¡No tengo tiempo! 6 trucos para mejorar tu gestión del tiempo y la organización del trabajo

¡Socorro! A todos nos llega esa fase en la que las semanas parece que te atropellan. Hablamos de esos pedidos inesperados que parecen más una plaga del Antiguo Testamento que una oportunidad de negocio, de cambios de última hora que trastocan tu calendario hasta límites insospechados o de esa información clave que no encuentras por ningún lado. No te abrumes, es normal que cuando la marea sube alta te moje un poco. Te traemos un puñado de trucos para mejorar tu organización del trabajo.

1. Planifica: Traza un plan de acción sólido

Deja por escrito las tareas, encargos y gestiones que debes atender. No dudamos de tu capacidad memorística, pero a veces la inercia o los imprevistos te pueden jugar malas pasadas. A algunos les funcionan los listados diarios, otros necesitan gráficas, esquemas o cronogramas semanales/mensuales. Lo relevante es que encuentres tu propio modelo para, de un vistazo, abarcar todas las acciones que debes realizar y sepas a qué atenerte cuando surjan cambios de planes. Nosotros te proponemos una agenda online intuitiva.

Recuerda también que no eres un robot de una cadena de ensamblaje: se realista con los plazos y no te sobrecargues de trabajo. Además, te recomendamos que planifiques tus descansos para que puedas desconectar… y ser más efectivo cuando retomes el trabajo.

Y claro, olvídate de conjugar el verbo procrastinar, que aparte de ser complicado de pronunciar, no te va a hacer absolutamente ningún bien. Como curiosidad, ¿sabías que procrastinar fue candidata a palabra del año hace un par de años?

2. Define responsabilidades y delega

No estamos hablando necesariamente de jerarquía vertical, sino de dejar claro el rol de cada compañero, trabajador o colaborador. Para evitar que la casa se quede sin barrer, siempre resulta útil saber qué se espera de cada uno, de este modo resulta más natural que cada persona asuma sus responsabilidades y sepa a quién acudir. En ese sentido, el software de Shore te permite organizar tu plan de turnos de trabajo, sincronizado con tu agenda, las reservas y citas online.

Por otro lado, otro factor decisivo a la hora de mejorar tu organización es aprender a delegar. Por mucho que te esfuerces, en el turno de trabajo de una persona no puede esperarse que salga el trabajo de tres compañeros (a no ser que se renuncie a calidad, se asuman horas extra, etc.). Así que mantén la cabeza fría, valora las circunstancias, coordínate y delega.

3. No seas tirano: fair play también en tu negocio

Un ambiente profesional, respetuoso, amable y humano te ayudará a afrontar los imprevistos y los reveses desde una posición de fuerza, así como reforzará el vínculo entre compañeros y será más sencillo encontrar soluciones colaborativas y creativas, ya que los trabajadores desarrollarán un mayor compromiso con el negocio y con sacar adelante los encargos. Fomenta la colaboración y no la competencia de tu equipo… y contigo mismo. No seas tu peor enemigo y te exijas más de lo razonable.

4. Crece y deja crecer con la formación continua

Puede parecer una obviedad, pero mantenerse al día en tu sector marcará la diferencia a medio y largo plazo. La formación continua te permite suplir las carencias que detectes a tu alrededor y aprovechar los intereses y el potencial de cada trabajador. Para ello es necesario que conozcas bien el perfil de cada compañero y que fomentes su crecimiento y desarrollo, así te será más sencillo ir adaptando tu actividad en función de las necesidades de tus clientes y podrás hacer una transición más pilotada hacia nuevos nichos o servicios.

A la hora de identificar y medir tus puntos más débiles a veces puedes caer en percepciones subjetivas que distorsionan el diagnóstico. Nuestra recomendación es que te bases en datos contantes y sonantes que puedas consultar de un vistazo para saber qué, quién y cuánto respecto a las estadísticas y datos de tu negocio.

5. ¡Atención, feedback a la vista! Abre bien los ojos y las orejas

Aunque no lo veamos, hay un volumen estratosférico de información esencial sobre tu negocio flotando muy cerca de ti, tanto en Internet como en el mundo no digital. Tranquilo, no nos referimos a la ciberseguridad, privacidad y protección de datos, sino a un caudal valiosísimo de información para cualquier negocio: la opinión real de clientes (feedback externo) y compañeros/trabajadores (feedback interno).

El feedback de los clientes puede hacer referencia a carencias que no habías detectado, tomar ideas para mejorar o innovar y, sobre todo, conocer de primera mano qué percepción externa se tiene de tu negocio. Por otro lado, la retroalimentación de tus trabajadores y compañeros te va a permitir mejorar tu productividad y quizás realizar ajustes en el reparto de responsabilidades, los turnos, la organización del tiempo… Muchas veces, las quejas externas e internas hacen referencia a un mismo diagnóstico pero desde distintas perspectivas. Quizá los clientes no estén satisfechos con el producto o las explicaciones recibidas porque existe un reparto de tareas poco claro, no se ha contemplado un espacio o un hueco para ello o, sencillamente, porque los compañeros no disponen de esa información. No hay excusas, ¡hay que aprovechar en tu beneficio el feedback!

6. Es cuestión de tiempo: ¡Únete a la resistencia y concéntrate!

Básicamente nos referimos a que seas el dueño de tu tiempo. Una vez que está claro el rol, las tareas y el plan de trabajo de cada uno hace falta dar un paso más: (con)centrarse. El presencialismo y una productividad baja en el trabajo es tiempo que robas a tus clientes, a tu tiempo libre y a ti mismo. Nuestros consejos de primera necesidad para que mejores tu gestión del tiempo:

• Ataja los ladrones de tiempo: No te dejes engatusar por esas innecesarias notificaciones del móvil; restringe tu consulta de las redes sociales y el correo electrónico; minimiza las interrupciones que te hagan perder la concentración.
• Despídete de las reuniones eternas: Antes de la reunión resulta muy beneficioso incluir un plan con los temas que se tratarán y el objetivo concreto. Prepara tu participación en la reunión, ve al grano y no contribuyas a que se extiendan innecesariamente.
• Cuidado con el multitasking: Simultanear varias tareas puede llevarte a que prolongues el tiempo que les dedicas y/o que la calidad se vea mermada. Planifica, prioriza, delega (y acuérdate, nada de procrastinar!).

CONCLUSIÓN

La clave del éxito no está en trabajar más o menos horas, en tener muchos o pocos trabajadores o en tener un volumen determinado de clientes. La clave está en organizarte para maximizar la rentabilidad de tu negocio y que la satisfacción de tus clientes te permita seguir creciendo. Con estos consejos y nuestro software especializado tendrás a tu alcance unas herramientas de la máxima categoría para organizar y gestionar tu negocio de forma online, rápida, sencilla y sincronizada en cualquier dispositivo.