Seit dem 04. Mai dürfen Friseursalons wieder öffnen. Doch sie sind auch mit zahlreichen neuen Regelungen konfrontiert. Dazu zählt unter anderem ein Kundenprotokoll. Darin müssen die Kundenkontaktdaten sowie der Zeitpunkt des Betretens und Verlassens festgehalten werden. Doch wie sieht eine regelkonforme Dokumentation aus? In welcher Form setzt man ein Kundenprotokoll am besten um? Reicht ein Online-Kalender schon aus? Hier gibt es die Antworten!
Was ist überhaupt ein Kundenprotokoll?
Mit den Wiedereröffnungen der Friseursalons gilt der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard für das Friseurhandwerk. Darin ist auch festgehalten, dass ein Zutritt zum Salon nur nach Terminvereinbarung und nach der Abfrage möglicher Symptome sowie möglichem Kontakt zu COVID-19-Erkrankten erfolgen darf. Außerdem muss ein Kundenprotokoll geführt werden – es müssen also die Kundenkontaktdaten sowie der Zeitpunkt des Betretens und des Verlassens festgehalten werden. Ein Kunde darf nur bedient werden, wenn er dem Erfassen seiner Daten zustimmt. Auch in Beautysalons, Spas, Nagelstudios etc. dürften mit den Wiedereröffnungen eine ähnliche Regelung auf die Besitzer zukommen. Wenn du dich jetzt noch fragst: Wozu das Ganze? Es geht darum, Infektionsketten nachzuvollziehen. Wird also bei einem deiner Kunden eine COVID-19-Infektion festgestellt, musst du nachweisen können, wer zu dem gleichen Zeitpunkt in deinem Salon war. Diese Kunden und Mitarbeiter werden dann ggf. kontaktiert und ein Test durchgeführt.
Reicht ein Online-Kalender, um die Kunden regelkonform zu erfassen?
Wenn du Shore Kunde bist und unseren Online-Kalender mit angeschlossener Kundendatenbank nutzt, kommt kein weiterer Aufwand auf dich zu. Du erfasst automatisch die benötigten Daten: Die Zeitspanne der Behandlung im Online-Kalender und die benötigten Kontaktdaten in der dazugehörigen Kundendatenbank. Das entspricht einem Kundenprotokoll. Wenn du noch genauer sein möchtest, kannst du die Notizen im Kundenprofil oder Termin nutzen, um den exakten Zeitpunkt des Eintreffens und Verlassens zu erfassen. Wenigstens ein Punkt, um den du dir keine Gedanken machen musst!
Was gilt, wenn ich noch mit einem Terminbuch arbeite?
Anders sieht es allerdings aus, wenn du noch ganz analog unterwegs bist. In einem Terminbuch wird es schnell sehr unübersichtlich, wenn du neben ALLEN Terminen auch noch den Zeitpunkt des Betretens und des Verlassens sowie die Kundenkontaktdaten vermerken musst. Das ist – allein platztechnisch – unmöglich. Es muss also eine andere Lösung her. Aber wie sieht die aus? Zum einen ist es natürlich sinnvoll, diesen Zeitpunkt zu nutzen, um sich mit einer Software digitaler aufzustellen. Vor allem die letzten Wochen haben gezeigt, wie wichtig Digitalisierung für Dienstleister ist: Gutschein- und Produktverkäufe über den eigenen Online-Shop, Kundenkommunikation per Newsletter und Social Media, Online-Kurse für Kunden – wir könnten die Liste noch ewig weiterführen.
Kundenprotokoll per App – Neu: Shore Light Besucherprotokoll
Für alle, die noch nicht bereit sind, diesen Schritt zu gehen. Haben wir eine kostenlose App entwickelt: Das Shore Light Besucherprotokoll! Diese App unterstützt dich bei der vorgeschriebenen Erfassung von Besuchszeiten und Kontaktdaten deiner Kunden.
Erstelle für jeden Kundenbesuch einen Eintrag mit den notwendigen Kontaktinformationen, bestätige die Abfrage von Symptomen sowie den Kontakt zu Erkrankten und erfasse den Zeitpunkt, an dem der Kunde den Salon betreten und verlassen hat. So stellst du sicher, dass alle wichtigen Daten an einem Ort erfasst sind und bei behördlichen Anfragen zuverlässig abgerufen werden können. Die Daten werden sicher auf deutschen Servern gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht.
Klingt spannend? Die Shore Light Besucherprotokoll App ist ab sofort im App Store und Google Play Store verfügbar.
