Alle Jahre wieder – Problemlos durch die Inventur im Einzelhandel

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Für viele ist die Inventur im Einzelhandel mit großem Aufwand verbunden. Aber was ist die Inventur eigentlich? Im Grunde genommen ist das Ganze eine Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden innerhalb eines Unternehmens. Was du alles dazu wissen solltest, erklären wir dir hier!

Einmal im Jahr, wenn sich das Jahr dem Ende neigt, ist sie fällig: Die Bestandsaufnahme. Dann müssen alle Dinge, die zum Unternehmenskapital gehören, gezählt werden. Dazu gehören auch Büroartikel und Putzmittel. Der ermittelte Bestand wird dann in die Inventurliste eingetragen. Bei Dingen, die nicht zähl- oder messbar sind, kann eine Schätzung vorgenommen werden.

Generell hat die Inventur 3 Hauptaufgaben

  1. Sie dient als Grundlage für den Jahresabschluss
  2. Die Bestandsaufnahme deckt Verluste durch Diebstahl, Schwund etc. auf
  3. Die Inventur hilft bei der Korrektur der Lagerbuchführung

Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind Unternehmen verpflichtet, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen. Diese müssen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen.

Freiberufler und Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen rein gesetzlich kein Inventurverfahren durchführen. Es ist außerdem keine Inventur nötig, wenn:

  • Das Sortiment mindestens 2.000 Artikel umfasst
  • Eine Software zur Bestandskontrolle eingesetzt wird
  • 5 Prozent des Bestands mindestens 40 Prozent des Lagerwertes abdecken

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte man sich die Befreiung von der Inventur in jedem Fall trotzdem durch das Finanzamt bestätigen lassen.

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Diese verschiedenen Inventurarten gibt es – Welches ist die passende für dich?

Je nach Unternehmens- und Sortimentsgröße empfiehlt sich eine bestimmte Inventurart. Wir stellen die verschiedenen Inventurarten vor und beleuchten für dich die Vor- und Nachteile.

Die Stichtagsinventur (Jahresinventur)

Die gängigste Form der Inventurarten im Handel ist die Jahres- oder Stichtagsinventur, bei der einmal im Jahr eine körperliche Bestandsaufnahme gemacht wird. Als Stichtag gilt in der Regel der 31. Dezember, allerdings gewährt das Finanzamt vor sowie nach dem Stichtag einen zeitlichen Freiraum von zehn Tagen. Wichtig ist dabei, dass alle Veränderungen deiner Bestände zwischen der Inventur und dem Stichtag erfasst werden müssen.

Diese Art der Inventur erfordert einen hohen zeitlichen und personellen Aufwand, daher eignet sich die Stichtagsinventur eher für kleinere Geschäfte mit einem Sortiment von unter 1.000 Artikeln. Die meisten Händler entscheiden sich dafür, die Inventur außerhalb der Öffnungszeiten zu machen, da es während des Geschäftsbetriebs dazu kommen kann, dass Artikel in großen Mengen abverkauft werden und dann die Zahlen nicht mehr korrekt sind. Manche planen auch einen extra Tag dafür ein.

Die verlegte Stichtagsinventur

Die verlegte Stichtagsinventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme in einem Zeitraum von bis zu drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Stichtag. Wenn du deine Inventur verlegen willst, solltest du mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten, um die Warenbestände rückwirkend bzw. fortführend zu erfassen. So kannst du zum Beispiel im September die Zählung vornehmen und musst am Stichtag mithilfe der Software nur noch die aktuellen Bestände ausrechnen ohne erneut zählen zu müssen. Da diese Art der Inventur eine höhere zeitliche Flexibilität bietet, eignet sie sich besonders für Unternehmen mit einem großen Sortiment.

Allerdings ist die Durchführung der verlegten Inventur unzulässig bei:

  • Vorräten, die verbraucht werden
  • Sehr wertvollen Gegenständen
  • Waren mit großem Schwund, Verderb oder Bruch

Wenn einer dieser Punkte auf dich zutrifft, du aber aus organisatorischen Gründen nur eine verlegte Inventur durchführen kannst, solltest du dir vorher beim Finanzamt eine Genehmigung einholen.

Die permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur kannst du den Zeitpunkt der Bestandsaufnahme frei wählen. Da die Erfassung der Artikel etappenweise stattfindet, eignet sich diese Inventurart bei einem großen Sortiment mit über 2.000 Artikeln. Die Arbeit lässt sich auf das gesamte Jahr verteilen und kann so besser geplant werden, zum Beispiel, wenn die Bestände am niedrigsten sind. Außerdem sparst du damit personelle Ressourcen.

Die permanente Inventur erfolgt durch die Zählung der Artikel während des Tagesgeschäfts zu ruhigen Zeiten oder außerhalb der Saison. Genauso wie bei der verlegten Inventur wird aber auch hier eine Software zur Warenkontrolle benötigt, um die korrekten Bestände zum Stichtag ausrechnen zu können.

Die Stichprobeninventur

Unter den Inventurarten wird die Stichprobeninventur hauptsächlich von Großunternehmen genutzt. Dabei werden lediglich die wertvollsten Güter im Unternehmen zum Stichtag erfasst. Für die restlichen Waren werden Hochrechnungen mithilfe von Stichproben durchgeführt.

Für diese Inventurart wird eine Genehmigung des Finanzamts benötigt. Sie ist nur zulässig, wenn:

  • 20 Prozent der Waren 80 Prozent des Unternehmenswerts ausmachen
  • Ein Warenwirtschaftssystem genutzt wird
  • Das Sortiment über 1.000 Positionen umfasst

Die monatliche Inventur

Neben der Jahresinventur kannst du als Händler frei entscheiden, ob du zwischendurch zusätzliche Inventuren durchführen möchtest. Dadurch wird die Jahresinventur natürlich enorm erleichtert. Dies empfiehlt sich jedoch nur bei einem kleinen Sortiment.

3 unterschiedliche Inventurverfahren zur Bestandsaufnahme

Es gibt mehrere Inventurverfahren, die zur wertmäßigen und körperlichen Erfassung der vorhandenen Bestände genutzt werden:

Körperliche Inventur: Sie ist die körperliche Aufnahme aller vorhandenen Vermögensgegenstände. Dazu gehören Waren, Bargeld und Gebäude. Die Menge der einzelnen Vermögensgegenstände wird durch Messen, Wiegen oder Zählen erfasst.

Anlageninventur: Bei der Anlageninventur wird eine Bestandsaufnahme sämtlicher beweglicher Gegenstände des Anlagevermögens durchgeführt. Das bewegliche Anlagevermögen umfasst Maschinen, den Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattungen.

Buchinventur: Die Buchinventur ist die wertmäßige Erfassung aller nicht greifbaren Werte. Dazu gehören das Bankguthaben und die Schulden, ausstehende Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten.

Vorschriften, die du bei der Inventur beachten solltest

Zur sachgemäßen Durchführung sollten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in der Handels- und Steuerbilanz eingehalten werden:

  • Vollständigkeit: Alle Bestände müssen mit vollständigem Wert erfasst werden
  • Richtigkeit: Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände müssen korrekt aufgelistet werden
  • Wirtschaftlichkeit: Ist die Mengenerfassung eines bestimmten Guts nicht zumutbar, darf man diese schätzen
  • Wesentlichkeit: Gegenstände des Anlagevermögens mit einem Wert unter 60 Euro müssen nicht ins Inventurverfahren eingeschlossen werden
  • Klarheit: Einzelne Bestände müssen klar bezeichnet und zugeordnet werden
  • Nachprüfbarkeit: Eine übersichtliche Inventarliste, die auch fachkundige Dritte überprüfen können
  • Rechtzeitigkeit: Durchführung muss innerhalb der gesetzlich vorgegeben Frist stattfinden
  • Einzelerfassung: Jeder Wert muss einzeln erfasst werden

Als Vermögensgegenstand sind materielle und immaterielle Sachen und Rechte gemeint, die durch Aktivierung in der Bilanz auftauchen.

Mit diesen 7 Tipps führst du eine gelungene Inventur durch

Inventur Tipp 1: Erstelle einen Zeitplan

Überlege dir welche Inventurart für dein Unternehmen in Frage kommt. Berücksichtige dabei deine Unternehmens- bzw. Sortimentsgröße. Plane den Ablauf der Zählung und benachrichtige Kunden und Lieferanten. Teile Lager- und Verkaufsbereiche auf und lege genaue Zeiten zum Zählen fest.

Inventur Tipp 2: Teile dein Personal ein

Teile ausreichend Mitarbeiter ein, damit die Zählung nicht zu lange dauert. Kümmere dich außerdem rechtzeitig, um die Beschaffung und Schulung von Aushilfen, falls diese gebraucht werden.

Inventur Tipp 3: Schaffe Ordnung

Räume Lager- und Verkaufsräume auf. Sortiere und ordne am besten alle zu zählenden Artikel schon vor der Bestandsaufnahme, um dir so lästigen Aufwand zu ersparen.

Inventur Tipp 4: Bereite die Inventurlisten vor

Teile deine Liste in Bereiche auf: Artikelbezeichnung, Maßeinheiten und die exakte Menge deiner Artikel sollten auf jeden Fall festgehalten werden. Du kannst die Liste selbst anfertigen oder eine Vorgefertigte kaufen, um dir etwas Arbeitsaufwand zu sparen.

Inventur Tipp 5: Sei gründlich

Arbeite bei der Zählung stets mit realen Zahlen. Da die Inventur Teil deiner Buchhaltung ist, stellt sie die finanzielle Basis dar. Es kann zum Beispiel zu Fehlbeständen kommen. Diese entstehen durch Diebstahl, Bruch, Kassenprobleme, Verluste beim Transport oder falsche Etikettierung. Sollte während der Inventur festgestellt werden, dass Artikel im Soll-Bestand fehlen, müssen diese ausgebucht und über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung erfasst werden. Entscheidend für die Buchhaltung ist nur der Ist-Bestand.

Inventur Tipp 6: Nutze ein Warenwirtschaftssystem

Eine Software für Warenwirtschaft mit Barcode-Scanfunktion erleichtert die Inventur. Wareneingänge und Verkäufe lassen sich so leichter erfassen. Mit der Anzeige von Echtzeit-Beständen kann der Einkauf dann besser geplant werden und zusätzlich erhältst du einen Überblick über gut und schlecht laufende Produkte.

Inventur Tipp 7: Ziehe einen Steuerberater hinzu

Bitten deinen Steuerberater während der Inventur vorbeizuschauen und Kontrollen durchzuführen. Die Kontrollen sollten dabei schriftlich dokumentiert werden, das macht dann später beim Finanzamt einen guten Eindruck.

Jede Inventur mit Shore

Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und sollte, wie alle anderen Unterlagen, gewissenhaft geführt werden, um Ärger und Kosten zu vermeiden. Mit Shore verfügst du dank unseres Kassensystems volle Kontrolle über Umsätze und Warenbestand. Deine Bestände werden vollautomatisch und in Echtzeit aktualisiert. Damit hast du jederzeit und ortsunabhängig dein Sortiment im Auge. Probiere es einfach aus!

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