de tu negocio: qué servicios o productos se venden más, cuáles implican un mayor volumen de facturación o en qué horario tienes más actividad. Tener una panorámica completa te permitirá tomar decisiones más racionales acerca de tu inventario.

Shore te permite tanto organizar con total sencillez el plan de turnos de los trabajadores como consultar y organizar en una agenda online las reservas y citas. De un solo vistazo –y desde tu smartphone, tableta u ordenador– puedes gestionar la jornada laboral de todos los que formáis parte de la empresa.

En cuanto a la planificación del stock y el mejor momento para hacer inventario, valora cuándo tienes un punto de inflexión en tu actividad. Un caso perfectamente factible podría ser antes de coger las vacaciones de verano si tienes un gran parón estival o después de la campaña de Navidad si tienes muchas ventas. El objetivo es que refleje periodos de actividad identificables.

Almacenaje óptimo como base de todo lo demás

Parece una obviedad, pero un sistema de almacenaje ordenado y eficiente en tu día a día (no vale dejarlo todo para un par de empujones al año) te ayudará enormemente en esta tarea. No solo con las mercancías o productos que vendas, sino también con el resto de elementos de tu empresa como suministros, productos de limpieza, equipos informáticos… ¡Todo cuenta!

Piensa también que un inventariado ordenado es la única manera de hacer una aproximación para otros dos conceptos claves:

• La cobertura: cuánto tiempo puedes seguir vendiendo tus productos o servicios sin realizar nuevas compras de mercancías. Es decir, sin tener que embarcarte en más inversión para poder funcionar con normalidad.
• La rotación de stock: cuántas veces tienes que volver a adquirir un producto dentro de un mismo ejercicio contable. Es decir, qué previsión de gastos vas a tener que asumir para seguir operando.

Si tienes bajo control ambos parámetros, podrás acercarte al enfoque first in, first out –lo más antiguo es lo primero que tienes que vender– y podrás ajustar mejor tus ofertas o descuentos. En ese sentido, con nuestro software también puedes diseñar, planificar y enviar newsletters con tus promociones de manera ultrasencilla y desde la misma plataforma que el resto de procesos de tu día a día. Lo que nos lleva a nuestro último apartado…

Shore ofrece a sus clientes un software de punto de venta integral, sencillo y completo que se encarga de todo ello junto con todas las funciones que precisa un negocio para su día a día: agenda online, sistema de citas y reservas (online y manual), plan de turnos, herramientas de gestión de clientes y marketing, envío de recordatorios de citas… ¡Todo en uno y, además, sincronizado allá donde vayas y en cualquier dispositivo fijo o móvil!

Luego no te sorprendas si ves que otros negocios ya lo han implementado… ¡Da el paso!