In 7 Schritten zum gelungenen Kundenevent – plus Ideen

7 Schritte zum perfekten Kundenevent - plus Ideen

Eins vorweg: In diesem Artikel soll es nicht um Kundenevents à la „zwei Wochen Karibik mit Rund-um-die-Uhr-Bespaßung“ gehen. Ich möchte dir vielmehr zeigen, was du mit Kundenveranstaltungen erreichen kannst, an was du bei der Organisation denken musst und zu guter Letzt auch noch ein paar Beispiele geben – die auch im Dienstleister-Budget liegen. Und los gehts!

Wozu ein Kundenevent planen?

Veranstaltungen jeglicher Art sind kein Schnäppchen. Und sie sind auch nicht „mal eben so“ organisiert, Das dürfte jeder wissen, der mal eine größere Geburtstags-, Hochzeits- oder Familienfeier organisiert hat. Es gibt unglaublich viele Dinge, an die man denken muss. Es wird unglaublich viel schiefgehen. Und dich erwarten unglaublich viele Kosten. Spricht da nicht alles gegen ein Kundenevent? Darauf kann ich mich einem klaren Nein antworten. Denn auf der anderen Seite von Kosten, Nerven und Aufwand stehen die Nutzen und zu denen zählen beispielsweise Kundenbindung, Neukundenakquise und Branding. Eine Veranstaltung bietet dir den idealen Rahmen, um deine Kunden näher kennenzulernen und neue Kunden zu gewinnen. Wenn auf dem Event alte, neue und potenzielle Kunden zusammenkommen, stehen die Chancen gut, dass „die “alten Hasen“ den „Neuen“ deine Services wärmstens empfehlen – und was geht schon über persönliche Empfehlungen?

Außerdem ist ein Kundenevent die perfekte Möglichkeit, um das Unternehmensimage neu oder klarer zu definieren. Wer redet da noch von Nachteilen?!

Schritt für Schritt zur perfekten Kundenveranstaltung

Schritt 1: Zielgruppe, Kosten und Ziele definieren

Bevor es an die Organisation geht, musst du die groben Eckdaten festlegen. Das ist das A und O eines gelungenen Kundenevents. An erster Stelle sollte die Frage stehen: Wen möchte ich erreichen – Stammkunden, Neukunden oder vielleicht beides? Natürlich musst du auch einen Preisrahmen festlegen und die Ziele definieren. Ein Event, was der Neukundengewinnung dienen soll, sieht anders aus als eines, was die Kundenbindung stärken soll.

Schritt 2: Location und Programm festlegen

Anhand der Punkte, die du in Schritt 1 definiert hast, suchst du nun nach einer passenden Location und legst den Ablauf fest. Am einfachsten ist es, sich erst zu überlegen, wie genau die Veranstaltung aussehen soll, bevor du die passende Location suchst. Bei einem kleineren Event kannst du vielleicht sogar auf deine Räumlichkeiten zurückgreifen.

Schritt 3: Einladungen verschicken

Sobald Programm und Location in trockenen Tüchern sind, geht es an die Einladungen. Diese solltest du einem Profi überlassen, denn sie tragen einen großen Teil dazu bei, ob dein Kundenevent ein voller Erfolg wird. Denk außerdem daran, die Einladungen frühzeitig zu versenden, damit deine Kunden ausreichend Zeit haben, sich den Termin freizuhalten.

Schritt 4: Werbung

Wenn es sich um eine Veranstaltung ausschließlich für deine Stammkunden handelt, kannst du diesen Schritt außenvor lassen. Möchtest du allerdings neue Kunden gewinnen, solltest du kräftig die Werbetrommel rühren. Promote dein Event über deine Social Media Kanäle, deine Website, Flyer und überlege dir auch Anzeigen bei Facebook oder Instagram zu schalten.

Schritt 5: Organisation

Dein Event rückt immer näher und es wird Zeit, sich voll und ganz in die Organisation zu stürzen. Je nach Umfang der Veranstaltung benötigst du Dienstleister für das Essen, die Getränke, den Service und die Unterhaltung. Außerdem musst du dich um die Deko kümmern und die benötigte Technik ausleihen. Denk daran, ein paar Tage vor dem Event noch einmal bei allen Dienstleistern anzurufen und dir den Termin bestätigen zu lassen. Im schlimmsten Fall stehst du sonst an Tag X ohne Essen oder Getränke dort.

Schritt 6: Das Event

Der große Tag ist gekommen und deine Kundenveranstaltung steht an. Hake noch einmal alle Punkte von deiner Checkliste ab, damit du im Stress auch nichts vergessen hast. Sobald die ersten Gäste eintreffen, besteht deine Hauptaufgabe darin, dich um die (Neu)kunden zu kümmern. Deine Kunden werden diesen persönlichen Austausch sehr zu schätzen wissen.

Schritt 7: Auswertung

Mit dem Event ist deine Arbeit leider noch nicht vorbei – jetzt geht es an die Nachbereitung. Im Fokus steht die Frage „War mein Kundenevent erfolgreich?“. Nun geht es darum, die Kosten den Nutzen gegenüber zu stellen. Wie viel Kunden haben sich angemeldet? Wie viele waren letztendlich da? Wie viel Neukunden/Interessenten konntest du gewinnen? Hast du deine gesetzten Ziele erreicht?

Kundenveranstaltung planen

3 Ideen für erfolgreiche Kundenevents

Zu guter Letzt möchte ich dir noch drei Inspirationen mit auf den Weg geben. Die Möglichkeiten sind unendlich und je nach Budget stehen dir viele Türen offen. Doch Dienstleister haben in der Regel keine fünf- oder sechsstelligen Beträge zur Verfügung, um ein Kundenevent zu planen. Deshalb gebe ich dir ein paar realistische Vorschläge:

1. Family & Friends-Event

Der Rahmen lässt sich optimal an dein Budget anpassen: Von der familiären Gartenparty bis zum Luxusdinner ist hier alles möglich. Der Grundgedanke besteht darin, dass du deine (treusten) Kunden einlädst und diese Familie und Freunde mitbringen dürfen. Das Ziel ist es natürlich, diese auch als neue Kunden zu gewinnen.

2. Workshop-Tag

Eine weitere Idee ist ein Workshop-Tag, an dem du Kurse rund um deine Dienstleistung anbietest. Damit positionierst du dich vor allem als Experte auf deinem Gebiet, stärkst aber gleichzeitig noch deine Kundenbindung bzw. kannst neue Kunden gewinnen – je nachdem wie groß du das Ganze aufziehst.

3. Eine kleine Messe

Du sollst nicht gleich eine ganze Kongresshalle mieten und ein riesiges Event veranstalten. Hier geht es um eine kleine – aber feine – „Messe“. Sprich: Du tust dich mit ein paar anderen Dienstleistern zusammen und bietest den Kunden die Möglichkeit, sich zu einem bestimmten Thema zu informieren. Ein Friseur könnte beispielsweise mit Make-up-Artisten, Brautboutiquen und Co. zusammen eine kleine Hochzeitsmesse mit Ständen, Workshops, Vorträgen etc. veranstalten.

Nun bist du an der Reihe: Organisiere dein erstes Kundenevent! Mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung hast du alle wichtigen Punkte im Blick. Einen großen Faktor habe ich bislang noch außenvor gelassen: Wie kommst du an die benötigten Kundendaten? Und wie wählst du die richtige Kundengruppe aus? Wenn deine Kundendaten auf Karteikarten in einem großen Aktenschrank schlummern, stehst du vor einer großen Herausforderung. Dann musst du beispielsweise manuell eine Liste deiner Stammkunden zusammensuchen und die jeweiligen Adressen oder E-Mail-Adressen herausschreiben. Mit einer Kundenmanagement-Software bist du hier klar im Vorteil. Dann hast du deine Kunden schon Gruppen zugeordnet und kannst in kürzester Zeit an die ausgewählte Gruppe eine digitale Einladung im angeschlossenen Newsletter-Tool versenden. Magisch! Das Ganze nennt man aber nicht Magie, sondern Shore! Unsere All-in-One-Software bietet dir hilfreiche Tools vom Online-Kalender über die Online-Terminbuchung sowie digitale Kundendatenbank bis zum Newsletter. Die Shore Software kannst du vollkommen kostenlos für 15 Tage testen – probier es doch direkt mal aus!

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