Terminerinnerung ohne Vorwurf – So machst du’s richtig

Terminerinnerung Muster

Immer wieder sieht man sich als Dienstleister dazu verpflichtet, seine Kunden an Termine zu erinnern. Und auch im Einzelhandel können Terminerinnerungen, wegen den unterschiedlichsten Aktionen und Angeboten nötig sein. Das ist ganz schön unangenehm! Schließlich will man seinen Kunden eigentlich nicht unterstellen, sie würden ihren Termin vergessen. Deshalb haben wir heute ein paar Tipps für gute, wirkungsvolle Erinnerungen, mit denen du gleichzeitig die Kundenbeziehung zu deinem Gegenüber pflegst.

Welches Sprachrohr ist für eine Terminerinnerung geeignet?

Du kannst deine Kunden in der heutigen Zeit der Digitalisierung über ganz unterschiedliche Wege erreichen. Wichtig sollte für dich an dieser Stelle aber sein, dass du die Funktion deiner unterschiedlichen Sprachrohre vorher klar definierst und sie gezielt einsetzt. Niemand will mit Remindern bombardiert werden!

Für vereinbarte Termine bietet sich zum Beispiel der Weg über eine SMS oder Mail an, um kurz noch einmal die Erinnerung an Tag, Uhrzeit und Anliegen zu wecken. Wenn es um generelle, unverbindliche Veranstaltungsaktionen in deinem Laden oder Salon geht, sind ein Newsletter oder auch ein Flyer eine gute Option, weil sie deinen Kunden über etwas informieren, ohne verpflichtend zu wirken. Aber auch die sozialen Medien, wie Facebook, Instagram und Co. geben dir die Möglichkeit unverbindlich Reminder und Einladungen für Angebote zu veröffentlichen.

Kann ich einen Reminder schon zu Beginn verhindern?

Am besten wäre es natürlich, wenn du deinen Kunden gar nicht mehr erinnern müsstest, um einen Terminausfall zu verhindern. Das kannst du tatsächlich auch fördern, indem du bei Vereinbarung des Termins…

  • klar benennst, wann und wo der Termin stattfindet,
  • das Anliegen des Termins klar kommunizierst,
  • und Verbindlichkeit durch Hinterlegen des Kontakts herstellst.

So deckst du erstmal alle potenziellen Fragen ab. Du reduzierst dann mit diesen Maßnahmen zwar zuerst die Wahrscheinlichkeit, dass du deinen Gegenüber noch einmal erinnern musst – aber manchmal kommt es natürlich trotzdem vor.

Dann gilt: Freundlich, aber bestimmt erinnern

Du bist dir nicht sicher, ob dein Kunde an den vereinbarten Termin denkt? An dieser Stelle ist es hilfreich, dass du bereits seine Kontaktdaten hast. Der Reminder per Mail oder SMS ist jetzt perfekt, um dich kurz bei deinem Kunden zu melden. Um nicht vorwurfsvoll zu sein, ist es wichtig, dass du dein Anliegen klar darstellst, aber nicht unhöflich wirkst. Greife schnell noch einmal alle wichtigen Informationen in einem kurzen Text auf und mach die Nachricht persönlich. Mit der richtigen Betreffzeile sendest du gleich ein wichtiges Signal und dein Gegenüber fühlt sich weniger unter Druck gesetzt oder ertappt und beschämt.

Mögliche Option wären zum Beispiel:

  • „Freundliche Erinnerung: …“
  • „Ein kurzer Reminder: …“
  • „Wir freuen uns auf dich: …“

Wähle Ich- statt Du-Botschaften

Die Du-Botschaft wirkt schnell wie eine Anklage und Spekulation in einem. Du weist so deinen Kunden direkt darauf hin, dass er den Termin wahrscheinlich versäumt, obwohl du dir mit dieser Einschätzung überhaupt nicht sicher sein kannst. Durch diesen Vorwurf kannst du dann schnell die Beziehung mit deinem Kunden schädigen.

Die Ich-Botschaft vermeidet diesen Vorwurf, weil du hier nur auf deine eigenen Wahrnehmung eingehst. Die Ich-Botschaft vermittelt die Tatsache, dass du dich auf die bevorstehende Interaktion mit deinem Kunden freust. Du lässt so offen, ob dein Kunde überhaupt für einen Terminausfall verantwortlich sein könnte – und drückst ihn so nicht in eine Verteidigungshaltung.

Als Beispiel:

  • Du-Botschaft: „Vergiss nicht deinen Termin morgen um 10 Uhr in unserem Salon.“
  • Ich-Botschaft: „Wir freuen uns, dich morgen um 10 Uhr bei uns im Salon begrüßen zu dürfen.“

Interessant, wie unterschiedlich die Versionen jeweils klingen, oder?

Terminerinnerung Vorlage

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Erinnerung?

Generell solltest du darauf achten, dass du deinen Kunden nicht mit Erinnerungen bombardierst und ständig alles wiederholst. Du solltest dich ungefähr auf drei Benachrichtigungen beschränken.

  1. Erinnerung: Diese Benachrichtigung kannst du direkt nach Vereinbarung des Termins verschicken. So werden deine Kunden dazu angehalten, den Termin selbst im Kalender festzuhalten.
  2. Erinnerung: Diese Nachricht solltest du kurz vor dem Termin verschicken. Meist bietet es sich an, wenn du dich einen Tag bevor du dich mit deinem Kunden triffst, noch einmal kurz meldest.
  3. Erinnerung: In diesem Text geht es weniger darum, dass ein tatsächlicher Termin ansteht und vielmehr um eine Erinnerung für eine Bewertung. Du kannst diese Nachricht aber auch dafür nutzen, um zum Beispiel im Fall eines Friseurbesuches deinen Kunden zu einem nächsten Termin einzuladen.

Termine verwalten bedeutet Organisation

Terminerinnerungen manuell zu verschicken, kann dich und deine Mitarbeitern wertvolle Zeit stehlen. Wie wäre es also mit einer automatisierten Lösung? Wir bei Shore haben die perfekte Lösung für dich. Mit unserer All-in-one-Software bietest du deinen Kunden eine Online-Terminbuchung über deine Website sowie Google, Instagram und Facebook. Die gebuchten Termine landen direkt in einem Online-Kalender. Außerdem kannst du mit wenigen Klicks automatische Terminerinnerungen erstellen und so signifikant deine No-Show-Rate senken. Das war aber noch nicht alles! Dazu gibt es noch eine digitale Kundendatenbank, ein digitales Kassensystem und zahlreiche Marketingfunktionen. Worauf wartest du noch?!

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