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Datos de clientes: Cómo recopilar y aprovechar las fichas y bases de datos

por | 24. marzo 2022

A pocos elegidos –¿quizá al vecino rarito del segundo piso?– y solo a los más concienzudos les apasiona el bello y sutil arte de gestionar bases de datos de clientes, pero c’est la vie! Por eso, vamos a desbrozar de manera concisa y didáctica cómo recopilar datos de tus clientes y cómo sacar todo el partido a las fichas y bases de datos. ¡Merece la pena, vente!    

1. Mejor forma de recopilar y gestionar los datos de clientes

Aquí no caben medias tintas: ¡necesitas una solución digital! Ocupar estanterías y cajones con ficheros, cuadernos, etc. es un anacronismo con poca justificación. Un software robusto para tu base de datos de clientes te permite actualizar y trabajar con la información de manera rápida y sencilla. Además, es un excelente método para centralizar la información y acceder a  todos los datos disponibles. En tres suspiros:

a) Trabajar en la nube te permite tener una copia de seguridad constante de toda la información sensible de tu negocio. Es una solución profesional: los discos duros tradicionales se estropean y rompen, los archivadores de papel –además de ocupar mucho espacio– pueden deteriorarse.

b) Libertad de movimiento. La nube no solo aporta seguridad, sino que te permite trabajar sin estar atado a un local físico o un ordenador concreto. Gestionar las reservas y tu negocio no importa dónde estés o si en ese momento tienes mejor acceso a un teléfono móvil, estás con la tableta o con el ordenador; porque así es como se producen las reservas online de tus clientes: desde cualquier sitio y en muchos casos desde un teléfono móvil.

c) Optimización de todos los procesos. Shore te permite sincronizar los datos de clientes y sus reservas con el resto de tu negocio: facturación, turnos de trabajadores, inventario, etc. Cuando un cliente hace una reserva online (por ejemplo desde redes sociales o Google), automáticamente se le crea una ficha de cliente si no la tenía y aparece en la agenda, incluso con un empleado asignado si así lo has configurado. ¡Ahorro de tiempo, incremento de la productividad, mayores beneficios!

 2. Cómo aprovechar los datos de clientes

Tu base de datos de clientes, a través de las fichas de cada cliente, puede funcionar como una palanca para orientar e ir adaptando el rumbo según las necesidades del mercado y de tus clientes. Junto con los datos de contacto básicos (teléfono, correo electrónico, dirección, etc.), no deben faltar una serie de elementos que, estructurados de la manera adecuada, te permiten hacer una radiografía de cada cliente, de tu clientela en general y de tu propio negocio para tomar las mejores decisiones, incrementar la satisfacción de los clientes, su fidelización y mejorar tu productividad:

a) Conocer a tus clientes

La base para que tu negocio tenga éxito. En la ficha de cliente es muy recomendable incluir información “lateral” –esa que muchos negocios no recaban o no lo hacen de manera estructurada y profesional– para marcar la diferencia. Conocer los intereses, hábitos y forma de consumir de tus clientes te permite especializarte, orientar tus servicios y optimizar tus esfuerzos. Dos ejemplos:

Con las fichas de cliente de Shore puedes crear grupos de clientes según intereses, tipo de servicios que consumen, etc. y enviarles de manera colectiva correos electrónicos con ofertas o newsletters. Es decir, que estás trabajando su fidelización, personalizando tus servicios, adaptando tu comunicación y reforzando tu imagen pre- y posventa.

Otro ejemplo del potencial del software de Shore es el registro de las citas fallidas o canceladas, un agujero negro para tus ingresos y un quebradero de cabeza para tu planificación. Tener la información precisa de cuántas citas se produjeron, los beneficios exactos que te produjeron y cuántas veces falló el cliente a su cita no es en absoluto información residual, sino muy valiosa para organizar tus servicios.

b) Conocer a tu clientela como colectivo

Gracias a la recopilación sistematizada de datos la radiografía de tus clientes como colectivo se va generando ella sola. Puede que tu negocio esté orientado a peluquería, estética y venta de productos relacionados, pero si realmente los servicios que más convencen a tus clientes son determinados tratamientos, puedes centrarte en estos y no malgastar esfuerzos o, por el contrario, identificar qué áreas de tu negocio necesitan más promoción o apoyo (marketing/publicidad en redes sociales, ajuste de precios, cambio en tu oferta de servicios, etc.). Si registras cuáles son los servicios favoritos de cada cliente (una opción que te permite Shore), puedes estudiar los datos y estadísticas de tu clientela y actuar en consecuencia.

c) Conocer cómo le va a tu negocio

Toda esa información relativa a las reservas, los servicios más solicitados, las ventas, etc. de tu base de datos (información que se va organizando ella sola, por cierto) te permite crear informes detallados y precisos con una facilidad pasmosa; no hace falta ser ingeniera, matemático o informática. Shore te permite generar informes de tu negocio que muestran resultados concluyentes de manera fácil de comprender. ¿Qué empleado o qué cliente genera más ingresos? ¿Qué servicios generan más facturación? ¿En qué horario exacto se producen las ventas? Una auténtica auditoría interna que te permite medir tu productividad y conocer el rendimiento de cada área de tu negocio.

Dos mujeres trabajan con fichas de clientes y bases de datos de clientes.

3. Ejemplo de ficha de cliente digital

Con nuestro sistema digital y totalmente integrado las fichas de tus clientes se actualizan, registran y sincronizan con el resto de tus procesos: reservas, contabilidad, agenda, servicios… Tú mismo puedes crear nuevos campos que te interese conocer específicamente de tus clientes y que se escapan de los habituales, así como crear tus propios formularios. Una ficha de cliente básica podría incluir:

  • Datos de contacto básicos (correo electrónico, teléfono, etc.)
  • ¿Suscripción a la newsletter?
  • Método de pago
  • Grupos de clientes a los que pertenece
  • Notas
  • Ventas que ha generado (80, 120, 400 €…)
  • Historial de citas: número reservas y citas fallidas
  • Archivos adjuntos
  • Servicios favoritos
  • Feedback

Estas son algunas de las funciones y los datos que se incluyen en una ficha de cliente optimizada y digital. Sin embargo, nada mejor que probarlo, verlo y tocarlo con tus propias manos. ¿Qué te parece si lo compruebas tú mismo durante 15 días de forma completamente gratuita? Solicita una cita de asesoramiento personalizado o disfruta de tu demo gratuita y da un salto cualitativo en la gestión de los datos de clientes.

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Jorge

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"Gib mir einen Buchstaben und ich bewege die Welt", murmelt er oft, während er tippt und tippt. Blogs, Übersetzungen, soziale Netzwerke, Marketing? Es scheint, dass Jorge keine Angst kennt, oder zumindest verbirgt er sie sehr gut. Er liebt es, in allen Pfützen nass zu werden, und so ist er hier und wird fröhlich nass.