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Qué debe tener un software para planificar los turnos de trabajo

Imagen de varias personas dándose la mano, en referencia a la planificación de turnos.

Hacer una planificación eficiente de los turnos de trabajo es otro de esos factores diferenciales que a veces pasan desapercibidos pero que, en realidad, marcan la diferencia como los auténticos maestros: a la chita callando. No te quedes atrás y repasa con nosotros qué elementos debe tener un buen software para planificar los turnos de la manera más eficiente y beneficiosa para los trabajadores y para tu propio negocio.

De un tiempo a esta parte cada vez hay más conciencia en el mundo laboral de la importancia de cuidar la plantilla de trabajadores. De hecho, diversos estudios (como por ejemplo este) trazan una relación causa-efecto clara entre satisfacción de los trabajadores y rendimiento en la empresa. Básicamente describen una mayor productividad de los empleados, una menor incidencia de bajas y ausencias, una mejora de la percepción de la empresa por parte de los clientes y, no menos importante, un mejor aprovechamiento de los recursos de los que ya dispone el negocio.

Y claro, uno de esos factores que tiene un impacto directo en los trabajadores es el reparto de la carga de trabajo y los turnos. Posiblemente nada hable peor de un negocio que percibir una plantilla saturada y que realiza su trabajo de forma chapucera… ni puede ser más ruinoso tener personal de brazos cruzados durante horas. Además, si la plantilla está sobrecargada de trabajo, acabará yéndose a otra empresa o rebajando la calidad de su trabajo, ambas opciones negativas.

Por suerte y como seguramente sabrás, para gestionar los turnos ya no es necesario aplicar fórmulas complejas en Excel o partirte la cabeza rehaciendo una y otra vez el calendario. Con un software o programa adecuado –como el de Shore; guiño, guiño– puedes hacer la planificación de los turnos de manera sencilla y eficiente a partir de una serie de claves:

1) CRUZA LOS TURNOS CON LAS ESTADÍSTICAS DE TU NEGOCIO

Ya habrás leído en nuestra web y blog que nuestro software es integral. Y queremos decir exactamente eso: integra todas las funciones que necesita tu negocio, es todo en un uno. En ese sentido, uno de los apartados que más puede ayudarte a entender de verdad tu actividad diaria es la función de estadísticas, ya que te permite conocer al detalle todo lo relacionado con las reservas, ventas y clientes.

De un solo vistazo tienes en la pantalla de tu móvil, tableta u ordenador qué horas se reservan más, qué clientes hacen más reservas o qué servicios generan más facturación, por ejemplo. Y consecuentemente, puedes planificar los turnos de los trabajadores para identificar las zonas valle y prepararte para los picos de estrés. De este modo también puedes gestionar tu plantilla con más eficacia y detectar en qué momentos del día o en qué servicios necesitas más o menos personal.

2) LOS HORARIOS Y LOS TURNOS, EN VERSIÓN ONLINE

La gestión del día a día ya es un desafío en sí en muchas ocasiones, ¡no te cargues otra mochila más a la espalda! Necesitas plasmar y visualizar de manera clara los horarios y la disponibilidad de cada trabajador. No siempre todos tienen el mismo horario, ni trabajan el mismo número de horas. A veces algunos son especialmente requeridos por un servicio concreto o solo están disponibles en un rango de horas o días específico. ¡Qué te vamos a contar que no sepas de hacer equilibrios!

No te compliques y asigna a cada trabajador su horario, sea el que sea, en un calendario o agenda online. Es una manera también de incrementar la transparencia interna de cara al siempre delicado asunto de las vacaciones, los días libres o las bajas. Tu plantilla sabrá a qué atenerse en todo momento y tú mantienes una visión general, con lo que te será más sencillo planificar las reservas y citas.

Y sí, una agenda online; estamos en el XXI y acceder al horario desde el teléfono móvil parece algo bastante útil para los propios empleados (y para ti). Si además lo sincronizas con el resto de funciones, estás dando un gran paso hacia la digitalización. De un solo vistazo tienes todo el control sobre tu negocio: horarios, ausencias, huecos o reservas. Y si necesitas modificar algo, pues lo modificas con dos clics. Sigue leyendo, que te va a gustar…

Metáfora de una plantilla de trabajo a través de unas figuras de Lego.

3) VINCULA LAS RESERVAS CON LOS TRABAJADORES

Como decíamos, no todos los trabajadores tienen el mismo nivel de especialización ni los mismos horarios. Te proponemos darle la vuelta a la tortilla: Una alternativa para no tener que partirte la cabeza cuadrando las necesidades de los clientes y el horario de cada trabajador es que sean los propios clientes quienes elijan qué trabajador les va a atender en base al horario de cada trabajador. ¿Cómo? Muy fácil: En el momento de hacer la reserva online tu cliente solo tiene que seleccionar qué trabajador prefiere que le atienda. Nuestro sistema de reservas online simplifica todo el proceso y se encarga de encajar todas las piezas del puzzle.

Una jugada de dos por uno. Por un lado, personalizas el trato al cliente y le das poder de decisión para ir adaptando sutilmente tu negocio a sus gustos. Por otro, optimizas la asignación de tareas, horarios y reduces los huecos improductivos. Shore te ofrece esta opción y un par de soluciones tecnológicas más, sigue con nosotros…

4) SINCRONIZACIÓN CON TU BOLSILLO

Si todas las funciones que te contamos se repartieran por distintas apps o programas no tendría mucho sentido. Te recomendamos que unifiques procesos y hagas todas tus gestiones desde un mismo sitio. Controla las reservas online, los turnos de los trabajadores, establece los horarios y servicios, consulta las estadísticas de facturación… Todo, siempre sincronizado y multidispositivo; accede desde el ordenador en la oficina, la tableta en el sofá o el móvil desde el autobús. Y olvídate de consultar 20 cuadernos y siete agendas, por favor.

SOFTWARE PARA PLANIFICAR TURNOS

Sabemos que no hay testimonio, vídeo o artículo que sustituya a cuando uno comprueba las cosas por sí mismo; probando, viendo, configurando. Como no tenemos nada que ocultar y estamos convencidos de que va a ser una gran ayuda para tu negocio, te ofrecemos una prueba gratuita de nuestro softwareinclusive el plan de turnos– durante 15 días y el asesoramiento que necesites. Además, hemos preparado una plantilla de Excel para los planes de turnos (¡gratuita!) que podrás modificar según tus necesidades.

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