Kunden anschreiben – So landet deine Post nicht im Papierkorb

Kunden anschreiben - das sind Tipps und Tricks

Ob digital oder analog – Papierkorb ist Papierkorb! Und wer will schon, dass darin der eigene Kundenbrief landet?! Schließlich stecken in diesem Kosten und natürlich viel Arbeit. Wenn du deinen Brief nun also vor dem Papierkorb-Tod bewahren möchtest, solltest du vor dem Kundenanschreiben unbedingt diesen Artikel lesen. Wir haben für dich die 5 häufigsten Fehler gesammelt. Aber Vorsicht – nicht nachmachen!

Fehler 1: Die falschen Kunden anschreiben

Bevor du loslegst, musst du ein Ziel und eine Zielgruppe festlegen. Möchtest du deine Kunden anschreiben, um die Kundenbindung zu stärken, willst du deinen Umsatz steigern oder Kunden zurückgewinnen? Das ist die erste Frage, die du dir stellen solltest. Es bringt nichts wahllos Adressen herauszusuchen und die (Neu)kunden mit Post zu bombardieren – ganz nach dem Motto „Viel hilft viel“. Besser gesagt haben die Aktionen Erfolg, hinter denen ein ausgearbeitetes Konzept und eine gut selektierte Zielgruppe steckt. Anders kann man den Kunden keine Angebote oder Inhalte anbieten, die zu ihnen passen.

Fehler 2: Die Struktur außer Acht lassen

Mal ehrlich: Wer will schon einen seitenlangen Brief lesen, bei dem man nicht kapiert, worum es geht? Wer möchte stundenlang scrollen, bis er mal am Ende der E-Mail angekommen ist? Das passiert schneller als gedacht, schließlich möchte man alle vermeintlich wichtigen Informationen an den Kunden weitergeben und – Schwupps! – sind drei DIN A4 Seiten mit Text gefüllt. Fass dich lieber kurz und versuche verständlich und prägnant zu formulieren. Am Ende sollte alles auf eine Seite passen. Mit einer Überschrift vermittelst du direkt, worum es geht. Wichtige Informationen kannst du fetten und vergiss nicht den Text in Absätze zu gliedern. Bilder sind übrigens auch eine gute Option, um den Kundenbrief optisch zu gliedern. Außerdem vermitteln sie Emotionalität und lockern das Ganze auf.

Fehler 3: Ein langweiliges Layout für den Kundenbrief

Wenn man deinen Brief glatt mit einem Bescheid vom Finanzamt verwechseln könnte, dann ist auf jeden Fall etwas schiefgelaufen. Ein gelungenes Layout ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg deines Anschreibens. Vor allem bei der analogen Variante – also dem guten alten Brief per Post – sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Wer sagt, dass es überhaupt ein klassischer Brief sein muss, wenn du deine Kunden anschreiben möchtest?! Du kannst ihnen auch eine coole Postkarte, einen schön gestalteten Flyer oder Ähnliches schicken. Damit erzeugst du mehr Aufmerksamkeit als mit einem Serienbrief. Du solltest nur vorsichtig sein, dass es nicht zu werblich wird. Dann landen auch diese Materialien schnell im Papierkorb.

beispiel für einen guten kundenbrief

Fehler 4: Ein Call-to-Action fehlt

Der Call-to-Action ist eine Handlungsaufforderung an den Kunden – in einer E-Mail ist das klassischerweise ein Button. Doch auch in einem Brief darf eine Aufforderung nicht fehlen. Am Ende muss eindeutig klar sein, was deine Kunden nun tun sollen – sonst werden sie es auch nicht tun. Ist es dein Ziel, dass sie einen Termin bei dir buchen? Möchtest du, dass sie ein bestimmtes Angebot in Anspruch nehmen? Willst du deine Kunden anschreiben, damit sie dein Unternehmen weiterempfehlen? Dann solltest du das auch genau so in deinem Schreiben deutlich machen. In einer E-Mail verwendest du in diesem Fall einen auffälligen CTA mit einer klaren Aussage, der direkt auf die entsprechende Landing Page verlinkt.

Fehler 5: Ein Kundenanschreiben voller Rechtschreibfehler

Nobody is perfect! Doch Rechtschreib- oder Grammatikfehler in einem Brief an Kunden geht leider gar nicht. Da man schnell mal den ein oder anderen Fehler überliest, solltest du das Anschreiben auf jeden Fall Korrektur lesen lassen. Es ist nicht nur peinlich, einen Brief mit Fehler rauszuschicken – es wirkt auch nicht sonderlich seriös und vertrauenerweckend auf den Kunden. Also plane am Ende der Erstellung auf jeden Fall noch Zeit für eine Korrekturschleife ein.

Kunden anschreiben – So machst du es richtig!

Wir lassen dich natürlich nicht im Regen stehen. Wer zeigt denn nur, wie es nicht geht?! Nein, wir haben für dich auch eine Checkliste zusammengestellt, auf welche Dinge du beim Kundenanschreiben auf jeden Fall achten solltest. Los geht’s!

  • Zielgruppe definieren
  • Korrekte Kontaktdaten verwenden
  • Inhalt strukturieren (inhaltlich und optisch)
  • Kurzhalten
  • Aussagekräftiger Betreff oder Überschrift
  • Verständlich und prägnant formulieren
  • Thema muss schnell erfassbar sein
  • Ansprechendes Layout im Corporate Design
  • Bilder verwenden
  • Personalisierte Inhalte/Aktionen
  • Gedanken über das Format machen
  • Call-To-Action
  • Keine Grammatik- und Rechtschreibfehler

Und jetzt geht‘s los

Bevor du startest, musst du die gewünschte Kundengruppe und natürlich deren Kontakte heraussuchen. Wenn du dir nun denkst „Mist, da muss ich ja jetzt meine tausend Kundenkarteikarten durchwühlen!“, dann solltest du über eine digitale Kundendatenbank nachdenken. Diese unterstützt dich dabei, die richtigen Kunden für dein Anschreiben auszuwählen. Hier kannst du nach Merkmalen wie beispielsweise dem Kundenstatus sortieren und hast auch gleich alle Kontaktdaten auf einen Blick.

Du hast noch keine Kundenmanagement-Software? Dann haben wir da was für dich:

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