Kassenbuch mit Excel führen: Wann ist das erlaubt? (+ kostenlose Vorlage)

Kassenbuch mit Excel führen

Würde man Unternehmer nach den Top 10 der nervigsten Aufgaben im Geschäftsalltag fragen, dürfte „Kassenbuch führen“ wohl recht weit oben auf der Liste erscheinen. Verständlicherweise: Wer sein Kassenbuch ordnungsgemäß (!) führen will, muss so einiges beachten. Wer muss ein Kassenbuch führen? Was sind die GoBD? Und wann reicht eine Excel-Tabelle aus? Hier bekommst du die Antworten auf die wichtigsten Fragen!

Wer muss überhaupt ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, ergibt sich unter anderem aus den Paragraphen 238-241 HGB. Eine solche Pflicht besteht allerdings nicht für „Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen“ (§241a HGB). Das bedeutet auch, dass Unternehmer, die nur eine Einnahmeüberschussrechung (EÜR) machen, keiner Kassenbuch-Pflicht unterliegen. Dennoch müssen auch sie Aufzeichnungen über ihre Kasse führen, hier sind die Anforderungen aber weniger streng. Im Zweifelsfall gilt: Wende dich an deinen Steuerberater, dann bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

Wie muss ein Kassenbuch aussehen?

Das muss in dein Kassenbuch

Egal in welcher Form: Grundsätzlich muss ein Kassenbuch vor allem folgende Angaben beinhalten:

  • Datum der Einnahme oder Ausgabe
  • Buchungstext
  • Fortlaufende Belegnummer
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
  • Aktueller Kassenbestand (Saldo)

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Diese Anforderungen muss dein Kassenbuch erfüllen

Die gesetzlichen Anforderungen für ein Kassenbuch ergeben sich auf Grundlage der §§140 bis 148 AO und §238 ff. HGB. Vor allem auf die folgenden Punkte solltest du großen Wert legen:

  • Revisionssicherheit: Ein Kassenbuch sollte im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein. Eine Buchführung mit Bleistift, Leerzeilen im Kassenbuch oder auch eine Excel-Tabelle, die immer wieder verändert werden kann, sind also nicht ordnungsgemäß.
  • Zeitliche Reihenfolge: Du solltest dein Kassenbuch chronologisch führen, das heißt die Buchungen immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge vermerken.
  • Einzelne Aufzeichnungen: Du musst alle Buchungen einzeln aufführen. Ausnahmen können nur in Betrieben gemacht werden, die täglich sehr viele einzelne Bargeschäfte haben.
  • Zeitnahe Bearbeitung: Alle Buchungen sollten zeitnah in das Kassenbuch eingetragen werden – das heißt spätestens am nächsten Tag.
  • Verständlichkeit: Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass es „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“ (§238 HGB). Außerdem sollte das Kassenbuch grundsätzlich auf Deutsch geführt werden.

Kassenbuch ordnungsgemäß führen

In welcher Form kann ich ein Kassenbuch führen?

Eigentlich kannst du ein Kassenbuch so führen, wie du willst. Es ist also dir überlassen, ob du ein gutes altes Papier-Kassenbuch führst oder deine Buchungen elektronisch (z.B. mit einer Software oder App) festhältst. In jedem Fall muss dein Kassenbuch aber die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Mit einem ordnungsgemäß geführten Papier-Kassenbuch oder einer finanzamtkonformen Software bist du immer auf der sicheren Seite. Und wie sieht es mit einer Excel-Tabelle aus? Ist das nicht der goldene Mittelweg zwischen „einfacher Tabelle“ aber trotzdem „zeitgemäß-elektronisch“? Ja, allerdings nur, wenn du bestimmte Dinge beachtest.

Kassenbuch mit Excel – wo ist der Haken?

Der Haken an einem Excel-Kassenbuch heißt GoBD. Das steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Was steckt dahinter? Im Grunde nichts anderes als dass deine Buchungen und Aufzeichnungen unveränderbar bzw. Änderungen nachvollziehbar sein müssen. Und genau das ist ja eine Excel-Tabelle nicht. Theoretisch lassen sich hier alle Buchungen im Nachhinein noch ändern, ohne dass das irgendjemand bemerkt – und das ist nicht erlaubt. Die Lösung dieses Problems ist aber einfach: Druckst du deine Übersicht regelmäßig aus und unterschreibst sie, sind die Daten unveränderbar gesichert.

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Kassenbuch mit einer Software – wo ist der Haken?

Nirgendwo! Eine Kassenbuch-Software ist absolut Haken-frei. Du kassierst einfach und schnell, bist rechtlich auf der sicheren Seite und sparst dir Zeit und Zettelwirtschaften durch ein digitales Kassenbuch. So einfach ist das.

Her mit meinem Kassenbuch!

Wir ahnen es: Du bist jetzt ganz wild darauf, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen. Dann wollen wir dich nicht länger aufhalten! Du weißt noch nicht sicher, welcher Kassenbuch-Typ du bist? Der Excel-Tabellen-Ausdrucker-Classic oder der Super-Sorglos-Sofware-Typ? Kein Problem: Wir haben beides für dich. Hol dir unsere kostenlose Excel-Kassenbuch-Vorlage oder lass dir unser digitales Shore-Kassensystem zeigen!

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