Cómo hacer para que tus recordatorios de citas no suenen a reproches

Cartel en inglés que dice: 'No te olvides de vivir'.

Es una constante: los proveedores de servicios se ven obligados a recordar las citas y reservas a sus clientes. Lo cierto es que en el sector del retail o comercio minorista los recordatorios de citas pueden resultar necesarios debido a las diferentes promociones y ofertas que hay en cada momento. ¡Qué situación más incómoda! Al fin y al cabo, nadie quiere que sus clientes piensen que estás insinuando que se le ha olvidado su cita, ¿verdad? Hoy traemos unos cuantos consejos para que tus recordatorios de citas sean adecuados, efectivos y, de paso, te sirvan para cuidar la relación con tus clientes.

¿Cuál es el medio más apropiado para los recordatorios de citas?

En el mundo digitalizado de hoy en día puedes llegar a tus clientes de muy diferentes maneras. Sin embargo, es importante que primero definas las funciones de cada medio y que los utilices según cada objetivo concreto. ¡A nadie le gusta que le bombardeen con recordatorios!

Por ejemplo, si se trata de citas ya agendadas, con un SMS o correo electrónico puedes recordar brevemente el día, la hora y el motivo de la cita. En el caso de una promoción –con carácter general y no vinculante– de un evento en tu tienda o salón de belleza y estética tienes la opción de enviar una newsletter o incluso puedes crear un flyer. Todas ellas son alternativas apropiadas que te permiten informar a tus clientes y no parecer que les estás obligando a acudir. Por otro lado, las redes sociales como Facebook, Instagram y cía. te brindan la oportunidad de publicar de manera desenfadada recordatorios e invitaciones para tus ofertas.

¿Puedo evitar el envío de recordatorios?

Lógicamente, lo mejor sería que no tuvieras que mandar recordatorios a tus clientes para evitar las citas fallidas. De hecho, puedes trabajar en ese sentido; asegúrate de que en el momento de hacer la reserva…

  • se indica con claridad cuándo y dónde será la cita,
  • se comunica claramente el motivo de la cita,
  • se crea un compromiso al pedir los datos de contacto.

De esta manera quedan resueltas las preguntas que primero suelen surgirles a los clientes y reduces la posibilidad de tener que recordarle su cita a tu cliente. Eso sí, a veces no te quedará más remedio que hacer de Pepito Grillo y estimular su memoria.

Haz los recordatorios con amabilidad pero firmeza

¿No estás seguro de si tu cliente se acuerda de una cita ya reservada? En ese caso siempre resulta de ayuda que tengas guardados sus datos de contacto. Un recordatorio a través del correo electrónico o un SMS son el medio perfecto para contactar brevemente con tu clientela. Para que no parezca que estás haciéndole un reproche es importante que expliques claramente el asunto de tu mensaje, ¡pero sin sonar maleducado! Incluye toda aquella información relevante en un texto breve y personaliza el mensaje. Presta atención al asunto del correo electrónico; esas pocas palabras mandan una señal clave que influye decisivamente en que tu cliente se sienta menos presionado o avergonzado.

Algunos ejemplos:

  • «Recordatorio amistoso: …»
  • «Breve recordatorio: …»
  • «Tenemos ganas de verte: …»

Cambia de perspectiva y habla desde el «yo»

Cuando tus frases ponen en el centro el «tú «, puede parecer que en realidad estás formulando una acusación o que estás especulando. Aunque quizá no sea tú intención ni sea lo que piensas, transmites al cliente que consideras que es probable que falte a su cita. La relación con tus clientes puede verse rápidamente perjudicada con este tipo de reproches.

Sin embargo, las frases construidas desde el «yo» evitan la sensación de estar haciendo una acusación al cliente, ya que solo estás informando de tu propia percepción de los hechos. Tu mensaje desde el «yo» transmite un hecho: estás a la espera de volver a encontrarte con tu cliente. Dejas abierta la posibilidad de que el cliente acabe faltando a su cita y no le sitúas en una posición a la defensiva.

Ejemplo:

  • «Tú» en el centro: «No olvides tu cita mañana a las 10 horas en nuestro salón de peluquería»
  • «Yo» en el centro: «Estamos deseando recibirte mañana a las 10 horas en nuestro salón de peluquería».

Interesante cómo suenan de diferentes ambas versiones, ¿verdad?

Un cuaderno abierto para anotar recordatorios de citas.

¿Cuándo es mejor mandar un recordatorio?

En general tienes que procurar no bombardear a tus clientes con recordatorios, ni tampoco repetirles constantemente todo. Deberías limitarte a aproximadamente estos tres tipos de recordatorios:

  1. Recordatorio 1: Puedes enviarlo justo después de concertar la cita. Así facilitas que tu cliente lo anote en su propio calendario.
  2. Recordatorio 2: Este mensaje deberías mandarlo poco antes de la cita. Lo más aconsejable es que contactes con tu cliente un día antes con un breve mensaje.
  3. Recordatorio 3: En realidad, más que recordar la cita estás enviándole un recordatorio para que deje una valoración. Además, puedes aprovechar este mensaje para invitarle a que reserve una nueva cita.

La gestión de citas implica organización

El envío manual de recordatorios de citas puede robarte una elevada cantidad de tu valioso tiempo y del de tus trabajadores. ¿No sería mejor una solución automatizada? En Shore tenemos la solución perfecta para ti. Con nuestro software todo en uno puedes ofrecerle a tus clientes la opción de hacer sus reservas online a través de tu web, en Google, Instagram y Facebook. Las citas se sincronizan automáticamente con tu calendario online. Además, en pocos clics puedes crear recordatorios automáticos y contribuir de forma decisiva a reducir las citas fallidas. ¡Pero todavía hay más! Nuestro software te permite gestionar las bases de datos de tus clientes, acceder a estadísticas de tu negocio y disponer de muchísimas más opciones de marketing. ¿A qué esperas?