Gestión de vacaciones: medidas y consejos para empresas

¡Las vacaciones, ese necesario y maravilloso desafío! No es extraño que cada vez que asoma en el calendario una ventana de días libres consecutivos surjan las dudas y retos para trabajadores y empresas: planificación de turnos, adaptación de horarios, gestión del inventario, aspectos de seguridad…  Te invitamos a repasar un puñado de medidas que pueden ayudarte en tu próxima gestión de vacaciones.

A veces lo que resulta obvio para alguien que está viendo los toros desde la barrera no resulta tan sencillo de identificar para el que está metido en harina. Podría decirse que con las vacaciones puede darse esa sensación, no importa realmente si se trata del verano, está nevando por Navidad o afrontamos la Semana Santa. ¿Menos personal, cambios en los horarios, dinámicas distintas, quizá incluso nuevas caras para suplir a los ausentes? En definitiva, la rutina se ve trastocada y surge la incertidumbre sobre la mejor manera de manejar unas vacaciones.

Sin embargo, las vacaciones son un momento muy propicio para avanzar en algunas acciones que el ajetreo del día a día no nos permite afrontar con garantías y que, no nos engañemos, precisan de un pequeño empujoncito para salir adelante. Nos referimos a:

• Reformas y cambios
• Ahorro energético
• Inventario
• Seguridad y área digital
• Gestión de turnos

1) Reformas y actualizaciones

Ya se sabe que no se deben hacer generalizaciones rotundas, pero los periodos de vacaciones “clásicos” –verano, Navidad, Semana Santa– tienen un claro impacto psicológico en las dinámicas sociales tanto de consumidores como de trabajadores. Suele ser el momento en el que se hace balance, se establecen propósitos y objetivos, cambios en la forma de vida…

Aquí es cuando tu negocio puede aprovechar esas tendencias naturales de cambio y surfear la ola mientras introduces tus propios ajustes ¿A qué nos referimos? Por ejemplo, puedes aprovechar para llevar a cabo pequeñas reformas en tu local, adquirir nuevas herramientas o renovar el mobiliario. También es un periodo propicio para actualizar la web o impulsar tu tienda online, así como para realizar una formación especializada.

Cada negocio tiene su propia idiosincrasia y puede que en tu sector te compense intensificar el trabajo mientras duran las festividades para ya después de las fiestas hacer la pausa y coger vacaciones. Planifica bien los horarios y turnos de trabajo para que antes, durante y después de las vacaciones no te sobrepase el trabajo.

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2) Ahorro energético

La energía es la savia que alimenta todos nuestros procesos, por lo que nunca está de más aprovechar los periodos de pausa para revisar la instalación eléctrica, la maquinaria, herramientas y aparatos electrónicos. Te recomendamos no solo que apagues completamente todos los dispositivos electrónicos durante las vacaciones (el modo stand-by también supone un consumo considerable), sino que conciertes las revisiones técnicas en estos periodos para que, en caso de que hagan falta reformas o cambios, puedas afrontarlos sin que tengas que detener tu actividad económica. Nos referimos a la calefacción y sistema de aire acondicionado, la caldera de agua caliente, ventiladores y sistemas de ventilación, etc.

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3) Inventario

Quizá este apartado te parezca de lo más aburrido, pero los periodos de inactividad o con actividad reducida suponen un buen momento para revisar tu gestión de inventario. Con independencia de que optes por un inventario periódico o permanente, resulta muy recomendable que cada cierto tiempo –varias veces al año– estudies y analices tus procesos de almacenaje y compruebes aspectos claves como la cobertura o la rotación de stock para que puedas ir actualizando y mejorando tu plan de acción.

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4) Seguridad y área digital

Aquí vamos a diferenciar dos amplios bloques, la seguridad física de tu local y la seguridad digital. Empecemos por la primera de ambas. Cuando cierres tu local por vacaciones hay una serie de recomendaciones básicas para evitarte un buen susto a tu regreso. Cerciórate de que has cortado la llave del agua y del gas, cierra completamente ventanas y rejas, desenchufa todos los aparatos electrónicos posibles, revisa las opciones de desconexión de caldera y radiadores y no dejes basuras ni suciedad que puedan atraer plagas de insectos.

En cuanto a la seguridad digital, resulta muy recomendable que dispongas de una copia de seguridad de todo tu negocio antes de desconectar con las vacaciones; dentro de tu local no dejes contraseñas, documentación o información sensible a la vista; actualiza en tu web, redes sociales y perfil de Google los horarios modificados o el periodo de cierre; y, por supuesto, descarta la opción de utilizar los ordenadores o teléfonos corporativos para fines personales.

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5) Gestión de turnos

Tanto si cierras completamente durante las vacaciones como si introduces modificaciones en tus horarios, la gestión de la plantilla de trabajadores es un aspecto que debes considerar con antelación. Ampliar o reducir turnos, crear bolsas específicas de horas, flexibilizar los horarios o posibilitar el teletrabajo son algunas de tus herramientas. Siempre resulta recomendable que revises de forma concienzuda o que directamente consultes con una asesoría la legislación laboral y el convenio de tu sector en lo que respecta a las vacaciones.

A nivel organizativo, siempre proponemos utilizar un software específico para gestionar el plan de turnos para que puedas organizar de manera clara y efectiva el reparto de trabajo y los horarios. Dar el salto digital solo aporta ventajas para ti y los trabajadores: mayor efectividad y transparencia, sencillez y ahorro de trámites, potenciar las reservas online y analizar el rendimiento individualizado de cada empleado.   

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