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Envoyer des rappels de rendez-vous sans froisser vos clients : nos astuces

Cartel en inglés que dice: 'No te olvides de vivir'.

Les entreprises sont de plus en plus amenées à rappeler leur rendez-vous à leurs clients. Les commerces aussi peuvent rappeler aux clients leurs offres et actions spéciales. C’est un service très apprécié. Pourtant, personne ne souhaite insinuer à son client qu’il pourrait oublier son rendez-vous. Voici nos astuces pour des rappels de rendez-vous efficaces et bien accueillis, qui vous permettront d’améliorer la relation avec vos clients.

Quel est le support adapté pour vos rappels ?

Aujourd’hui, grâce à la digitalisation, vous pouvez vous adresser à vos clients par de nombreux moyens. Il est pourtant important que vous définissiez clairement la fonction de chaque support et les utilisiez de manière ciblée. Personne ne veut être bombardé de rappels !

Pour les rendez-vous pris, on propose par exemple un envoi par SMS ou par e-mail, rappelant de manière courte le jour, l’heure et l’objet du rendez-vous. Lorsqu’il s’agit de manifestations plus générales, sans engagement, organisées dans votre boutique ou salon, une newsletter ou un flyer sont d’excellentes options, puisqu’elles informent vos clients sans obligation. Les réseaux sociaux comme Facebook, Instagram, etc. vous donnent également la possibilité d’envoyer sans contraindre des rappels et invitations à profiter de vos offres.

Comment s’assurer dès le début que mes clients n’oublient pas leur rendez-vous ?

Bien entendu, l’idéal serait de ne pas avoir à rappeler leurs rendez-vous à vos clients. Pour favoriser cela, vous pouvez lors de la prise de rendez-vous…

  • Indiquer clairement où et quand sera le rendez-vous.
  • Communiquer clairement l’objet du rendez-vous.
  • Créer un sentiment d’obligation en notant les coordonnées du client.

Ainsi, vous résolvez d’avance toutes les questions potentielles. Ces mesures diminuent le besoin de rappeler à votre client son rendez-vous, mais parfois, il est tout de même bon de le faire.

L’important : un rappel amical, mais clair

Vous n’êtes pas sûr que votre client se souviendra de son rendez-vous ? Dans ce cas, il est important que vous ayez pris ses coordonnées. Un rappel par e-mail ou par SMS sera idéal. Pour ne pas donner l’impression à vos clients de ne pas avoir confiance en eux, vous devez exposer clairement, mais poliment l’objet de votre message. Rassemblez toutes les informations essentielles dans un cours texte, et adressez-vous personnellement au destinataire. En choisissant bien l’objet du message, vous faites passer le message adéquat et votre client ne se sent pas mis sous pression ou embarrassé.

Options possibles :

  • « Rappel courtois : … »
  • « Bref rappel : … »
  • « Nous avons hâte de vous recevoir : … »

Adressez-vous à la première personne, plutôt qu’à la deuxième.

L’usage de la deuxième personne, « tu » ou « vous », peut être ressenti comme une accusation. Vous signalez à votre client qu’il pourrait oublier son rendez-vous, bien que vous n’ayez aucune certitude que cela pourrait arriver. Ce préjugé pourrait nuire à votre relation avec vos clients.

Lorsque vous vous adressez à la première personne, « je », il n’y a plus de préjugé, car on ne parle que de votre perception. La première personne communique votre joie à l’idée de l’interaction prochaine avec votre client. Ainsi, vous n’insinuez pas que votre client pourrait oublier son rendez-vous, et ne le mettez pas sur la défensive.

Par exemple :

  • À la deuxième personne : « N’oubliez pas votre rendez-vous demain à 10 h au salon ».
  • À la première personne : « Nous nous réjouissons de vous recevoir demain à 10 h au salon. »

Les deux versions ne font pas la même impression, n’est-ce pas ?

Quel est le moment idéal d’envoi d’un rappel ?

En général, il faut éviter de bombarder les clients de rappels. Limitez-vous à trois messages environ.

  • 1er rappel : Ce rappel peut être envoyé directement après avoir convenu du rendez-vous. Ainsi, vous incitez vos clients à noter le rendez-vous dans leur calendrier.
  • 2e rappel : Ce message doit-être envoyé peu avant le rendez-vous. En général, on propose de l’envoyer un jour avant.
  • 3e rappel : Ici, il ne s’agit pas tant de rappeler un rendez-vous, mais plutôt de solliciter une évaluation. Vous pouvez néanmoins également utiliser le message, par exemple dans le cas d’une visite chez le coiffeur, pour inviter le client à prendre un prochain rendez-vous.

La gestion des rendez-vous demande de l’organisation

Envoyer des rappels de rendez-vous à la main est un processus couteux en temps, pour vous et vos employés. Et s’il existait une solution automatique ? Chez Shore, nous vous proposons la solution idéale. Notre logiciel offre à vos clients la possibilité de réserver en ligne sur votre site web, mais aussi à travers Google, Instagram et Facebook. Les rendez-vous pris apparaissent directement dans votre planning digital. De plus, vous pouvez en quelques clics mettre en place des rappels automatiques des rendez-vous, afin de faire baisser de manière significative le nombre des rendez-vous manqués. Mais ce n’est pas tout ! Notre système propose également une base de données clients digitale, un terminal de vente digital ainsi que de nombreuses fonctions marketing. Alors, qu’attendez-vous ?